전문 서한은 서로 다른 대화 상대 간의 공식적인 관계를 보장하는 서면 문서입니다. 그것은 매우 평범한 내부 구조를 가지고 있습니다. 본질적으로 한 페이지 또는 예외적으로 두 페이지에 작성되었습니다. 전문 서신에는 대개 단일 주제가 포함됩니다. 이 내부 구조에는 장점이 있습니다. 그의 작문 계획은 무엇이든 동일하게 유지 될 수 있습니다. 분명히 목표에 따라 변화가있을 것입니다. 그러나 정보에 대한 간단한 요청, 신청 또는 불만 사항 일 수도 있습니다. 전문 서신 작성 계획은 실질적으로 변경되지 않습니다.
과거, 현재, 미래 : 성공적인 전문 편지를위한 XNUMX 단계 계획
이 연대기 계층에서 과거, 현재 및 미래의 사용은 전문적인 서신 작성 계획의 삼부작을 의미합니다. 모든 상황에서 구현할 수있는 간단하고 효과적인 계획입니다. 질문하고, 정보를 전달하고, 주어진 주제를 설명하거나, 독자를 설득하기까지합니다. 다음과 관련하여 정당화되는 효율성논리적 순서 그 구조에서 관찰됩니다.
과거 : 계획의 1 단계
우리는 선례, 초기 또는 이전 상황에 따라 가장 자주 편지를 씁니다. 받은 편지, 회의, 방문, 전화 인터뷰 등이 될 수 있습니다. 이 편지의 첫 부분을 작성하는 목적은 발송 이유를 전달하는 것입니다. 또는 상황을 설명하는 아주 단순한 맥락입니다. 사실을 상기시키는 것은 일반적으로 하나의 동일한 문장으로 표현됩니다. 그러나 하위 문장으로이 문장을 구성하는 것이 더 편리합니다. 예를 들어 다음과 같은 표현을 사용할 수 있습니다.
- 나는 당신의 편지를 받았음을 인정하고 나에게 ...
- ………
- 당신은 우리의 지식을 가져 왔습니다 ...
- XXX (참조 n ° 12345) 신문에 게시 된 보도 자료를 고려하여 방금 제안한 ...
- 계정 확인을 수행 한 결과 ...
편지를 쓴 이유가 과거 사실과 관련이없는 경우. 그 시점에서 우리는 저자가 자신과 그의 설립을 소개하는 편지의 첫 번째 단락을 가지고 있습니다. 그런 다음 요청을 지정하거나 다양한 서비스를 제공하여 계속하십시오. 예를 들어 정보 요청 또는 서비스 제안의 일부로 다음과 같은 표현이있을 수 있습니다.
- 보안 분야의 전문가로서 우리는 이것을 경험합니다….
- 고객의 만족을 마음에 담아 ...
- 우리는 고객을 위해 계획을 발표하게되어 매우 기쁩니다 ...
자발적인 지원 (인턴십 또는 직업)의 맥락에서 다음과 같은 표현을 사용할 수도 있습니다.
- 귀하의 회사가 제 관심을 끌었고 …………의 학생으로서 인턴십을 신청하고 싶습니다 ………
- 최근에 졸업 ...
편지를받는 수신자는 첫 번째 단락부터 편지의 제목을 이해해야합니다.
현재 : 계획의 두 번째 단계
이 계획의 두 번째 부분은 시간 T에 편지를 쓰는 이유를 언급합니다. 첫 번째 부분에 표현 된 이전 상황과 관련하여. 이 수준에서는 논쟁, 정보 제공, 설명 또는 심지어 질문의 문제입니다. 상황의 복잡성에 따라이 부분은 전체 문단으로 작성하거나 한 문장으로 주요 아이디어를 제시 할 수 있습니다. 예를 들어 다음과 같은 표현을 사용할 수 있습니다.
- 청구서 n °… 날짜에 지워지지 않은 점에 유의하면…
- 우리 조직의 회원 자격은 또한 당신을 보장합니다 ...
- 계약이… 일에 작업 시작을 제공한다는 사실에도 불구하고 우리는 놀랍게도 관찰하고 ……… 씨가보고 한 지연을 이해하는 데 어려움을 겪었습니다.
미래 : 계획의 3 단계
이 세 번째이자 마지막 부분은 여파 와서.
편지의 저자로서 우리의 의도를 표현하면 다음과 같은 유형의 표현을 사용할 수 있습니다.
- 오늘은 제가 개인적으로 요청하신 상품을 보내 드릴게요
- 우리는 물론 원본을 고려하여 대체 할 준비가되어 있습니다.
- 매표소에 좀 더 가까이가주세요… ..
우리는 소원을 표현하고 수령인에게 행동이나 반응을 요청하거나 격려합니다. 따라서 우리는 다음과 같은 공식을 가질 수 있습니다.
- 카운터에 더 가까이 오세요
- 따라서 전문가에게 신속하게 전화하여 ...
- 이 상황을 해결하기위한 귀하의 신속 함이 간절히 기다리고 있습니다.
이 편지를 쓰는 목적은 잠재적으로 다음과 같은 논쟁을 동반 할 수 있습니다.
- 계약의 일반 및 특정 조항에 따라 가능한 한 빨리 (목표) 상황을 조정합니다. (논의)
- 가능한 한 빨리 내 배송을 준비 할 수 있습니까? ? (목적) 판매 조건을 고려하여 예정된 날짜에 배송해야 함을 상기시키는 것은 쓸모가 없습니다. (논의)
전문적인 편지를 마무리하는 데 필수적인 정중 한 공식 !
전문적인 편지를 제대로 끝내려면 정중 한 문구를 쓰는 것이 중요합니다. 실제로는 표현으로 구성된 이중 공손한 공식이지만 "사전 결론"공식으로도 구성됩니다.
특정 진심을 반영하는 예의 공식이 있습니다.
- 미리 감사드립니다 ...
- 예기치 못한 상황에 대해 사과드립니다
- 항상 회의에서 논의 할 수 있습니다.
- 언제든지 저희에게 연락하여 ...
- 이 제안이 귀하의 기대에 부응하기를 바라며 추가 정보를 위해 귀하의 처분에 당연히 있습니다.
공손한 공식이 있습니다.
- 우리는 당신의 안부 인사를 받아 들일 것을 요청합니다.
- 최고의 감정 표현을 믿으십시오.
- 감사합니다, 부인.
전문적인 서신을 작성하는이 계획의 장점은 한편으로는 내용을 작성하는 데있어서 절주가 있고 다른 한편으로는 수신자와 비교하여 읽는 것이 간단하다는 것입니다. 그러나이 타임 라인은 더 복잡하고 긴 콘텐츠에는 권장되지 않습니다.
