Dans cet article, nous vous expliquons comment rédiger un mail pour justifier un retard, que ce soit un retard le matin ou un retard dans les délais de rendu de votre travail.
Pourquoi justifier un retard ?
Il y a plusieurs occasions dans lesquelles vous serez amenés à justifier un retard. Cela peut être parce que vous êtes en retard au travail suite à un imprévu, ou parce que vous avez rendu un travail en retard. Dans tous les cas, il est important de justifier votre retard par des raisons valables et de vous excuser auprès de votre supérieur.
Rassurez-vous, un retard ne peut être motif de licenciement s’il est isolé ou occasionnel ! Cependant, il est quand même important de le justifier pour témoigner de votre bonne foi.
Quelques conseils pour justifier un retard par email
Lorsque vous justifiez un retard par email, vous devez appuyer votre justification pour qu’elle soit crédible, car vous n’avez pas la possibilité de convaincre par les expressions du visage.
Tout d’abord, il est important de commencer par vous excuser pour votre retard. Si le retard ne dépend pas de vous, il faut que votre supérieur le comprenne. Si le retard vient de vous, inutile de vous autoflageller, mais excusez-vous et précisez que vous ferez en sorte que cela ne se reproduise plus.
Ensuite, dans la mesure du possible, appuyez votre justification par une preuve matérielle. Si vous êtes en retard pour cause de rendez-vous médical (une prise de sang, par exemple), vous devriez pouvoir montrer un certificat médical. De même si vous avez rendu un travail en retard parce que vous n’aviez pas eu la réponse de votre interlocuteur plus tôt : joignez à votre email une copie de la réponse tardive.
Modèle d’email pour justifier un retard
Voici un modèle à suivre pour vous justifier d’un retard par email, si l’on prend l’exemple d’un rendez-vous médical qui a duré plus longtemps que prévu.
Objet : Retard pour cause de rendez-vous médical
Madame/Monsieur,
Je vous prie de bien vouloir excuser mon retard de ce matin.
J’avais pris rendez-vous pour un examen médical de routine à 8h, qui a duré plus longtemps que prévu. Veuillez trouver ci-joint l’attestation de cet examen.
J’espère que mon absence ne vous a pas posé de problèmes et je vous remercie de votre compréhension,
Bien cordialement,
[Signature électronique]
Voici en complément dix modèles à adapter à votre situation
Email 1 : Retard dû à un enfant malade
Bonjour [nom du supérieur hiérarchique],
Je souhaite par la présente m’excuser concernant mon retard du …..
Malheureusement, ce retard est dû à une situation exceptionnelle et indépendante de ma volonté, puisque mon enfant en bas âge est tombé gravement malade. J’ai été contraint(e) de l’emmener en urgence chez le médecin. J’ai essayé de faire mon maximum pour rattraper le coup et je suis arrivée avec… heures de retard.
Conscient(e) des difficultés que ce retard a pu occasionner, je tiens à vous présenter mes profondes excuses. Je n’hésiterai pas à rattraper rapidement le retard pris sur les dossiers en cours si nécessaire pour éviter tout désagrément.
Je vous prie de recevoir, Madame/Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.
[Signature électronique]
Email 2 : Retard d’un train
Bonjour [nom du supérieur hiérarchique],
Je me permets de vous écrire pour vous présenter mes excuses au sujet de mon retard de… heures du …….
En effet, ce jour-là, mon train a été supprimé lorsque je suis arrivée à la gare, sans aucune annonce préalable la veille ou avant le départ de mon domicile. Le retard du train a été causé par un bagage sur les voies de circulation, empêchant les trains de circuler pendant… heures.
Je m’excuse profondément de ce retard indépendant de ma volonté. Je ferai le nécessaire pour rattraper les heures perdues afin de finaliser les dossiers en cours et éviter de pénaliser toute l’équipe sur ce projet.
Je me tiens à votre entière disposition, et vous prie d’agréer l’expression de ma considération distinguée.
Cordialement,
[Signature électronique]
Email 3 : Retard dû à des bouchons
Bonjour [nom du supérieur hiérarchique],
Par la présente, je souhaite vous présenter mes excuses concernant mon retard à la réunion du …. qui devait avoir lieu à….. heures.
Ce jour-là, je suis resté(e) en effet coincé(e) dans les bouchons pendant… heures en raison d’un grave accident sur les voies de circulation. Plusieurs voies ont été fermées pour laisser passer les secours, ce qui a entrainé un gros ralentissement du trafic.
Je suis sincèrement désolée pour ce retard imprévu, je resterai un peu plus longtemps au bureau pour rattraper le temps perdu et prendre connaissance des sujets discutés pendant la réunion.
Je vous remercie par avance pour votre compréhension, et vous prie de croire en l’expression de mes salutations distinguées.
[Signature électronique]
Email 4 : Retard dû à la neige
Bonjour [nom du supérieur hiérarchique],
Je reviens vers vous concernant mon retard en date du…… de….. heures.
Le…/…/…. , il avait neigé pendant toute la nuit. A mon réveil, toutes les voies de circulation étaient devenues impraticables en raison de la quantité de neige et de l’absence de salage des routes.
J’ai essayé de venir malgré tout au bureau en transports en commun, mais aucun train ne circulait non plus car toutes les voies étaient enneigées. J’ai dû attendre jusqu’à… heures avant d’avoir un train.
Je souhaite m’excuser sincèrement pour cet imprévu, je ferai le nécessaire pour avancer sur le retard pris sur mon travail en raison de cet incident.
En espérant que cet incident ne vous a pas trop pénalisé, je vous prie d’agréer l’expression de mes salutations distinguées.
[Signature électronique]
Email 5 : Retard dû à un accident à vélo
Bonjour [nom du supérieur hiérarchique],
Je souhaite par ce message m’expliquer sur le retard que j’ai eu ce matin.
En effet, je viens chaque jour à vélo au travail. Aujourd’hui, en empruntant mon chemin habituel, une voiture m’a coupé la route et m’a dangereusement renversé. J’ai eu la cheville tordue et j’ai dû aller aux urgences pour quelques soins. Ce qui explique que j’ai dû m’absenter une bonne partie de la matinée, mais je suis venu(e) au travail directement depuis l’hôpital.
Aussi, je vous présente mes sincères excuses pour ce retard indépendant de ma volonté et pour le désagrément causé. J’avancerai sur le retard pris pour éviter de causer du préjudice à toute l’équipe.
Restant à votre disposition,
Cordialement,
[Signature électronique]
Email 6 : Retard de 45 mn dû à la fièvre
Bonjour [nom du supérieur hiérarchique],
Je souhaite vous présenter mes profondes excuses au sujet de mon retard du ….. de 45 minutes.
J’avais en effet de la fièvre dans la nuit du ….. J’ai pris un médicament mais le matin au réveil, j’avais une grosse migraine et me sentais encore un peu mal. J’ai attendu, quelques minutes de plus que habitude, que le mal passe avant de venir au travail dans de bonnes conditions.
Ce qui explique mon retard de 45 minutes pour lequel je tiens à m’excuser sincèrement. J’espère ne pas vous avoir causé préjudice. Je me permettrai de rester un peu plus tard ce soir pour rattraper ce retard.
Je vous remercie pour votre compréhension et me tiens à votre disposition.
[Signature électronique]
Email 7 : Retard en raison d’une panne de voiture
Bonjour [nom du supérieur hiérarchique],
En raison de la panne de ma voiture, je me permets de vous écrire pour vous prévenir que je serai en retard de…. minutes/heures ce matin.
En effet, j’ai dû la déposer au garage en urgence avant de venir prendre les transports en commun. J’espère arriver au bureau à… heures maximum.
Je m’excuse sincèrement pour le dérangement et je ferai le nécessaire pour compenser ce retard. Pour votre information, j’ai l’intention de vous faire parvenir le dossier à rendre aujourd’hui au plus tard à… heures.
Je vous remercie pour votre compréhension et je reste disponible par téléphone et par email jusqu’à ce que je sois arrivé(e) au bureau.
Cordialement,
[Signature électronique]
Email 8 : Retard dû à une réunion scolaire
Bonjour [nom du supérieur hiérarchique],
J’aimerais par ce court message m’excuser au sujet de mon retard de…. heures de ce matin.
Malheureusement, j’avais un rendez-vous urgent à l’école de mon enfant très tôt ce matin. Ce qui a mis un peu plus de temps que prévu. La réunion qui devait se dérouler de 7 h 30 à 8 h 15, s’est finalement terminée à…. heures. J’ai fait mon maximum pour arriver le plus rapidement possible au bureau.
Je vous prie de bien vouloir m’excuser pour cet incident. Je prendrai mes dispositions pour rattraper le retard pris sur les dossiers de la journée, en espérant ne pas avoir pénalisé l’équipe.
En vous remerciant pour votre compréhension,
Cordialement,
[Signature électronique]
Email 9 : Retard dû au réveil
Bonjour [nom du supérieur hiérarchique],
J’aimerais vous présenter mes excuses concernant mon retard de… minutes/heures.
En effet, ce matin-là, je n’ai pas entendu mon réveil sonner et j’ai raté le train que j’ai l’habitude de prendre pour me rendre au travail. Le prochain train était une demi-heure plus tard, ce qui explique ce long retard. Je m’excuse sincèrement pour cet incident qui arrive pour la première fois depuis plusieurs années.
Je compte bien m’assurer qu’une telle situation ne se reproduise plus à l’avenir, et rattraper mon retard en restant un peu plus tard aujourd’hui au bureau.
En espérant ne pas vous avoir trop porté importuné avec cet incident, je vous prie d’agréer l’expression de ma considération distinguée.
[Signature électronique]
Email 10 : Retard dû à une grève
Bonjour [nom du supérieur hiérarchique],
Je vous écris pour m’excuser de mon retard de…. le…..
En effet, une grève nationale était organisée ce jour-là au cours de laquelle les transports en commun et les automobilistes ne pouvaient circuler dans des conditions habituelles. Il était donc impossible pour moi de me rendre à l’heure au travail car je ne pouvais ni utiliser ma voiture, ni prendre les transports en commun.
Aussi, j’ai dû attendre que la situation revienne à peu près à la normale pour prendre le prochain train qui aller en direction de….
Je vous prie de bien vouloir m’excuser pour cet incident indépendant de ma volonté. Je vous ai déjà fait parvenir ma contribution au projet …. qui était à rendre pour aujourd’hui.
Restant à votre disposition pour en discuter,
[Signature électronique]
