Nosakiet standarta modeli, kas pielāgots jūsu mērķim

Uzņēmējdarbībā tiek izmantotas dažādas standarta e-pasta ziņojumu veidnes. Pareiza formāta izvēle, pamatojoties uz ziņojuma mērķi, ir būtiska, lai jūsu vēstījums tiktu nodots skaidri un efektīvi.

Regulāra pārraudzības ziņojumam, piemēram, iknedēļas vai mēneša ziņojumam, izvēlieties tabulas struktūru ar galvenajiem skaitļiem (pārdošana, ražošana utt.).

Budžeta vai resursu pieprasījumam uzrakstiet pa daļām strukturētu failu ar ievadu, detalizētām vajadzībām, argumentu un secinājumu.

Krīzes situācijā, kurā nepieciešama steidzama reakcija, nosakiet tiešu un spēcīgu stilu, dažos šokējošos teikumos uzskaitot problēmas, sekas un darbības.

Neatkarīgi no modeļa, lai atvieglotu lasīšanu, rūpējieties par formatējumu, izmantojot starpnosaukumus, aizzīmes, tabulas. Tālāk sniegtie konkrētie piemēri palīdzēs jums izvēlēties katrai situācijai labāko formātu profesionāliem un efektīviem e-pasta ziņojumiem.

Regulārais uzraudzības ziņojums tabulu veidā

Regulārajam uzraudzības ziņojumam, piemēram, reizi mēnesī vai nedēļā, ir nepieciešama skaidra un sintētiska struktūra, kurā izcelti galvenie dati.

Formāts tabulās ļauj sakārtoti un salasāmi, dažu sekunžu laikā uzrādīt svarīgos rādītājus (pārdošana, ražošana, konversijas līmenis u.c.).

Precīzi nosauciet savas tabulas, piemēram, “Tiešsaistes pārdošanas attīstība (mēneša apgrozījums 2022)”. Atcerieties norādīt vienības.

Varat iekļaut vizuālos elementus, piemēram, grafiku, lai pastiprinātu ziņojumu. Pārliecinieties, vai dati ir pareizi un aprēķini ir pareizi.

Pavadiet katru tabulu vai grafiku ar īsu komentāru, kurā analizētas galvenās tendences un secinājumi 2–3 teikumos.

Tabulas formāts ļauj adresātam viegli ātri izlasīt svarīgāko. Tas ir ideāli piemērots regulāriem uzraudzības ziņojumiem, kuros nepieciešams galveno datu kopsavilkums.

Ietekmīgs e-pasts krīzes gadījumā

Ārkārtas situācijā, kad nepieciešama ātra reakcija, izvēlieties ziņojumu īsu, asu teikumu veidā.

Jau pašā sākumā paziņojiet par problēmu: “Mūsu serveris nedarbojas pēc uzbrukuma, mēs esam bezsaistē”. Pēc tam detalizējiet ietekmi: zaudētais apgrozījums, ietekmētie klienti utt.

Pēc tam uzskaitiet darbības, kas veiktas, lai ierobežotu kaitējumu, un tās, kas jāīsteno nekavējoties. Beidziet ar aktuālu jautājumu vai pieprasījumu: “Vai mēs varam paļauties uz papildu resursiem, lai atjaunotu pakalpojumu 48 stundu laikā?”

Krīzes apstākļos galvenais ir ātri informēt par grūtībām, sekām un atbildēm dažos tiešos teikumos. Jūsu ziņojumam jābūt īsam un mobilizējošam. Pārsteidzošais stils ir visefektīvākais šāda veida ārkārtas e-pasta ziņojumam.

 

XNUMX. piemērs: detalizēts ikmēneša pārdošanas pārskats

Madam,

Lūdzu, skatiet detalizētu mūsu marta pārdošanas pārskatu:

  1. Pārdošana veikalā

Veikalu pārdošanas apjomi salīdzinājumā ar iepriekšējo mēnesi samazinājās par 5% līdz 1 250 000 eiro. Lūk, attīstība pa departamentiem:

  • Sadzīves tehnika: apgrozījums 550 000 €, stabils
  • DIY nodaļa: apgrozījums 350 000 eiro, samazinājums par 3%
  • Dārza sadaļa: apgrozījums 300 000 €, samazinājums par 15%
  • Virtuves nodaļa: apgrozījums 50 000 eiro, par 10%

Dārza nodaļas kritums tiek skaidrots ar šomēnes nelabvēlīgajiem laikapstākļiem. Ņemiet vērā uzmundrinošo izaugsmi virtuves nodaļā.

  1. Pārdošana tiešsaistē

Pārdošanas apjoms mūsu vietnē ir stabils 900 000 eiro apmērā. Mobilo ierīču daļa pieauga līdz 35% no tiešsaistes pārdošanas apjoma. Pateicoties mūsu jaunajai pavasara kolekcijai, mēbeļu un apdares pārdošanas apjomi strauji pieaug.

  1. Mārketinga darbības

Mūsu e-pasta kampaņa Vecmāmiņu dienai radīja papildu apgrozījumu 20 000 eiro apmērā virtuves nodaļā.

Pārdošanu šajā segmentā veicināja arī mūsu darbība sociālajos tīklos par interjera dizainu.

  1. Secinājumi

Neskatoties uz nelielu veikalu skaita kritumu, mūsu pārdošanas apjomi joprojām ir stabili, ko veicina e-komercija un mērķtiecīgas mārketinga darbības. Mums jāturpina darbs pie apdares un mēbelēm, lai kompensētu sezonālo lejupslīdi dārza nodaļā.

Es esmu jūsu rīcībā, lai saņemtu jebkādus paskaidrojumus.

Bien cordialement,

Jean Dupont Pārdevēju Austrumu sektors

Otrais piemērs: papildu budžeta pieprasījums jaunas produktu līnijas ieviešanai

 

Ģenerāldirektores kundze,

Man ir tas gods pieprasīt no jums papildu budžetu saistībā ar mūsu jaunā produktu klāsta izlaišanu, kas plānota 2024. gada jūnijā.

Šī stratēģiskā projekta mērķis ir paplašināt mūsu piedāvājumu uz plaukstošo bioloģisko produktu segmentu, kur pieprasījums pieaug par 20% gadā, piedāvājot 15 papildu atsauksmes.

Lai garantētu šīs palaišanas panākumus, ir svarīgi mobilizēt papildu resursus. Šeit ir mani skaitliski priekšlikumi:

  1. Komandas pagaidu pastiprināšana:
  • 2 pilna laika izstrādātāju pieņemšana darbā 6 mēnešu laikā, lai pabeigtu iepakojumu un tehnisko dokumentāciju (izmaksas: 12000 XNUMX eiro)
  • Digitālā mārketinga aģentūras atbalsts uz 3 mēnešiem tīmekļa kampaņai (8000€)
  1. Mārketinga kampaņa:
  • Mediju budžets, lai sponsorētu mūsu publikācijas sociālajos tīklos (5000€)
  • E-pasta ziņojumu izveide un nosūtīšana: grafiskais dizains, piegādes izmaksas 3 kampaņām (7000€)
  1. Patērētāju testi:
  • Patērētāju paneļu organizēšana, lai apkopotu atsauksmes par produktiem (4000 €)

Kopā tie ir 36 000 eiro, lai izvietotu cilvēkresursus un mārketinga resursus, kas nepieciešami šīs stratēģiskās uzsākšanas veiksmīgai īstenošanai.

Esmu jūsu rīcībā, lai to apspriestu mūsu nākamajā tikšanās reizē.

Gaidot atgriešanos,

Ar cieņu,

Žans Duponts

Projektu menedžeris

 

Trešais piemērs: Pārdošanas nodaļas ikmēneša darbības pārskats

 

Cienījamā Durandas kundze!

Zemāk skatiet mūsu pārdošanas nodaļas darbības pārskatu par marta mēnesi:

  • Izpētes apmeklējumi: mūsu tirdzniecības pārstāvji sazinājās ar 25 potenciālajiem klientiem, kas norādīti mūsu klientu dokumentācijā. Noteiktas 12 tikšanās.
  • Nosūtītie piedāvājumi: Esam nosūtījuši 10 komerciālus piedāvājumus mūsu kataloga galvenajiem produktiem, no kuriem 3 jau ir pārveidoti.
  • Izstādes: Mūsu stends izstādē Expopharm piesaistīja ap 200 kontaktpersonu. 15 no tiem esam pārveidojuši par turpmākajām tikšanās reizēm.
  • Apmācība: mūsu jaunā līdzstrādniece Lena nedēļu ilgas apmācības veica kopā ar Marku, lai iepazītos ar mūsu produktiem un pārdošanas piedāvājumiem.
  • Mērķi: Mūsu komerciālais mērķis mēneša laikā noslēgt 20 jaunus līgumus ir sasniegts. Radītais apgrozījums sastāda 30 000 eiro.

Mēs turpinām pilnveidot savu klientu sarakstu, nevilcinieties un sūtiet man savus ieteikumus.

Bien cordialement,

Jean Dupont pārdošanas vadītājs

 

Ceturtais piemērs: detalizēts iknedēļas darbības pārskats — lielveikalu maiznīca

 

Dārgie kolēģi,

Zemāk skatiet detalizētu mūsu maiznīcas darbības pārskatu par nedēļu no 1. līdz 7. martam:

Ražošanas:

  • Mēs saražojām vidēji 350 tradicionālās bagetes dienā, kopā 2100 nedēļas laikā.
  • Pateicoties mūsu jaunajai cepeškrāsnij, kopējais apjoms ir palielinājies par 5%, kas ļauj apmierināt augošo pieprasījumu.
  • Mūsu īpašo maizes (lauku, pilngraudu, graudaugu) klāsta dažādošana nes augļus. Šonedēļ izcepām 750.

Pārdošana:

  • Kopējais apgrozījums ir 2500€, kas ir stabils salīdzinājumā ar pagājušo nedēļu.
  • Vīnes konditorejas izstrādājumi joprojām ir mūsu vislabāk pārdotie (680 eiro), kam seko pusdienu formulas (550 eiro) un tradicionālā maize (430 eiro).
  • Svētdienas rīta izpārdošanas bija īpaši spēcīgas (apgrozījums 1200 eiro), pateicoties īpašajam vēlo brokastu piedāvājumam.

Piegāde:

  • 50kg miltu un 25kg sviesta saņemšana. Krājumi ir pietiekami.
  • Domāju par olu un rauga pasūtīšanu nākamajai nedēļai.

personāls:

  • Džūlija nākamnedēļ būs atvaļinājumā, es pārkārtošu grafikus.
  • Paldies Bastienam, kurš nodrošina virsstundu pārdošanai.

problēmas:

  • Otrdienas rītā monētas mehānisma bojājums, ko dienas laikā salaboja elektriķis.

Bien cordialement,

Jean Dupont menedžeris

 

Piektais piemērs: steidzama problēma – grāmatvedības programmatūras darbības traucējumi

 

Sveiki visiem,

Šorīt mūsu grāmatvedības programmatūrā ir kļūdas, kas neļauj ievadīt rēķinus un uzraudzīt virsgrāmatu.

Mūsu IT pakalpojumu sniedzējs, ar kuru es sazinājos, apstiprina, ka ir jautājums par neseno atjauninājumu. Viņi strādā pie labošanas.

Tikmēr mums nav iespējams reģistrēt darījumus un ir traucēta skaidras naudas uzraudzība. Mēs riskējam ļoti ātri atpalikt.

Lai īslaicīgi novērstu problēmu:

  • Pierakstiet savus rēķinus/izdevumus ārkārtas excel failā, kuru es atgūšu
  • Klientu interesēs zvaniet man, lai tiešraidē pārbaudītu kontus
  • Es daru visu iespējamo, lai jūs informētu par progresu.

Mūsu pakalpojumu sniedzējs ir pilnībā mobilizēts un cer atrisināt šo problēmu maksimāli 48 stundu laikā. Es zinu, ka šī kļūme ir slikta. Paldies par sapratni. Lūdzu, informējiet mani par jebkādām steidzamām problēmām.

Ar cieņu,

Žans Duponts grāmatvedis