Geymdu eða eyddu í Gmail fyrir fyrirtæki: Að velja rétt
Í fagheiminum skiptir tölvupóststjórnun sköpum. Með Gmail Enterprise, þú hefur tvo megin valkosti til að stjórna skilaboðunum þínum: geymslu og eyðingu. En hvenær ætti einn að vera ívilnandi umfram annan?
Skjalavistun: fyrir óreiðulausa geymslu
Þegar þú setur tölvupóst í geymslu í Gmail fyrir fyrirtæki hverfur hann úr pósthólfinu þínu en er áfram geymdur á reikningnum þínum. Þetta er kjörinn valkostur fyrir mikilvæg skilaboð sem þú gætir viljað skoða síðar. Geymsla gerir þér kleift að halda hreinu pósthólfinu á sama tíma og þú heldur skjótum aðgangi að tölvupóstinum þínum í gegnum leitaraðgerðina.
Eyðing: fyrir endanlega hreinsun
Ef tölvupósti er eytt er hann fjarlægður af Gmail reikningnum þínum. Eftir 30 daga í ruslinu er skeytinu eytt varanlega. Mælt er með þessum valkosti fyrir óviðkomandi tölvupósta, ruslpóst eða önnur skilaboð sem þú ert viss um að þú þurfir ekki lengur.
Svo, geyma eða eyða?
Ákvörðunin fer eftir eðli skilaboðanna. Fyrir tölvupóst sem inniheldur nauðsynlegar viðskiptaupplýsingar er geymslu besti kosturinn. Fyrir ómikilvæg skilaboð eða truflun skaltu velja að eyða.
Að lokum býður Gmail upp á öflug verkfæri fyrir skilvirka tölvupóststjórnun. Með því að skilja muninn á geymslu og eyðingu geturðu fínstillt notkun þína á pallinum og tryggt slétt viðskiptasamskipti.
Ávinningurinn af geymslu í Gmail fyrir fyrirtæki
Geymsla er mikilvægur eiginleiki Gmail sem býður upp á ýmsa kosti fyrir fagfólk. Í fyrsta lagi hreinsar það pósthólfið án þess að tapa gögnum. Með því að geyma í geymslu heldurðu fullum aðgangi að tölvupóstinum þínum á sama tíma og þú heldur hreinu og skipulögðu viðmóti.
Auk þess, með öflugum leitaraðgerð Gmail, er auðvelt að finna geymdan tölvupóst. Hvort sem þú manst eftir leitarorði, dagsetningu eða nafni sendanda, þá sigtar Gmail fljótt í gegnum geymd skilaboð til að skila viðeigandi niðurstöðum. Þetta er mikil eign fyrir fagfólk sem fæst við mikið magn bréfaskrifta.
Eyðing: óafturkræf ákvörðun
Ólíkt geymslu er það varanleg aðgerð að eyða tölvupósti í Gmail eftir 30 daga tímabil. Þetta er skref til að vera frátekið fyrir raunverulega gagnslaus eða óþarf skilaboð. Reyndar, þegar tölvupósti hefur verið eytt varanlega, er það ekki lengur hægt að endurheimta það.
Það er því mikilvægt að vega kosti og galla áður en þú eyðir. Gmail býður sem betur fer upp á „rusl“ þar sem eytt tölvupóstur er í 30 daga, sem gefur tækifæri til að endurheimta þá ef villur koma upp.
Í stuttu máli byggir tölvupóststjórnun í Gmail á skýrum skilningi á muninum og ávinningnum við geymslu og eyðingu. Sérhver fagmaður verður að tileinka sér stefnu sem uppfyllir sérstakar þarfir þeirra fyrir bestu samskipti.
Notkunaraðferðir fyrir bestu stjórnun í Gmail fyrir fyrirtæki
Í faglegu samhengi skiptir sköpum að ná tökum á tölvupóststjórnun. Gmail fyrir fyrirtæki, með geymslu- og eyðingareiginleikum, býður upp á öflug verkfæri til að skipuleggja bréfaskipti þín á skilvirkan hátt. En hvernig ákveður þú hvenær á að geyma eða eyða tölvupósti?
- Mat á langtíma mikilvægi : Áður en þú velur á milli geymslu og eyðingar skaltu spyrja sjálfan þig spurningarinnar um framtíðargildi tölvupóstsins. Ef skilaboð innihalda upplýsingar sem gætu komið að gagni síðar, eins og upplýsingar um verkefni eða samtöl viðskiptavina, er best að geyma þau í geymslu.
- Trúnaður og öryggi : Tölvupósti sem inniheldur viðkvæmar eða trúnaðarupplýsingar, þegar gagnsemi þeirra er liðin, ætti að eyða til að lágmarka hættu á upplýsingaleka.
- Hagræðing á geymsluplássi : Þó Gmail Enterprise bjóði upp á mikið geymslupláss hjálpar regluleg eyðing óþarfa tölvupósta til að tryggja hnökralausa og hraða notkun þjónustunnar.
- Stjórnunarrútína : Settu upp vikulega eða mánaðarlega rútínu til að fara yfir tölvupóstinn þinn. Þetta mun hjálpa þér að ákveða hvaða skilaboð á að geyma í geymslu til að skoða í framtíðinni og hverjum á að eyða varanlega.
Að lokum liggur lykillinn að því að nota Gmail fyrir fyrirtæki á áhrifaríkan hátt í því að skilja og nota skynsamlega geymslu- og eyðingarverkfærin. Með því að tileinka sér ígrundaðar aðferðir geta fagaðilar hámarkað framleiðni á sama tíma og þeir tryggt öryggi og skilvirkni samskipta sinna.
