Une lettre professionnelle est un document écrit, qui assure une relation en tout point formelle entre différents interlocuteurs. Elle a une structure interne tout à fait ordinaire. Rédigée principalement en une seule page, voire deux de façon exceptionnelle. La lettre professionnelle contient le plus souvent un unique objet. Cette structure interne à un avantage. Son plan de rédaction peut demeurer le même, quelle que soit la situation. Évidemment, il y aura des changements compte tenu de l’objectif visé. Néanmoins, que ce soit une simple demande de renseignements, une candidature, ou même une réclamation. Le plan de rédaction d’une correspondance professionnelle restera pratiquement invariable.
Passé, présent, futur : un plan en trois phases pour réussir votre lettre professionnelle
L’usage du passé, du présent et du futur, dans cette hiérarchie chronologique, se réfère au triptyque du plan de rédaction d’une lettre professionnelle. C’est le plan simple et efficace à mettre en œuvre dans toutes les situations. Pour émettre un questionnement, transmettre des informations, expliquer un sujet donné, ou même persuader votre lecteur. Une efficacité, qui se justifie au regard de l’ordre logique observé dans sa structure.
Le passé : étape numéro 1 du plan
On écrit le plus souvent une lettre, sur la base d’un précédent, d’une situation initiale ou antérieure. Il peut s’agir d’un courrier reçu, d’une rencontre, d’une visite, d’un entretien téléphonique, etc. Le but qui sous-tend l’écriture de la première partie de cette lettre est de faire part des motifs d’envoi. Ou bien tout simplement le contexte décrivant la situation. Le rappel des faits est généralement exprimé dans une seule et même phrase. Cependant, il est plus convenable de construire cette phrase en sous-phrases. À titre illustratif, nous pouvons avoir les expressions suivantes :
- J’accuse réception de votre lettre, me faisant part de…
- Dans votre lettre en date du………
- Vous avez porté à notre connaissance…
- Eu égard à votre communiqué publié par le journal XXX (référence n° 12345), nous venons proposer…
- Après avoir effectué une vérification de votre compte, nous avons constaté…
Dans les situations où le motif d’écriture de la lettre n’est pas lié à un fait passé. Nous avons à ce moment-là, le premier paragraphe du courrier ou l’auteur se présente lui et son établissement. Puis poursuis en précisant sa demande ou en proposant ses différents services. Par exemple, dans le cadre d’une demande de renseignements ou une proposition de service, nous pouvons avoir les expressions suivantes :
- En tant qu’experts dans le secteur de la sécurité, nous venons par ce biais ….
- Ayant à cœur la satisfaction de notre clientèle, nous avons souhaité…
- Nous sommes très heureux d’annoncer que nous avons prévu pour nos clients…
Dans le contexte d’une candidature spontanée (stage ou emploi), nous pouvons également avoir les expressions ci-dessous :
- Votre entreprise a retenu mon attention et en tant qu’étudiant(e) en …………, je souhaite candidater à un stage………
- Récemment diplômé en…
Le destinataire auquel est adressée la lettre doit, dès le premier paragraphe, comprendre l’objet de votre lettre.
Le présent : étape numéro deux du plan
Cette deuxième partie du plan se réfère aux motifs justifiant l’écriture de la lettre à l’instant T. Au regard de la situation antérieure exprimée dans la première partie. Il s’agit à ce niveau soit d’argumenter, d’informer, d’expliquer, voire de questionner. En fonction de la complexité de la situation, cette partie peut être écrite soit en un véritable paragraphe, soit présenter l’idée directrice en une seule phrase. À titre illustratif, nous pouvons avoir les expressions suivantes :
- Relevant qu’à la date du… la facture n°… n’est pas soldée, nous…
- L’adhésion à notre organisation vous assure également…
- Malgré le fait que le contrat prévoit un début des travaux à la date du…, nous observons avec étonnement et avons dû mal à comprendre les retards signalés par Monsieur……….
Le futur : étape numéro 3 du plan
Cette troisième et dernière partie clôture les deux premières en faisant état des conséquences à venir.
Soit l’on fait part de nos intentions, en tant qu’auteur de la lettre, et nous pouvons ainsi utiliser des expressions du type :
- Aujourd’hui, je m’occuperai personnellement de l’envoi des articles que vous avez demandés
- Nous sommes prêts à substituer… en tenant compte bien sûr de l’original.
- Veuillez vous rapprocher du guichet…..
Soit on fait part d’un souhait, en demandant ou en encourageant le destinataire à agir ou réagir. Nous pouvons avoir ainsi les formulations suivantes :
- Vous êtes invités à vous rapprocher du comptoir
- Je vous demande donc de faire appel à vos experts rapidement dans le but de…
- Votre promptitude pour régler cette situation est très attendue.
Le but sous-tendant l’écriture de cette lettre peut potentiellement être accompagné d’une argumentation :
- Vous ajusterez la situation au plus vite (objectif) selon les dispositions générales et spécifiques du contrat. (Argument)
- Pouvez-vous organiser ma livraison le plus rapidement possible ? (Objectif) Il est inutile de vous rappeler que la livraison doit se faire à la date prévue, au regard de vos conditions de vente. (Argument)
Une formule de politesse, indispensable pour clôturer votre lettre professionnelle !
Pour finir convenablement une lettre professionnelle, il est essentiel d’écrire une formule de politesse. Il s’agit en réalité d’une double formule de politesse, constituée d’une expression, mais aussi d’une formule de « pré-conclusion ».
Soit nous avons une formule de courtoisie, reflétant une certaine cordialité :
- Recevez par avance nos remerciements pour…
- Nous nous excusons pour cette situation inopinée
- Je serai toujours disponible pour en discuter lors d’une réunion
- Vous pouvez prendre contact avec nous à tout moment pour…
- Nous espérons que cette offre pourra satisfaire vos attentes et nous sommes bien sûr à votre disposition pour de plus amples informations.
Soit nous avons une formule de politesse :
- Nous vous demandons d’accepter, Madame, Monsieur, nos meilleures salutations.
- Veuillez croire, Monsieur, à l’expression de nos meilleurs sentiments.
- Veuillez accepter, Madame, nos meilleures salutations.
L’avantage de ce plan dans la rédaction d’une lettre professionnelle est d’une part sa sobriété dans l’écriture du contenu et d’autre part, sa simplicité de lecture vis-à-vis du destinataire. Par contre, ce plan chronologique n’est pas recommandé pour des contenus plus complexes et plus longs.
