Gmail öryggiseiginleikar fyrir fyrirtæki

Gmail fyrir fyrirtæki, sem er samþætt við skrifstofupakkann sem kallast Google Workspace, býður upp á háþróaða eiginleika til að vernda viðskiptagögn og tryggja örugg samskipti. Hér eru nokkrir af helstu öryggiseiginleikum Gmail fyrir fyrirtæki:

  1. TLS dulkóðun : Gmail fyrir fyrirtæki notar Transport Layer Security (TLS) dulkóðunarsamskiptareglur til að tryggja samskipti milli póstþjóna og póstbiðlara. Þetta tryggir að ekki sé hægt að stöðva viðkvæm gögn meðan á flutningi stendur.
  2. Tvíþátta staðfesting : Til að bæta við auknu öryggislagi býður Gmail fyrir fyrirtæki upp á tvíþætta auðkenningu (2FA). Þessi aðferð krefst þess að notendur gefi upp tvö skilríki til að fá aðgang að reikningnum sínum: lykilorð og einstakt staðfestingarkóða, venjulega sendur með textaskilaboðum eða búið til af auðkenningarforriti.
  3. Vörn gegn vefveiðum og spilliforritum : Gmail fyrir fyrirtæki notar háþróaða tækni til að greina og loka fyrir vefveiðarárásir, spilliforrit og tilraunir til svika. Grunsamleg skilaboð eru sjálfkrafa merkt og sett í sérstaka ruslpóstmöppu, sem verndar notendur fyrir hugsanlegum ógnum.
  4. Öryggisafrit og endurheimt gagna : Ef tölvupósti er eytt fyrir slysni eða gögn tapast, býður Gmail fyrir fyrirtæki upp á öryggisafrit og endurheimtarmöguleika til að hjálpa fyrirtækjum að fá mikilvæg gögn til baka. Stjórnendur geta einnig stillt varðveislustefnur til að tryggja að gögnum sé varðveitt í ákveðið tímabil áður en þeim er eytt varanlega.

Þessir eiginleikar eru aðeins byrjunin á öryggisráðstöfunum sem Gmail hefur gert fyrir fyrirtækið til að vernda viðskiptagögnin þín. Í næsta hluta munum við skoða aðra mikilvæga öryggis- og persónuverndarþætti sem Gmail býður upp á í fyrirtækinu.

Persónuvernd með Gmail í viðskiptum

Persónuvernd er mikilvægur hluti af öryggi fyrirtækjagagna. Gmail fyrir fyrirtæki er að gera ráðstafanir til að tryggja trúnað um upplýsingar þínar og virðingu fyrir friðhelgi einkalífs starfsmanna þinna. Hér eru nokkrar af þeim ráðstöfunum sem Gmail hefur gripið til í fyrirtækinu til að tryggja friðhelgi einkalífsins:

  • Samræmi við alþjóðlega staðla og reglugerðir : Gmail fyrir fyrirtæki uppfyllir ýmsa alþjóðlega gagnaverndarstaðla og reglugerðir, svo sem almenna gagnaverndarreglugerð (GDPR) frá Evrópusambandsins og lögum um færanleika og ábyrgð sjúkratrygginga (HIPAA) frá United States. Reglugerðir þessar tryggja að gögn séu unnin og geymd á öruggan hátt og í samræmi við lagaskilyrði.
  • Gagnsæi og eftirlit með gögnum : Gmail í viðskiptum býður upp á fullt gagnsæi um notkun og geymslu gagna. Stjórnendur hafa aðgang að ítarlegum skýrslum um þjónustunotkun og geta sett gagnastjórnunarstefnur til að stjórna því hvernig gögnum er geymt og deilt.
  • Aðskilnaður persónulegra og faglegra upplýsinga : Gmail í viðskiptum gerir það mögulegt að aðskilja persónuleg og fagleg gögn notenda og tryggir þannig trúnað persónuupplýsinganna. Stjórnendur geta sett stefnur til að koma í veg fyrir blöndun persónulegra gagna og vinnugagna og starfsmenn geta auðveldlega skipt á milli persónulegra reikninga og vinnureikninga.
  • Öryggi þriðju aðila forrita : Gmail fyrir fyrirtæki býður upp á valkosti til að stjórna forritaaðgangi þriðja aðila að notendagögnum. Stjórnendur geta stjórnað því hvaða forrit hafa aðgang að fyrirtækjagögnum og geta afturkallað aðgang þegar þörf krefur. Þetta tryggir að viðkvæmum gögnum sé ekki deilt með óviðkomandi eða ótraustum forritum.

Með því að sameina þessar persónuverndarráðstafanir við háþróaða öryggiseiginleika sem lýst var áðan, býður Gmail fyrir fyrirtæki upp á heildarlausn til að vernda viðskiptagögn og friðhelgi starfsmanna. Í XNUMX. hluta munum við fara yfir nokkur ráð til að gera fyrirtækið þitt enn öruggara með Gmail.

Þjálfðu starfsmenn þína fyrir örugga notkun á Gmail í viðskiptum

Þjálfun starfsmanna skiptir sköpum til að tryggja gagnaöryggi fyrirtækja þegar þú notar Gmail fyrir fyrirtæki. Með því að fræða starfsmenn þína um bestu starfsvenjur og veita þeim nauðsynleg úrræði geturðu dregið verulega úr netöryggisáhættu.

Fyrst skaltu halda reglulega þjálfun til að fræða starfsmenn þína um algengar ógnir eins og vefveiðar, ruslpóst og spilliforrit. Kenndu þeim að þekkja merki um grunsamlegan tölvupóst og tilkynntu hvers kyns atvik til upplýsingatækniteymisins. Mundu að leggja áherslu á mikilvægi þess að deila aldrei lykilorðum sínum með öðru fólki.

Næst skaltu fræða starfsmenn þína um bestu starfsvenjur til að búa til og stjórna lykilorðum. Hvetja til notkunar flókinna og einstakra lykilorða fyrir hvern reikning og hvetja þá til að nota lykilorðastjóra til að geyma þessar viðkvæmu upplýsingar á öruggan hátt. Útskýrðu einnig mikilvægi þess að skipta um lykilorð reglulega og innleiða tvíþætta auðkenningu (2FA) til að auka öryggi reiknings síns.

Að lokum, hvettu starfsmenn þína til að þjálfa á netinu þökk sé mörgum úrræði í boði á helstu rafrænum kerfum. Það eru mörg ókeypis námskeið og þjálfun á netinu sem fjalla um netöryggi og gagnavernd. Með því að fjárfesta í áframhaldandi þjálfun starfsmanna þinna munt þú hjálpa til við að skapa fyrirtækjamenningu með áherslu á öryggi og gagnavernd.

Í stuttu máli, til að vernda vinnugögnin þín með Gmail í fyrirtækinu, er nauðsynlegt að innleiða öryggisreglur, nota háþróaða eiginleika Gmail og þjálfa starfsmenn þína í bestu starfsvenjum um netöryggi. Með því að grípa til þessara aðgerða geturðu notað Gmail af öryggi til að stjórna viðskiptasamskiptum þínum á öruggan hátt.