Perché iniziare bene una email è fondamentale?

Nel mondo degli affari, la tua scrittura si trova costantemente di fronte a una sfida importante: catturare l'attenzione del lettore. I tuoi destinatari, manager sopraffatti, devono ordinare una massa di informazioni quotidiane. Risultato? Danno solo pochi secondi preziosi a ogni nuovo messaggio.

Un'introduzione debole, noiosa, mal pronunciata... e l'indifferenza è garantita! Ancor peggio, una sensazione di stanchezza che comprometterà la piena comprensione del messaggio. Basti dire che un amaro fallimento editoriale.

Al contrario, una presentazione riuscita e di grande impatto ti consentirà di suscitare immediatamente l’interesse della tua gerarchia o dei tuoi colleghi. Un'attenta introduzione dimostra la tua professionalità e la tua padronanza dei codici di comunicazione aziendale.

La trappola da evitare assolutamente

Troppi scrittori economici commettono l’errore fatale: entrare nei dettagli fin dalle prime parole. Credendo di fare la cosa giusta, saltano subito al nocciolo della questione. Un errore vergognoso!

Questo approccio “blah” logora rapidamente il lettore prima ancora che arrivi al nocciolo della questione. Fin dalle prime parole, riprende, scoraggiato da questo preambolo confuso e poco entusiasmante.

Quel che è peggio è che questo tipo di presentazione manca completamente di considerazione per i problemi del destinatario. Non evidenzia i benefici concreti che potrebbero derivare dal contenuto del messaggio.

I 3 ingredienti magici di un'introduzione accattivante

Per avere successo nelle tue presentazioni, i professionisti consigliano un metodo in 3 fasi, inarrestabile per generare l'attenzione e la buona volontà del lettore:

Un potente “gancio” per colpire il giocatore

Che si tratti di una frase scioccante, di una domanda provocatoria o anche di cifre sorprendenti… Inizia con un elemento forte che attiri e stuzzichi la curiosità del tuo interlocutore.

Contesto chiaro e diretto

Dopo il clic iniziale, segui una frase semplice e diretta per gettare le basi dell'argomento in questione. Il lettore dovrebbe capire immediatamente di cosa si tratterà, senza bisogno di pensare.

I vantaggi per il destinatario

Ultimo momento essenziale: spiegare perché questo contenuto gli interessa, cosa ci guadagna direttamente. I tuoi argomenti sui “benefici” sono decisivi per convincere le persone a impegnarsi nella lettura.

Come organizzare questi 3 componenti?

La sequenza tipica consigliata è la seguente:

  • Una frase shock o una domanda accattivante come apertura
  • Proseguire con 2-3 righe di contestualizzazione del tema
  • Concludi con 2-3 righe che descrivono in dettaglio i vantaggi per il lettore

Naturalmente è possibile modificare le proporzioni in base alla natura del messaggio. Il gancio può essere più o meno supportato, la parte di contestualizzazione più o meno prevista.

Ma attenersi a questa struttura generale “gancio -> contesto -> benefici”. Costituisce un ottimo filo conduttore per introdurre con impatto il corpo del tuo messaggio.

Esempi parlanti di introduzioni di grande impatto

Per visualizzare meglio il metodo, niente è meglio di alcune illustrazioni concrete. Ecco alcuni modelli tipici per presentazioni di successo:

Esempio di email tra colleghi:

“Una piccola precisazione potrebbe farti risparmiare il 25% sul tuo prossimo budget di comunicazione... Nelle ultime settimane il nostro dipartimento ha individuato una nuova strategia di sponsorizzazione particolarmente redditizia. Implementandolo a partire dal prossimo anno finanziario, ridurresti notevolmente le tue spese guadagnando visibilità.”

Esempio di presentazione di una relazione alla direzione:

“Gli ultimi risultati confermano che il lancio si è trasformato in un vero e proprio successo commerciale. In soli 2 mesi, la nostra quota di mercato nel settore dell'automazione degli uffici è aumentata di 7 punti! Nel dettaglio, questo rapporto analizza i fattori chiave di questa performance, ma anche le aree da pianificare per perpetuare questa dinamica molto promettente”.

Applicando queste ricette efficaci, i tuoi scritti professionali avrà effetto fin dalle prime parole. Cattura il tuo lettore, suscita il suo interesse… e il resto seguirà naturalmente!