ईमेल की शुरुआत में बचने के लिए विनम्र सूत्र
सभी विनम्र भावों की पहचान करना मुश्किल है। पेशेवर ईमेल के संबंध में, उनका उपयोग शुरुआत में और साथ ही अंत में किया जा सकता है। हालांकि, दोस्तों या परिचितों को भेजे गए अन्य ईमेल के विपरीत, आपके व्यावसायिक पत्राचार में विनम्र भावों को बहुत सावधानी से चुना जाना चाहिए। ईमेल की शुरुआत में, उनमें से कुछ को वास्तव में टाला जाना चाहिए।
एक वरिष्ठ को "नमस्ते": क्यों परहेज करें?
एक पेशेवर ईमेल की शुरुआत काफी निर्णायक होती है। एक आवेदन ईमेल या एक पदानुक्रमित वरिष्ठ को भेजे जाने वाले ईमेल के संदर्भ में, "हैलो" के साथ एक पेशेवर ईमेल शुरू करने की अनुशंसा नहीं की जाती है।
वास्तव में, विनम्र सूत्र "हैलो" प्रेषक और रिसीवर के बीच एक बहुत अच्छी परिचितता स्थापित करता है। यह बुरी तरह से माना जा सकता है, खासकर अगर यह एक संवाददाता के बारे में है जिसे आप नहीं जानते हैं।
वास्तव में, यह सूत्र अशिष्टता को नहीं दर्शाता है। लेकिन इसमें सभी बोली जाने वाली भाषा है। हम अनुशंसा करते हैं कि आप इसका उपयोग उन लोगों के लिए करें जिनके साथ आप नियमित रूप से बातचीत करते हैं।
उदाहरण के लिए, जब आप नौकरी की पेशकश के लिए आवेदन करना चाहते हैं, तो अपने पेशेवर ईमेल में भर्तीकर्ता को नमस्ते कहना बिल्कुल भी उचित नहीं है।
इसके अलावा, यह याद रखना चाहिए, पेशेवर ईमेल में स्माइली का उपयोग करने की भी अनुशंसा नहीं की जाती है।
ईमेल की शुरुआत: किस तरह के शिष्टाचार का उपयोग करना है?
एक "हैलो" के बजाय, जिसे बहुत परिचित और काफी अवैयक्तिक माना जाता है, हम अनुशंसा करते हैं कि आप एक पेशेवर ईमेल की शुरुआत में विनम्र वाक्यांश "महाशय" या "मैडम" का उपयोग करें।
दरअसल, जैसे ही यह किसी बिजनेस मैनेजर, एक एग्जीक्यूटिव या किसी ऐसे व्यक्ति को संबोधित होता है, जिसके साथ आपका कोई खास रिश्ता नहीं है। इस प्रकार के भावों का उपयोग करना सबसे अच्छा है।
यह सूत्र तब भी स्वागत योग्य है जब आप जानते हैं कि आपका संवाददाता पुरुष है या महिला। अन्यथा, शिष्टाचार का सबसे उपयुक्त रूप मानक "मैडम, सर" सूत्र है।
यह मानते हुए कि आप अपने संवाददाता को पहले से जानते हैं, तब आप विनम्र वाक्यांश "प्रिय महोदय" या "प्रिय महोदया" लागू कर सकते हैं।
इसलिए कॉल फॉर्म के साथ आपके वार्ताकार का नाम होना चाहिए। उनके प्रथम नाम का प्रयोग वास्तव में गलत है। यदि ऐसा होता है कि आप अपने संवाददाता का पहला नाम नहीं जानते हैं, तो कस्टम कॉल फॉर्म के रूप में "श्रीमान" या "सुश्री" का उपयोग करने की सिफारिश करता है, उसके बाद व्यक्ति का शीर्षक।
यदि यह राष्ट्रपति, निदेशक या महासचिव को भेजा जाने वाला एक पेशेवर ई-मेल है, तो विनम्र वाक्यांश "मिस्टर प्रेसिडेंट", "मैडम डायरेक्टर" या "मिस्टर सेक्रेटरी जनरल" होगा। आप उनके नाम से परिचित हो सकते हैं, लेकिन शिष्टता तय करती है कि आप उन्हें उनके शीर्षक से बुलाएं।
यह भी याद रखें कि मैडम या महाशय पहले अक्षर के साथ बड़े अक्षरों में पूरा लिखा हुआ है। इसके अलावा, पेशेवर ईमेल की शुरुआत में शिष्टाचार के प्रत्येक रूप के साथ अल्पविराम होना चाहिए।
