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Lorsque certains employés s'absentent  pour diverses raisons sans en avertir leur superviseur ou leur responsable, ils ne savent pas comment faire valoir leur point de vue. D'autres éprouvent aussi des difficultés pour demander un bref congé  quand ils ont un certain nombre de problèmes personnels à régler.

L’impact de votre absence dépend en grande partie de la nature de votre travail et de la politique en vigueur sur votre lieu de travail. Votre absence, surtout si elle n’est pas annoncée à l’avance, peut coûter très cher à votre organisation. Par conséquent, avant de prendre la décision de vous absenter, réfléchissez-y bien. Si cela doit se produire ou s’est produit, l’utilisation du courrier électronique pour présenter vos excuses où apporter des explications à votre supérieur est un excellent moyen de communiquer efficacement et rapidement.

Avant de rédiger un email de justification

Cet article a pour but de montrer comment un employé ayant une ou plusieurs raisons légitimes peut se justifier de son besoin de s’absenter ou de la raison pour laquelle il n’a pu être présent à son poste. En tant qu'employé, il est important que vous soyez sûr des conséquences possibles d'une absence sans autorisation. Il n’y a aucune garantie que votre email d’excuse reçoive une réponse favorable. De même, rien ne garantit que, lorsque vous écrivez un courrier électronique pour demander à pouvoir vous absenter du travail, il sera reçu de manière positive.

Toutefois, lorsque vous devez vous absenter pour des raisons urgentes et que vous ne parvenez pas à joindre votre patron, il est essentiel de rédiger dès que possible un courrier électronique contenant les raisons précises de cette absence. De même, lorsque vous savez à l’avance que vous devez régler d’importants problèmes personnels ou familiaux, il est sage de rédiger un courrier électronique contenant vos excuses pour la gêne occasionnée et quelques précisions si possible. Vous le faites dans l’espoir de limiter au maximum l’impact de votre vie personnelle sur votre emploi.

Enfin, assurez-vous de bien connaître la politique et le protocole de votre société sur la manière de vous absenter dans votre groupe. L'entreprise peut faire  certaines concessions en cas d'urgence et fournir un moyen de les gérer. Il y aura probablement une politique sur le nombre de jours à prévoir entre le moment où vous devrez faire votre demande et les jours ou vous serez absent.

Lignes directrices sur la rédaction de l’email

Utilisez un style formel

Cet email est officiel. Il devrait être écrit dans un style formel. En partant de la ligne d’objet jusqu’à la conclusion, tout doit être professionnel. Votre superviseur, ainsi que tous les autres intervenants, attendent de vous que vous exprimiez le sérieux de la situation  dans votre courrier électronique. Votre cas a plus de chance d'être entendu lorsque vous écrivez un courriel de ce type dans un style formel.

Envoyer le courriel tôt

Nous avons déjà souligné l’importance de respecter la politique de la société. Notez également que si vous devez rédiger un courrier électronique contenant une excuse professionnelle, il est important de le faire dès que possible. Ceci est particulièrement impératif lorsque vous avez été défaillant et que vous n’êtes pas venu travailler sans autorisation. Notifier votre patron tôt après une absence non justifiée peut vous éviter un avertissement. En le notifiant longtemps à l’avance du cas de force majeure dans lequel vous vous trouvez, vous aiderez l’entreprise à choisir un remplaçant approprié ou à prendre des dispositions.

Soyez concis avec les détails

Soyez bref. Vous n'avez pas besoin d'entrer dans les détails de ce qui s'est passé et qui vous à conduit à ne pas être là ou à vous absenter prochainement. Il suffit de mentionner les faits importants. Si vous demandez une autorisation à l'avance, indiquez-le ou les jours où vous avez l'intention de vous absenter. Soyez précis avec les dates, ne donnez pas d'estimation.

Offrez de l’assistance

Lorsque vous écrivez un email d'excuse pour vous absenter, assurez-vous de montrer que vous vous souciez de la productivité de l'entreprise. Il n'est pas correct de simplement dire que vous serez absent, proposez de faire quelque chose qui atténuera les effets de votre absence. Par exemple, vous pouvez le faire lorsque vous revenez ou parlez à un collègue pour vous remplacer. Certaines entreprises peuvent avoir des politiques telles que des déductions de salaire pour les jours d'absence. Par conséquent, essayez de bien comprendre la politique de l'entreprise et comment vous pouvez travailler avec cela.

Exemple de courriel 1 : Comment rédiger un email d'excuse (après que vous ayez manqué un jour de  travail)

Objet : Justificatif  absence du 19/11/2018

 Bonjour Monsieur Guillou,

 Veuillez accepter cet email en tant qu'avis officiel que je n’ai pu  être présent au travail le 19 novembre 2018 en raison d'un rhume. Liam et Arthur ont pris ma place en mon absence. Ils ont accompli toutes mes tâches assignées pour cette journée.

 Je m'excuse de n'avoir pu communiquer avec vous avant de quitter le travail. Je suis désolé s'il y a eu un inconvénient pour l'entreprise.

 J'ai joint mon certificat médical à cet email.

 S'il vous plaît, faites-moi savoir si vous avez besoin de plus amples informations.

 Merci de votre compréhension.

Cordialement,

 Ethan Gaudin

Exemple de courriel 2 : Comment rédiger un courriel d'excuse pour une absence futur à son poste

Objet : Gestion de mon jour d’absence le 17/12/2018

Chère Madame Pascal,

 Veuillez accepter cet e-mail comme notification officielle que je serai absent du travail le 17 décembre 2018. Je comparaîtrai en tant que témoin professionnel devant le tribunal ce jour-là. Je vous ai informé de ma convocation au tribunal la semaine dernière et de la nécessité impérative pour moi d'être présente.

 J'ai passé un accord avec Gabin Thibault du service informatique, qui est actuellement en permission pour me remplacer. Pendant les pauses au tribunal, je vais appeler pour savoir s'il a besoin d'aide.

 Je vous remercie.

 Cordialement,

 Emma Vallee