Pengenalan yang berdampak, pengembangan yang jelas, dan kesimpulan yang menarik
Struktur adalah kunci laporan email yang sukses dan berdampak. Sebelum menulis, luangkan waktu untuk merencanakan konten Anda dalam kerangka kerja 3 bagian: pendahuluan, pengembangan, kesimpulan.
Mulailah dengan pendahuluan yang singkat dan menarik, idealnya slogan yang menguraikan tujuan utama laporan Anda. Misalnya: "Peluncuran produk baru kami bulan lalu menunjukkan hasil beragam yang perlu diselidiki."
Lanjutkan dengan pengembangan yang disusun dalam 2 atau 3 bagian, dengan subtitle per bagian. Setiap bagian mengembangkan aspek spesifik dari laporan Anda: deskripsi masalah yang dihadapi, solusi korektif, langkah selanjutnya, dll.
Tulis paragraf pendek dan lapang, langsung ke intinya. Berikan bukti terukur, contoh konkret. Gaya langsung tanpa embel-embel akan membuat laporan email Anda lebih mudah dibaca.
Taruhan pada kesimpulan menarik yang merangkum poin-poin penting dan membuka perspektif dengan mengusulkan tindakan di masa depan atau mendorong tanggapan dari penerima Anda.
Struktur 3 langkah ini – pendahuluan, isi, kesimpulan – adalah format paling efektif untuk laporan email yang profesional dan berdampak. Dengan mengikuti praktik terbaik ini, tulisan Anda akan memikat pembaca Anda dari awal hingga akhir.
Gunakan judul deskriptif untuk menyusun laporan Anda
Subtitel sangat penting untuk menguraikan secara visual berbagai bagian laporan email Anda. Mereka memungkinkan pembaca Anda untuk dengan mudah menavigasi ke poin-poin penting.
Tulis judul pendek (kurang dari 60 karakter), tepat dan menggugah, seperti “Hasil penjualan triwulanan” atau “Rekomendasi untuk meningkatkan proses kami”.
Variasikan panjang intertitle Anda untuk membangkitkan semangat membaca. Anda dapat menggunakan formulasi afirmatif atau interogatif sesuai kebutuhan.
Biarkan baris kosong sebelum dan sesudah setiap heading untuk membuatnya menonjol di email Anda. Gunakan pemformatan Tebal atau Miring untuk membedakannya secara visual dari teks isi.
Pastikan judul Anda secara akurat mencerminkan konten yang tercakup dalam setiap bagian. Pembaca Anda harus bisa mendapatkan gambaran tentang subjek hanya dengan membaca intertitle.
Dengan menyusun laporan email Anda dengan judul yang rapi, pesan Anda akan menjadi lebih jelas dan efektif. Pembaca Anda akan dapat langsung ke poin yang menarik baginya tanpa membuang waktu.
Akhiri dengan ringkasan yang menarik
Kesimpulan Anda dimaksudkan untuk merangkum poin-poin penting dan menginspirasi pembaca Anda untuk mengambil tindakan setelah laporan Anda.
Ringkas secara singkat dalam 2-3 kalimat poin-poin penting dan kesimpulan yang dikembangkan di badan email. Sorot informasi yang Anda ingin pembaca Anda ingat terlebih dahulu.
Anda dapat menggunakan kata kunci atau ekspresi tertentu dari intertitle Anda untuk mengingatkan strukturnya. Misalnya: "Seperti yang disebutkan di bagian hasil kuartalan, rangkaian produk baru kami menghadapi kesulitan yang harus diselesaikan dengan cepat".
Akhiri dengan pembukaan untuk apa selanjutnya: permintaan validasi, panggilan untuk rapat, tindak lanjut untuk jawaban... Kesimpulan Anda harus merangsang pembaca Anda untuk bereaksi.
Gaya asertif dan frasa inklusif seperti “Sekarang kita harus…” memberikan rasa komitmen. Kesimpulan Anda strategis dalam memberikan perspektif pada laporan Anda.
Dengan menjaga pengantar dan kesimpulan Anda, dan dengan menyusun pengembangan Anda dengan antarjudul yang kuat, Anda menjamin laporan email yang profesional dan efektif, yang akan mengetahui cara menarik perhatian pembaca Anda dari awal hingga akhir.
Berikut adalah contoh fiktif laporan email berdasarkan tips editorial yang dibahas dalam artikel:
Halo [Nama depan penerima],
Hasil beragam dari penjualan kami pada kuartal terakhir mengkhawatirkan dan membutuhkan tindakan korektif yang cepat dari pihak kami.
Penjualan online kami turun 20% dibandingkan kuartal sebelumnya, dan berada di bawah target kami untuk musim puncak. Demikian pula, penjualan di dalam toko hanya naik 5%, sementara kami menargetkan pertumbuhan dua digit.
Penyebab kinerja yang buruk
Beberapa faktor menjelaskan hasil yang mengecewakan ini:
- Lalu lintas turun 30% di situs online
- Perencanaan inventaris di dalam toko yang buruk
- Kampanye pemasaran Natal yang tidak efektif
Rekomendasi
Untuk bangkit kembali dengan cepat, saya menyarankan tindakan berikut:
- Desain ulang situs web dan pengoptimalan SEO
- Perencanaan persediaan lanjutan untuk tahun 2023
- Kampanye yang ditargetkan untuk meningkatkan penjualan
Saya tetap siap membantu Anda untuk menyajikan rencana tindakan terperinci pada pertemuan kita minggu depan. Kita perlu bereaksi cepat untuk kembali ke pertumbuhan penjualan yang sehat di tahun 2023.
Hormat kami,
[Tanda tangan web Anda]
