목표에 맞는 표준 모델 식별

비즈니스에서 사용되는 다양한 표준 이메일 보고서 템플릿이 있습니다. 보고서의 목적에 따라 올바른 형식을 선택하는 것은 메시지를 명확하고 효과적으로 전달하는 데 필수적입니다.

주간 또는 월간 보고서와 같은 정기적인 모니터링 보고서의 경우 주요 수치(매출, 생산 등)가 있는 테이블 구조를 선택하십시오.

예산 또는 리소스 요청의 경우 소개, 세부적인 요구 사항, 주장 및 결론이 있는 부분으로 구성된 파일을 작성하십시오.

긴급한 대응이 필요한 위기 상황에서 몇 가지 충격적인 문장으로 문제, 결과 및 조치를 나열하여 직접적이고 강력한 스타일에 베팅하십시오.

모델이 무엇이든 관계 없이 제목, 글머리 기호, 표를 사용하여 쉽게 읽을 수 있도록 형식을 지정하십시오. 아래의 구체적인 예는 전문적이고 효과적인 이메일 보고서를 위해 각 상황에 가장 적합한 형식을 선택하는 데 도움이 됩니다.

테이블 형식의 정기 모니터링 보고서

정기 모니터링 보고서(예: 월간 또는 주간)에는 핵심 데이터를 강조하는 명확하고 종합적인 구조가 필요합니다.

표의 형식을 사용하면 중요한 지표(매출, 생산, 전환율 등)를 조직적이고 읽기 쉬운 방식으로 몇 초 만에 표시할 수 있습니다.

예를 들어 "온라인 판매의 진화(2022년 월간 매출액)"와 같이 표의 제목을 정확하게 지정하십시오. 단위를 언급하는 것을 잊지 마십시오.

그래픽과 같은 시각적 요소를 통합하여 메시지를 강화할 수 있습니다. 데이터가 정확하고 계산이 올바른지 확인하십시오.

각 표 또는 그래프에 주요 추세 및 결론을 분석하는 짧은 설명을 2~3문장으로 첨부합니다.

표 형식을 사용하면 받는 사람이 필수 사항을 빠르게 읽을 수 있습니다. 주요 데이터의 요약 프레젠테이션이 필요한 정기 모니터링 보고서에 이상적입니다.

위기 발생 시 영향력 있는 이메일

신속한 대응이 필요한 비상 상황에서는 짧고 강력한 문장 형태의 보고를 선택하십시오.

처음부터 문제를 알리십시오. "공격 후 서버가 다운되었습니다. 우리는 오프라인 상태입니다." 그런 다음 이직률 손실, 영향을 받는 고객 등 영향을 자세히 설명합니다.

그런 다음 피해를 제한하기 위해 취한 조치와 즉시 시행해야 할 조치를 나열하십시오. 긴급한 질문이나 요청으로 끝맺습니다. "48시간 이내에 서비스를 복원하기 위해 추가 리소스를 사용할 수 있습니까?"

위기 상황에서 어려움과 결과, 답을 몇 개의 직문으로 빠르게 알리는 것이 핵심이다. 당신의 메시지는 간결하고 감동적이어야 합니다. 펀치 스타일은 이러한 유형의 긴급 이메일 보고서에 가장 효과적입니다.

 

예 XNUMX: 자세한 월별 판매 보고서

부인,

XNUMX월 판매에 대한 자세한 보고서는 아래에서 확인하십시오.

  1. 매장 판매

매장 내 매출은 지난 달보다 5% 감소한 1유로를 기록했습니다. 다음은 부서별 진화입니다.

  • 가전제품: 매출 €550, 안정적
  • DIY 부서: 매출 €350, 000% 감소
  • 가든 섹션: 매출 €300, 000% 감소
  • 주방 부문: 매출 €50, 000% 증가

정원 부서의 감소는 이번 달 악천후로 설명됩니다. 주방 부문의 고무적인 성장에 주목하십시오.

  1. 벤트 엔 라인

우리 웹사이트의 매출은 €900로 안정적입니다. 모바일의 점유율은 온라인 매출의 000%까지 올랐다. 새로운 Spring 컬렉션 덕분에 가구 및 장식 판매가 급격히 증가했습니다.

  1. 마케팅 활동

할머니의 날 이메일 캠페인을 통해 주방 부서에서 €20의 추가 매출을 창출했습니다.

인테리어 디자인과 관련된 소셜 네트워크 운영도 이 부문의 매출을 높였습니다.

  1. 결론

점포 수는 소폭 감소했지만, 전자상거래와 타깃 마케팅 활동으로 매출은 견조한 수준을 유지하고 있습니다. 우리는 정원 부서의 계절적 감소를 보상하기 위해 장식과 가구에 대한 노력을 계속해야 합니다.

나는 어떤 설명이든 당신의 처분에 달려 있습니다.

비엔의 cordialement,

Jean Dupont Seller East 부문

두 번째 예: 신제품 출시를 위한 추가 예산 요청

 

사무총장님,

2024년 XNUMX월로 예정된 새로운 제품군 출시의 일환으로 귀하에게 추가 예산을 요청하게 되어 영광입니다.

이 전략적 프로젝트는 20개의 추가 참조를 제공함으로써 수요가 연간 15%씩 증가하는 호황을 누리고 있는 유기농 제품 부문으로 우리의 제안을 확장하는 것을 목표로 합니다.

이번 발사의 성공을 보장하기 위해서는 추가 자원을 동원하는 것이 필수적이다. 다음은 수치 제안입니다.

  1. 팀 임시 보강:
  • 패키징 및 기술 문서를 마무리하기 위해 2개월 동안 정규직 개발자 6명 모집(비용: €12000)
  • 웹 캠페인을 위한 디지털 마케팅 대행사 3개월 지원(8000€)
  1. 마케팅 캠페인 :
  • 소셜 네트워크에서 출판물을 후원하기 위한 미디어 예산(5000€)
  • 이메일 작성 및 전송: 그래픽 디자인, 3개 캠페인의 배송비(7000€)
  1. 소비자 테스트:
  • 제품에 대한 피드백을 수집하기 위한 소비자 패널 구성(4000€)

이는 이 전략적 출시의 성공에 필요한 인적 자원 및 마케팅 자원을 배치하는 데 총 36유로입니다.

다음 회의에서 논의할 수 있습니다.

반품 대기 중

Cordialement,

장 듀퐁

프로젝트 매니저

 

세 번째 예: 영업 부서 월별 활동 보고서

 

친애하는 Mrs. Durand,

아래에서 XNUMX월 영업 부서의 활동 보고서를 확인하십시오.

  • 방문 예정: 영업 담당자는 고객 파일에서 확인된 25명의 잠재 고객에게 연락했습니다. 12개의 약속이 수정되었습니다.
  • 제안 전송: 카탈로그에서 주력 제품에 대한 10개의 상업 제안을 보냈으며 그 중 3개는 이미 변환되었습니다.
  • 무역 박람회: Expopharm 쇼에서 우리 스탠드는 약 200명의 연락처를 모았습니다. 그 중 15개를 향후 약속으로 전환했습니다.
  • 교육: 우리의 새로운 공동 작업자인 Lena는 Marc와 함께 일주일 동안 현장 교육을 통해 제품 및 영업 홍보에 익숙해졌습니다.
  • 목표: 한 달 동안 20건의 신규 계약이라는 우리의 상업적 목표가 달성되었습니다. 발생한 매출은 €30입니다.

우리는 고객 목록을 개발하기 위한 노력을 계속하고 있습니다. 주저하지 말고 추천 사항을 보내주십시오.

비엔의 cordialement,

Jean Dupont 영업 관리자

 

예 XNUMX: 자세한 주간 활동 보고서 - 슈퍼마켓 제과점

 

동료들에게,

1월 7일부터 XNUMX일까지 저희 베이커리의 자세한 활동 보고서를 아래에서 확인하십시오.

생산 :

  • 우리는 하루 평균 350개의 전통 바게트를 생산하여 일주일 동안 총 2100개를 생산했습니다.
  • 증가하는 수요를 충족할 수 있는 새로운 오븐 덕분에 전체 볼륨이 5% 증가했습니다.
  • 다양한 특수 빵(시골, 통밀, 곡물)의 다양화가 결실을 맺고 있습니다. 이번 주에 750개를 구웠어요.

벤트 :

  • 전체 회전율은 2500€로 지난 주에 비해 안정적입니다.
  • 비엔나 패스트리가 베스트 셀러(€680)로 남아 있으며 그 다음으로 런치 포뮬러(€550)와 전통 빵(€430)이 있습니다.
  • 일요일 아침 매출은 특별 브런치 제공 덕분에 특히 강세를 보였습니다(매출액 €1200).

할당:

  • 밀가루 50kg과 버터 25kg 접수. 주식은 충분합니다.
  • 다음 주에 계란과 효모를 주문할 생각입니다.

직원 :

  • Julie는 다음 주에 휴가를 가므로 일정을 재정비하겠습니다.
  • 초과 근무 시간을 판매하는 Bastien에게 감사드립니다.

문제 :

  • 화요일 아침에 동전 메커니즘의 고장, 낮에는 전기 기사가 수리했습니다.

비엔의 cordialement,

장 듀퐁 매니저

 

다섯 번째 예: 긴급한 문제 – 회계 소프트웨어 오작동

 

봉쥬르 à tous 달려,

오늘 아침 저희 회계 소프트웨어에 인보이스 입력과 총계정원장 모니터링을 방해하는 버그가 있습니다.

제가 연락한 IT 서비스 제공업체는 최근 업데이트가 문제임을 확인했습니다. 문제를 해결하기 위해 노력하고 있습니다.

그 동안 거래 기록이 불가능하고 현금 모니터링이 중단되었습니다. 우리는 매우 빨리 뒤처질 위험이 있습니다.

일시적으로 문제를 해결하려면:

  • 내가 검색할 긴급 엑셀 파일에 인보이스/비용을 기록하세요.
  • 고객 문의 사항이 있는 경우 저에게 전화하여 계정을 실시간으로 확인하십시오.
  • 진행 상황을 알려드리기 위해 최선을 다하고 있습니다.

우리의 서비스 제공자는 완전히 동원되어 최대 48시간 이내에 이 문제를 해결하기를 희망합니다. 이 오작동이 나쁘다는 것을 알고 있습니다. 이해해 주셔서 감사합니다. 긴급한 문제가 있으면 알려주십시오.

Cordialement,

Jean Dupont 회계사