നിങ്ങളുടെ ഇമെയിലുകൾ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നതിൽ നിങ്ങൾക്ക് വ്യക്തമായ ഒരു ദിനചര്യ ഇല്ലെങ്കിൽ, അവ പെട്ടെന്ന് ഗണ്യമായ സമയനഷ്ടത്തിന്റെ ഉറവിടമായി മാറും. മറുവശത്ത്, ഓർഗനൈസേഷൻ തലത്തിൽ ആവശ്യമായത് നിങ്ങൾ ചെയ്‌താൽ വായിക്കാത്ത ഡസൻ ഇമെയിലുകൾ നിങ്ങളെ ആക്രമിക്കാൻ അനുവദിക്കരുത്. ഒരു പ്രധാന ഇമെയിൽ നഷ്‌ടപ്പെടാനുള്ള സാധ്യതയിൽ നിന്നും നിങ്ങളുടെ മനസ്സിനെ മോചിപ്പിക്കാൻ കഴിയും. ഈ ലേഖനത്തിൽ തെളിയിക്കപ്പെട്ട നിരവധി കീഴ്‌വഴക്കങ്ങൾ പട്ടികപ്പെടുത്തിയിട്ടുണ്ട്. അവ സ്വീകരിക്കുന്നതിലൂടെ, നിങ്ങളുടെ മെയിൽബോക്സ് കൂടുതൽ വ്യക്തമായി മാനേജുചെയ്യാൻ നിങ്ങൾക്ക് കഴിയും.
ഒരു സമർപ്പിത ഫോൾഡറിലോ ഉപ ഫോൾഡറുകളിലോ ഏതെങ്കിലും ഇമെയിൽ സ്വപ്രേരിതമായി അല്ലെങ്കിൽ സ്വമേധയാ തരംതിരിക്കുക.
പ്രാധാന്യമനുസരിച്ച് നിങ്ങളുടെ ഇമെയിലുകൾ വേഗത്തിൽ അടുക്കാൻ അനുവദിക്കുന്ന രീതി ഇതാണ്. തീം, വിഷയം, സമയപരിധി എന്നിവ പ്രകാരം നിങ്ങളുടെ ഇമെയിലുകളെ തരംതിരിക്കാൻ നിങ്ങൾക്ക് തിരഞ്ഞെടുക്കാം. എല്ലാവരേയും മുതലെടുക്കുക എന്നതാണ് പ്രധാന കാര്യം സവിശേഷതകൾ നിങ്ങളുടെ മെയിലുകൾ പൂർണ്ണമായും പ്രവർ‌ത്തിക്കുന്ന രീതിയിൽ മാനേജുചെയ്യുന്നതിന് നിങ്ങളുടെ മെയിൽ‌ബോക്സിന്റെ. നിങ്ങൾക്ക് അനുയോജ്യമായ ഓർഗനൈസേഷൻ മോഡ് അനുസരിച്ച് ഫോൾഡറും സബ്ഫോൾഡറും ഉപയോഗിച്ച് ഒരു ഡയറക്ടറി സൃഷ്ടിച്ചുകഴിഞ്ഞാൽ. നിങ്ങളുടെ ഡെസ്‌കിലെ ഓരോ പേപ്പർ ഫയലുകളും പോലെ ഓരോ സന്ദേശത്തിനും നിങ്ങളുടെ മെയിൽ‌ബോക്സിൽ സ്ഥാനം ലഭിക്കും. അതിനാൽ, നിങ്ങളുടെ ഇമെയിലുകൾ പ്രോസസ്സ് ചെയ്യുന്നതിനുള്ള നിമിഷം കഴിഞ്ഞുകഴിഞ്ഞാൽ, നിങ്ങളുടെ ബാക്കി ജോലികളിൽ 100% ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കാൻ നിങ്ങൾക്ക് കഴിയും.
നിങ്ങളുടെ ഇമെയിലുകളുടെ പ്രോസസ്സിംഗിനായി ഒരു നിർദ്ദിഷ്ട സമയം ആസൂത്രണം ചെയ്യുക
തീർച്ചയായും, നിങ്ങൾ പ്രതികരിക്കേണ്ടതും നിങ്ങളിൽ നിന്നുള്ള ഉടനടി പ്രതികരണത്തിനായി കാത്തിരിക്കുന്ന സന്ദേശങ്ങൾ പ്രോസസ്സ് ചെയ്യുന്നതും ആയിരിക്കണം. ബാക്കിയുള്ളവർക്കായി, നിങ്ങളുടെ ഇമെയിലുകൾ സ്ഥിരമായ രീതിയിൽ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നതിന് ഏറ്റവും പ്രസക്തമായ നിമിഷം (കൾ) ആസൂത്രണം ചെയ്യുക. നിങ്ങളുടെ സൃഷ്ടിയുടെ പ്രോസസ്സിംഗിന് ആവശ്യമായ എല്ലാ ഘടകങ്ങളും തയ്യാറാക്കി ആരംഭിക്കുക. പേപ്പർ ഫയലുകൾ, സ്റ്റാപ്ലറുകൾ, പ്രിന്ററുകൾ, പരമാവധി ഏകാഗ്രത സുഗമമാക്കുന്നതിന് എല്ലാം സുഗമമായിരിക്കണം. നിങ്ങൾ തിരഞ്ഞെടുക്കുമ്പോൾ പ്രശ്‌നമില്ല. ഇപ്പോൾ നിങ്ങളുടെ മെയിൽബോക്സ് ഒരു പോസ്റ്റൽ സോർട്ടിംഗ് സെന്റർ പോലെ ഓർ‌ഗനൈസുചെയ്‌തു, കാര്യക്ഷമതയോടും വേഗതയോടും കൂടി നിങ്ങളുടെ ഇമെയിലുകൾ ശാന്തമായി പ്രോസസ്സ് ചെയ്യുന്നതിനുള്ള സാധ്യതയുണ്ട്.
അനാവശ്യമായ എല്ലാ വാർ‌ത്താക്കുറിപ്പുകളും ഇല്ലാതാക്കി നിങ്ങളുടെ മെയിൽബോക്സ് വൃത്തിയാക്കുക
താൽപ്പര്യമില്ലാത്ത വാർത്താക്കുറിപ്പുകളോ പരസ്യങ്ങളോ നിങ്ങളുടെ മെയിൽബോക്സ് നിരന്തരം പരാന്നഭോജികളാക്കുന്നുണ്ടോ? മറ്റെന്തിനെക്കാളും സ്പാം പോലെ തോന്നിക്കുന്ന ഈ വാർത്താക്കുറിപ്പുകളുടെ മെയിൽബോക്സ് ഒഴിവാക്കാൻ ശ്രദ്ധിക്കുക. നിങ്ങൾക്ക് കോൺക്രീറ്റ് ഒന്നും കൊണ്ടുവരാത്തതും വേഗത്തിൽ കൂടുതൽ ആക്രമണാത്മകമാകുന്നതുമായ ഈ മെയിലിംഗ് ലിസ്റ്റുകളിൽ നിന്ന് നിങ്ങൾ വ്യവസ്ഥാപിതമായി അൺസബ്‌സ്‌ക്രൈബുചെയ്യണം. പോലുള്ള ഉപകരണങ്ങൾ നിങ്ങൾക്ക് ഉപയോഗിക്കാം ക്ലീൻഫോക്സ് എവിടെ അൺറോൾമീ കുറച്ച് ക്ലിക്കുകളിൽ ആവശ്യമുള്ളത് ചെയ്യുക. ഒരു പ്രഭാതം എടുക്കാതെ, ഈ ഡിജിറ്റൽ മലിനീകരണം അവസാനിപ്പിക്കാൻ ഇത്തരത്തിലുള്ള പരിഹാരം നിങ്ങളെ വളരെയധികം സഹായിക്കും. ആയിരക്കണക്കിന് ഇമെയിലുകൾ താരതമ്യേന വേഗത്തിൽ പ്രോസസ്സ് ചെയ്യാൻ കഴിയും.
ഒരു യാന്ത്രിക പ്രതികരണം സജ്ജമാക്കുക
നിങ്ങൾ താമസിയാതെ വളരെക്കാലം അവധിക്കാലം ആഘോഷിക്കും. അവഗണിക്കപ്പെടാത്ത ഒരു വിശദാംശങ്ങൾ, നിങ്ങളുടെ മെയിൽ‌ബോക്സിന്റെ സ്വപ്രേരിത മറുപടി സജീവമാക്കി. ഇത് പ്രധാനപ്പെട്ട ഒന്നാണ്, അതിനാൽ നിങ്ങൾ ഇമെയിൽ വഴി പ്രൊഫഷണലായി ആശയവിനിമയം നടത്തുന്ന എല്ലാ ആളുകൾക്കും നിങ്ങളുടെ അഭാവത്തെക്കുറിച്ച് നന്നായി അറിയാം. ഒരു ഉപഭോക്താവിനോ വിതരണക്കാരനോ ക്ഷമ നഷ്ടപ്പെടുമ്പോൾ പല തെറ്റിദ്ധാരണകളും സാധ്യമാണ്, കാരണം ഈ സന്ദേശങ്ങൾക്ക് ഉത്തരം ലഭിച്ചിട്ടില്ല. നിങ്ങളുടെ അവധിക്കാലത്ത് യാന്ത്രികമായി അയയ്‌ക്കുന്ന ഒരു ഹ്രസ്വ സന്ദേശം ഉപയോഗിച്ച് ഇത് എളുപ്പത്തിൽ ഒഴിവാക്കാനാകും. അവധിക്കാലത്ത് നിന്ന് നിങ്ങൾ മടങ്ങിയെത്തിയ തീയതി സൂചിപ്പിക്കേണ്ടതുണ്ട്, ആവശ്യമെങ്കിൽ ഒരു സഹപ്രവർത്തകന്റെ ഇമെയിൽ എന്തുകൊണ്ട്.
നിങ്ങൾ പകർ‌ത്തുന്ന ഇമെയിലുകളുടെ എണ്ണം വർദ്ധിപ്പിക്കുക
കാർബൺ കോപ്പിയിലും (സിസി) അദൃശ്യ കാർബൺ കോപ്പിയിലും (സിസിഐ) അയച്ച ഇമെയിലുകൾ വ്യവസ്ഥാപിതമായി ഉപയോഗിക്കുന്നതിലൂടെ അനന്തമായ കൈമാറ്റങ്ങൾ വേഗത്തിൽ സൃഷ്ടിക്കാൻ കഴിയും. വിവരങ്ങൾ‌ക്കായി നിങ്ങളുടെ സന്ദേശം മാത്രം സ്വീകരിക്കേണ്ട ആളുകൾ‌ക്ക് ഇപ്പോൾ വ്യക്തത ആവശ്യമാണ്. മറ്റുള്ളവർക്ക് എന്തുകൊണ്ടാണ് ഈ സന്ദേശം ലഭിച്ചതെന്ന് ചിന്തിക്കുകയും അത് സമയം പാഴാക്കുന്നതായി ശരിയായി മനസ്സിലാക്കുകയും ചെയ്യുന്നു. ആരെയെങ്കിലും ലൂപ്പിൽ ഉൾപ്പെടുത്താനുള്ള തിരഞ്ഞെടുപ്പ് നടത്തുമ്പോൾ, നിങ്ങളുടെ ചോയ്‌സ് ശരിക്കും പ്രസക്തമാണെന്ന് ഉറപ്പാക്കുക. ഏതുവിധേനയും ആർക്കും അയച്ച സന്ദേശങ്ങൾ ഒഴിവാക്കണം.
ഒരു ഇമെയിലിന് നിയമപരമായ മൂല്യമുണ്ടെന്ന് ഓർമ്മിക്കുക
നിങ്ങളുടെ എല്ലാ ഇമെയിലുകളും കഴിയുന്നിടത്തോളം സൂക്ഷിക്കുക, അവയ്ക്ക് തെളിവുകളുടെ ശക്തി ഉണ്ട്, പ്രത്യേകിച്ചും വ്യാവസായിക ട്രൈബ്യൂണലിന്. നിങ്ങൾ കൈകൊണ്ട് എഴുതിയ ഒരു കത്തിന്റെ അതേ നിയമപരമായ മൂല്യത്തോടെ സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തിയിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ ഒരു ഇലക്ട്രോണിക് സന്ദേശം. എന്നാൽ സൂക്ഷിക്കുക, ഒരു ലളിതമായ സന്ദേശം പോലും ചിന്തിക്കാതെ അയച്ചു ഒരു സഹപ്രവർത്തകനോ ക്ലയന്റിനോ ഗുരുതരമായ പ്രത്യാഘാതങ്ങൾ ഉണ്ടാക്കും. ഒരു ഉപഭോക്താവ് തെളിയിക്കുകയാണെങ്കിൽ, ഡെലിവറിയിലോ മറ്റ് കാര്യങ്ങളിലോ നിങ്ങളുടെ പ്രതിജ്ഞാബദ്ധതയെ നിങ്ങൾ മാനിച്ചിട്ടില്ലെന്ന് ഇമെയിലിന് പിന്തുണയുണ്ട്. നിങ്ങളുടെ ബിസിനസ്സിനും നിങ്ങൾക്കും അനന്തരഫലങ്ങൾ നിങ്ങൾ വഹിക്കേണ്ടിവരും. വ്യാവസായിക ട്രൈബ്യൂണലുകളിലെന്നപോലെ വാണിജ്യ തർക്കങ്ങളിലും തെളിവ് "സ" ജന്യമാണ് "എന്ന് പറയപ്പെടുന്നു. അതായത് വിധികർത്താവാണ് തീരുമാനമെടുക്കുകയെന്നും അദ്ദേഹത്തിന്റെ ഇമെയിലുകൾ ചവറ്റുകുട്ടയിൽ ഇടുന്നതിനേക്കാൾ ശ്രദ്ധാപൂർവ്വം തരംതിരിക്കുന്നതാണ് നല്ലതെന്നും.
