Miért fontos az e-mailek megfelelő elindítása?
Az üzleti életben az írások állandóan komoly kihívással néznek szembe: lekötni az olvasó figyelmét. A címzetteknek, a túlterhelt vezetőknek napi információtömeget kell rendezniük. Eredmény ? Csak néhány értékes másodpercet adnak minden új üzenetnek.
Gyenge, unalmas, rosszul megfogalmazott bevezető... és a közöny garantált! Ami még rosszabb, a fáradtság érzése, amely veszélyezteti az üzenet teljes megértését. Elég az hozzá, hogy keserű szerkesztői kudarc.
Ezzel szemben egy sikeres, hatásos bemutatkozás lehetővé teszi, hogy azonnal felkeltse hierarchiája vagy kollégái érdeklődését. A gondos bevezetés bemutatja professzionalizmusát és az üzleti kommunikációs kódok elsajátítását.
A csapda, amelyet feltétlenül el kell kerülni
Túl sok üzleti író követi el azt a végzetes hibát: az első szavaktól kezdve belemegy a részletekbe. Abban a hitben, hogy helyesen cselekszenek, azonnal a lényegre ugranak. Szégyenletes hiba!
Ez a „bla” megközelítés gyorsan kifárasztja az olvasót, még mielőtt a dolog lényegéhez nyúlna. Az első szavaktól kezdve felveszi, és elriasztja ez a zavaros és nem lelkesítő bevezető.
Ami még rosszabb, az ilyen típusú bevezető teljesen figyelmen kívül hagyja a címzett problémáit. Nem emeli ki azokat a konkrét előnyöket, amelyek az üzenet tartalmából származhatnak.
A magával ragadó intro 3 varázslatos összetevője
A sikeres bemutatkozás érdekében a profik egy 3 lépésből álló módszert ajánlanak, amely megállíthatatlanul felkelti az olvasó figyelmét és jóindulatát:
Erőteljes „horog” a játékos eltalálásához
Legyen szó megdöbbentő megfogalmazásról, provokatív kérdésről vagy akár feltűnő alakokról… Kezdje egy erős elemmel, amely vonzza és felkelti beszélgetőpartnere kíváncsiságát.
Világos és közvetlen kontextus
A kezdeti kattintás után egy egyszerű és közvetlen mondattal fektesd le a tárgy alapjait. Az olvasónak azonnal meg kell értenie, miről lesz szó, anélkül, hogy gondolkodnia kellene.
Előnyök a címzett számára
Utolsó lényeges momentum: fejtse ki, miért érdekli őt ez a tartalom, mit nyerhet vele közvetlenül. Az Ön „haszon” érvei döntőek abban, hogy az embereket rávegyék az olvasásra.
Hogyan kell elrendezni ezt a 3 összetevőt?
A tipikus ajánlott sorrend a következő:
- Megdöbbentő mondat vagy fülbemászó kérdés nyitásként
- Folytassa a téma 2-3 soros kontextualizálásával
- Zárásként 2-3 sorral részletezzük, milyen előnyökkel jár az olvasó
Az arányokat természetesen az üzenet jellegétől függően módosíthatja. A horog többé-kevésbé alátámasztható, a kontextualizációs rész többé-kevésbé biztosított.
De ragaszkodjon ehhez az általános szerkezethez: „horog -> kontextus -> előnyök”. Kiváló közös szál az üzenet szövegének hatásos bemutatásához.
Beszélő példák hatásos bevezetésekre
A módszer jobb szemléltetése érdekében semmi sem jobb, mint néhány konkrét illusztráció. Íme néhány tipikus modell a sikeres bevezetéshez:
Példa e-mailre a kollégák között:
„Egy kis pontosítással 25%-ot takaríthat meg a következő kommunikációs költségvetésén... Az elmúlt hetekben osztályunk új, különösen jövedelmező szponzori stratégiát határozott meg. A következő pénzügyi évtől való bevezetésével jelentősen csökkentené a kiadásait, miközben láthatóvá válna.”
Példa jelentés benyújtására a vezetőség felé:
„A legfrissebb eredmények megerősítik, hogy a bevezetés igazi kereskedelmi sikert hozott. Mindössze 2 hónap alatt 7 ponttal ugrott meg piaci részesedésünk az irodaautomatizálási szektorban! Ez a jelentés részletesen elemzi ennek a teljesítménynek a kulcstényezőit, de azokat a területeket is, amelyekre tervezni kell ezt a nagyon ígéretes dinamikát.”
Ezen hatékony receptek alkalmazásával szakmai írásait hatással lesz az első szavakra. Fogja meg olvasóját, keltse fel érdeklődését… és a többi magától értetődően következik!
