Il est possible qu’on vous invite à un événement professionnel, mais que vous ne puissiez pas y assister. Dans ces cas-là, il faut bien évidemment en informer la personne qui vous a envoyé l’invitation, en formalisant votre refus par un email. Cet article vous donne quelques conseils pour rédiger un email de refus d’invitation à un événement professionnel.
Exprimer un refus
Lorsque vous recevez une invitation, vous attendez en général de savoir si vous êtes libre le jour J pour répondre oui ou non à votre interlocuteur. Dans le cas d’un refus, votre lettre doit être soignée pour ne pas donner l’impression que vous ne participez pas parce que l’événement ne vous intéresse pas.
Quelques conseils pour exprimer un refus par email
Notre premier conseil pour rédiger un email de refus en bonne et due forme est donc de justifier votre refus, sans forcément rentrer dans les détails, mais assez pour montrer à votre interlocuteur que votre refus est de bonne foi.
Commencez votre email par remercier votre interlocuteur de son invitation. Ensuite, justifiez votre refus. Tout au long de l’email, restez très poli et faites preuve de tact. Enfin, présentez des excuses et laissez une opportunité ouverte pour une prochaine fois (sans trop en faire).
Modèle d’email pour exprimer un refus
Voici un modèle d’email pour exprimer votre refus à une invitation professionnelle, à travers l’exemple d’une invitation à un petit-déjeuner de présentation de la stratégie de rentrée :
Objet : Invitation petit-déjeuner du [date].
Madame/Monsieur,
Je vous remercie pour votre invitation au petit-déjeuner de présentation de la stratégie de rentrée le [date]. Malheureusement, je ne pourrai y assister, car je serai ce matin-là en rendez-vous avec des clients. Je suis désolé de ne pouvoir être présent, car j’attendais avec impatience ce rendez-vous annuel de début d’année.
[Un collègue] pourra y participer à ma place et me faire le compte-rendu de ce qui se sera dit durant cette réunion informelle. Je reste à votre disposition pour une prochaine fois !
Bien cordialement,
[Signature]
