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La rilevanza del rapporto è che ti dà tutte le informazioni senza dover passare attraverso un centinaio di pagine. Se dovessimo limitarci a copiare gli scambi durante le riunioni, avremmo documenti di un grande volume. Ma questo è evitato quando i rapporti sono fatti e soprattutto quando è fatto con la giusta metodologia. Al workshopseminari, missioni, molti punti sono discussi, lunghe presentazioni sono fatte, sfide pesanti vengono identificate. Tutto ciò deve essere presentato al personale aziendale, ai seminaristi o agli sponsor delle operazioni. Allora, come scrivere un rapporto pertinente in questo contesto? Scrivere non è un compito facile, soprattutto se devi evidenziare tutti gli elementi obbligatori in un report.

Generalità e specificità nello scrivere un rapporto

Il rapporto dovrebbe riportare per intero le decisioni prese durante l'incontro e gli argomenti studiati. Deve presentare le linee generali che sono state evocate durante le conversazioni. È un punto di riferimento affidabile per tutti i dipendenti dell'azienda. In effetti, non tutti possono partecipare alle riunioni contemporaneamente a causa di malattia o altro. Pertanto, il report consente di essere allo stesso livello di informazioni degli altri. il scrivere un rapporto è presentato sotto forma di scrittura, è totalmente diverso dai minuti o dalle semplici dichiarazioni delle discussioni.

Se i documenti sono stati presentati alla riunione, questi dovrebbero essere menzionati. Metti anche i siti dove trovarli o così, fai una fotocopia che allegerai alla tua segnalazione. Quando sono state prese delle decisioni che dovrebbero essere intraprese azioni, sarà necessario specificare chi li eseguirà. Allo stesso modo, sarà necessario evidenziare il tempo di esecuzione determinato durante la riunione. Una volta definite queste azioni, sarà facile dare la parola agli artisti nei prossimi incontri per riassumere ciò che è stato fatto concretamente. Scrivi un rapporto, chiede di avere una neutralità assoluta, i punti da correggere, le difficoltà incontrate durante l'incontro devono essere evocate. Presenta anche tutti i lati positivi che sono stati notati.

Sapere come scrivere un rapporto pertinente

Un relazione pertinente deve essere scritto entro poche ore dall'evento. Se aspetti i giorni successivi, è certo che lascerai delle informazioni vitali. Allo stesso modo, l'immediatezza della scrittura ti consente di inserire tutti gli eventi nel loro contesto. La concisione è la parola chiave per scrivere una buona relazione. Tutte le informazioni necessarie al lettore devono risaltare direttamente. Evita il superfluo o le svolte troppo lunghe. Vai dritto al punto.

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Per scrivi una buona relazione, è necessario presentare i punti che interessano l'ordine del giorno. Crea un testo perfettamente strutturato perché renderà la lettura più fluida. In generale, la presentazione in un'introduzione, uno sviluppo e una conclusione è un documento adeguato. Puoi avere tanti paragrafi nel corpo della relazione quanti sono i punti studiati. Il piano deve anche essere preso molto sul serio. Farai un piano analitico se una singola preoccupazione ha occupato l'intera riunione. Se invece molti punti sono stati risolti, dovrai fare un piano tematico che li presenterà in ordine decrescente di importanza. A livello di conclusione della relazione, sarà necessario che i punti che restano da studiare emergano chiaramente. Lo stesso ovviamente per i compiti che devono ancora essere eseguiti. Infine, per redigere una relazione pertinente, sarebbe preferibile avere una conoscenza abbastanza precisa del settore in cui verranno discusse le questioni. Ciò consentirà di produrre testi brevi e sintetici, con terminologie appropriate.

Criteri per scrivere un rapporto

osservare criteri per scrivere un rapporto è essenziale, permette di essere obiettivi e fedeli agli eventi. Dovresti evitare di dare opinioni personali o di apprezzare ciò che è stato deciso. È necessario evitare di trascrivere tutti i discorsi dei partecipanti alla riunione. Devi limitarti a citare l'essenza di ciò che è stato detto, le grandi linee.

Per raggiungere questo obiettivo, è tua responsabilità selezionare le informazioni. Nel tuo ordinamento, evita soprattutto di mettere a fuoco l'accessorio mentre il principale non emerge dal rapporto. Fare uno sforzo reale per riassumere e dare la priorità alle informazioni in ordine di importanza.

Evita di usare termini personali, in altre parole, evita l'io e il "WE", tutto ciò che suggerisce il coinvolgimento personale dell'autore. Dato che devi rimanere il più neutrale possibile, non usare aggettivi o avverbi di apprezzamento. Fai attenzione a ridurre al minimo la ripetizione nel testo.

Allo stesso modo, tutti i commenti che si allontanano dal dibattito devono essere proscritti. È anche importante monitorare la grammatica, il vocabolario e la tua ortografia. Il francese che userete deve essere impeccabile.

Scegli lo stile di scrivere un rapporto

Prima di iniziare, pensa prima di scegliere il segnalare lo stile di scrittura che stai per fare:

  • Lo stile completo per i principianti

Se questa è la prima volta che ti serve scrivere un rapportoè meglio per te optare per uno stile esaustivo. Questo stile è ancora più appropriato quando le presentazioni al seminario o alla riunione sono state fatte con PowerPoint. Sarà quindi necessario evitare di ridurre le informazioni inutilmente. Tuttavia, sarà necessario pensare a rielaborare la trascrizione, per evitare di dire tutto, che non sarebbe più un rapporto. Per scegliere questo stile, devi aver cura di registrare il seminario.

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È possibile portare un dispositivo adatto o richiedere le registrazioni effettuate dalla sala di controllo quando la stanza è equipaggiata. Se non vuoi registrare, prendi appunti accorciando il più possibile. Sii efficiente e veloce. Tutti i documenti che saranno condivisi durante il seminario devono essere in tuo possesso. Per questi documenti, puoi semplicemente allegarli ai minuti. Non c'è bisogno di ripetere. Assicurati di includerli nel corpo del rapporto.

  • Stile misto

Avrà uno stile diretto e totalmente neutrale. Nei casi di discussione, è più appropriato scegliere una forma nominativa. Questo modulo consentirà di menzionare il nome, il nome e i servizi rappresentati da ciascuno dei relatori.

  • A livello di forma

Evidenzia la data, i partecipanti e il programma che è stato seguito durante le riunioni. Assicurati che le tue informazioni siano il più affidabili possibile aggiornandole man mano che il seminario progredisce.

Quali informazioni dovrebbero essere trovate in un rapporto?

Per riferire su un incontroè necessario iniziare con il nome della società in questione. Metti anche le coordinate di esso. Successivamente, evidenzia il titolo del documento e l'identità della persona che lo ha scritto. Aggiungi anche la data del tuo incontro, così come il luogo in cui è tenuto. Inoltre, sarà necessario contare le persone che hanno effettivamente preso parte all'incontro. Indica anche gli assenti e quelli che hanno fornito una scusa per la loro assenza.

Di tutte queste persone, evidenziare anche le rispettive funzioni all'interno dell'azienda. Quindi, evidenzia lo scopo della tua riunione, comunemente indicato come l'ordine del giorno. Quindi, introduci gli argomenti che sono stati discussi assegnando dei titoli a ciascuno. Sarà necessario che le risoluzioni assunte al termine dei dibattiti emergano chiaramente. Non dimenticare di apporre la tua firma, è importante che conosciamo l'identità della persona che ha scritto la segnalazione.

Raccomandazione per scrivere un rapporto di missione

La scrivere la relazione di una missione è un compito ancora più specifico. Le missioni di audit, le missioni umanitarie, le missioni di dottore commercialista o anche le missioni legali devono essere condensate in un unico rapporto. Questo riassunto dovrebbe essere inviato allo sponsor della missione. In questo caso, devi evidenziare le tue osservazioni, ma anche i tuoi consigli e le tue analisi:

  • La fase di stesura

Nella prima pagina del rapporto, è necessario menzionare il nome degli agenti e il nome del / i rappresentante / i autorizzato / i. Devono anche apparire le date, lo scopo del compito e la durata effettiva del compito. A livello sommario, deve mostrare chiaramente gli aspetti più ovvi della missione. È meglio fare un riassunto, prima di iniziare l'introduzione.

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L'introduzione dovrebbe essere semplice ed elencare per intero le questioni che sono state affrontate durante la missione. Nello sviluppo, è necessario indicare le società degli agenti. Devi anche trascrivere l'essenziale della lettera di autorizzazione alla missione. Ciò consente di evidenziare il quadro e il budget della missione.

  • Altre menzioni

L'oggetto, il nome del comitato di esperti e le loro funzioni. Il metodo della competenza, le difficoltà che erano appannaggio della missione. Tutti questi dovrebbero essere registrati. Ogniqualvolta si effettueranno colloqui con i membri della struttura, sarà necessario effettuare le relative relazioni e inserirle nella relazione generale della missione.

Se hai garantito l'anonimato ad alcuni tuoi interlocutori durante la tua missione, puoi trascrivere le informazioni che ti hanno inviato in forma statistica non nominativa. Assicurati di segnare lo spirito dell'agente con una conclusione ben elaborata. Infine, puoi allegare i rapporti per analisi, resoconti, misurazioni e soprattutto fare una bibliografia esaustiva.

  • Piccoli consigli

Per scrivi una buona relazione, il documento deve essere conciso e conciso, è possibile utilizzare grafica, foto e persino piani. Se le tue analisi hanno dettagli molto dettagliati, mettili in appendici. Poiché il documento può essere letto da tutti, evitare termini troppo tecnici e incomprensibili per il lettore comune. Se devi indossarli, spiegali rapidamente.

Il tuo rapporto dovrebbe avere titoli e sottotitoli con il massimo dei voti, i paragrafi e la numerazione. Non pensare di dover aggiungere tutti i documenti. In sostanza, limitati a quelli che hai menzionato nel rapporto di missione. Evita gli errori che offuscano il lato professionale del tuo lavoro. Scarica software di correzione come Cordial o Antidote per correggere gli errori. Oppure chiedi a una persona cara di leggere una lettura finale che valuterà anche la rilevanza del tuo lavoro. Può anche dirti rapidamente se è comprensibile o meno.

Il rapporto può finalmente essere abbreviato o addirittura sinottico. Quello che è sinottico è fatto con tabelle in formato Word o Excel. D'altra parte, lo stenografico raggruppa tutte le informazioni in modo cronologico eseguendo una trascrizione che può essere a volte integrale. Scrivi bene, il tuo rapporto servirà come archivio e ulteriori informazioni per tutti i dipendenti.