Ja jums nav skaidras ikdienas darbības ar e-pastiem, tie ātri var kļūt par ievērojamu laika zaudēšanas avotu. No otras puses, ja jūs darāt visu nepieciešamo organizācijas līmenī, lai neļautu sevi iebrukt desmitiem nelasītu e-pastu. Tad jūs varat atbrīvot prātu no jebkādas iespējas pazaudēt svarīgu e-pastu. Šajā rakstā ir uzskaitītas vairākas pārbaudītas prakses. Pieņemot tos, jūs noteikti varēsit daudz mierīgāk pārvaldīt savu pastkasti.
Automātiski vai manuāli klasificējiet e-pastu īpašā mapē vai apakšmapēs.
Šis ir veids, kas ļaus ātri kārtot e-pastus svarīguma secībā. Jūs varat izvēlēties klasificēt savus e-pastus pēc tēmas, pēc tēmas, pēc termiņiem. Svarīgi ir izmantot visas priekšrocības funkcijas pastkastes, lai pilnībā darbotos ar pastu. Kad esat izveidojis direktoriju ar mapi un apakšmapi atbilstoši jums piemērotajam organizācijas režīmam. Katram ziņojumam būs sava vieta jūsu pastkastē, tāpat kā katram papīra failam uz rakstāmgalda. Tātad, kad ir pagājis brīdis, lai apstrādātu jūsu e-pastus, varat 100% koncentrēties uz pārējo darbu.
Plānojiet konkrētu laiku e-pastu apstrādei
Protams, jums jāpaliek atsaucīgam un jāspēj apstrādāt ziņojumus, kas no jums gaida tūlītēju atbildi. Pārējā gadījumā plānojiet visatbilstošāko (-ās) brīdi (-us), lai konsekventi apstrādātu savus e-pastus. Sāciet ar visu darbu sagatavošanai nepieciešamo elementu sagatavošanu. Papīra failiem, skavotājiem, printeriem un visam jābūt ērtam, lai atvieglotu maksimālu koncentrēšanos. Nav svarīgi, kad jūs izvēlaties. Tagad, kad jūsu pastkaste ir sakārtota kā pasta šķirošanas centrs, jums ir iespēja mierīgi un efektīvi apstrādāt savus e-pastus.
Notīriet pastkasti, izdzēšot visus nevajadzīgos jaunumus
Vai jūsu pastkastīti pastāvīgi parazitē neinteresanti biļeteni vai sludinājumi? Rūpīgi atbrīvojieties no pastkastes no visiem šiem jaunumiem, kas vairāk atgādina surogātpastu nekā jebko citu. Jums sistemātiski jāatsakās no visiem šiem adresātu sarakstiem, kuri nesniedz jums neko konkrētu un kas ātri var kļūt invazīvāki. Varat izmantot tādus rīkus kā Cleanfox kur Izrullējiet Mani veiciet nepieciešamo ar dažiem klikšķiem. Neizņemot jūs no rīta, šāda veida risinājumi jums ļoti palīdzēs izbeigt visu šo digitālo piesārņojumu. Relatīvi ātri var apstrādāt tūkstošiem e-pasta ziņojumu.
Iestatiet automātisko atbildi
Jūs drīz dodaties atvaļinājumā uz ilgu laiku. Detaļa, kas netiks atstāta bez ievērības, aktivizēja pastkastes automātisko atbildi. Tas ir kaut kas svarīgs, lai visi cilvēki, ar kuriem jūs profesionāli sazināties, izmantojot e-pastu, būtu labi informēti par jūsu prombūtni. Daudzi pārpratumi ir iespējami, ja klients vai piegādātājs zaudē pacietību, jo šie ziņojumi paliek neatbildēti. To var viegli izvairīties, izmantojot īsu ziņojumu, kas automātiski tiks nosūtīta jūsu atvaļinājuma laikā. Jums vienkārši jānorāda atgriešanās datums no atvaļinājuma un kāpēc ne, ja nepieciešams, kolēģa e-pasts.
Samaziniet to e-pasta ziņojumu skaitu, kurus nosūtāt kopijās
Sistemātiski izmantojot e-pastus, kas nosūtīti pa kopiju (CC) un neredzamo kopiju (CCI), var ātri izveidot bezgalīgu apmaiņu. Cilvēki, kuriem bija paredzēts saņemt jūsu ziņojumu tikai informācijai, tagad ir jānoskaidro. Citi domā, kāpēc viņi ir saņēmuši šo ziņu, un pareizi to uztver kā laika izšķiešanu. Kad izdarījāt izvēli likt kādam cilpu, pārliecinieties, vai jūsu izvēle ir patiešām būtiska. Jāizvairās no ziņojumiem, kas jebkādā veidā tiek sūtīti.
Atcerieties, ka e-pastam var būt juridiska vērtība
Cik vien iespējams, glabājiet visus savus e-pastus, viņiem ir pierādīšanas spēks, jo īpaši rūpnieciskajai tiesai. Elektronisks ziņojums, ja tas ir sertificēts ar tādu pašu juridisko spēku kā vēstule, kuru jūs būtu rakstījis ar roku. Bet esiet piesardzīgs, pat vienkāršs ziņojums nosūtīts nedomājot kolēģim vai klientam var radīt nopietnas sekas. Ja klients pierāda, e-pastā ir atbalsts, ka neesat ievērojis savas saistības attiecībā uz piegādi vai citām saistībām. Jums būs jāuzņemas sekas jūsu biznesam un sev. Komerciālos strīdos, tāpat kā rūpniecības tribunālos, pierādījumi tiek uzskatīti par "bezmaksas". Tas nozīmē, ka izlems tiesnesis un ka labāk ir rūpīgi klasificēt viņa e-pastus, nevis ievietot tos miskastē.
