Pengenalan yang kuat, pembangunan yang jelas dan kesimpulan yang menarik

Struktur ialah kunci kepada laporan e-mel yang berjaya dan berkesan. Sebelum menulis, luangkan masa untuk merancang kandungan anda mengikut rangka kerja 3 bahagian: pengenalan, pembangunan, kesimpulan.

Mulakan dengan pengenalan yang ringkas dan padat, idealnya frasa yang menggariskan tujuan utama laporan anda. Contohnya: "Pelancaran produk baharu kami bulan lepas menunjukkan hasil bercampur-campur yang perlu disiasat segera".

Teruskan dengan pembangunan berstruktur dalam 2 atau 3 bahagian, dengan sari kata bagi setiap bahagian. Setiap bahagian membangunkan aspek khusus laporan anda: penerangan tentang masalah yang dihadapi, penyelesaian pembetulan, langkah seterusnya, dsb.

Tulis perenggan pendek dan lapang, sampaikan kepada intipati. Sediakan bukti kuantiti, contoh konkrit. Gaya langsung dan tanpa tambahan akan menjadikan laporan e-mel anda lebih mudah dibaca.

Bertaruh pada kesimpulan yang menarik yang meringkaskan perkara utama dan membuka perspektif dengan mencadangkan tindakan masa depan atau menggalakkan respons daripada penerima anda.

Struktur 3 langkah ini - pengenalan, kandungan, kesimpulan - ialah format yang paling berkesan untuk laporan e-mel profesional dan berkesan. Dengan mengikuti amalan terbaik ini, penulisan anda akan memikat pembaca anda dari awal hingga akhir.

Gunakan tajuk deskriptif untuk menstruktur laporan anda

Sari kata adalah penting untuk memecah bahagian laporan e-mel anda secara visual. Ia membolehkan pembaca anda menavigasi dengan mudah ke perkara utama.

Tulis tajuk pendek (kurang daripada 60 aksara), tepat dan menggugah, seperti "Hasil jualan suku tahunan" atau "Cadangan untuk menambah baik proses kami".

Variasikan kepanjangan intertitle anda untuk mencergaskan bacaan. Anda boleh menggunakan formula afirmatif atau interogatif mengikut keperluan.

Tinggalkan baris kosong sebelum dan selepas setiap tajuk untuk menyerlahkannya dalam e-mel anda. Gunakan pemformatan Bold atau Italic untuk membezakannya secara visual daripada teks kandungan.

Pastikan tajuk anda menggambarkan kandungan yang diliputi dalam setiap bahagian dengan tepat. Pembaca anda sepatutnya boleh mendapatkan idea tentang subjek hanya dengan membaca intertitle.

Dengan menstrukturkan laporan e-mel anda dengan tajuk yang kemas, mesej anda akan mendapat kejelasan dan keberkesanan. Pembaca anda akan dapat pergi terus ke perkara yang menarik minatnya tanpa membuang masa.

Akhiri dengan ringkasan yang menarik

Kesimpulan anda bertujuan untuk menyelesaikan perkara utama dan memberi inspirasi kepada pembaca anda untuk mengambil tindakan selepas laporan anda.

Ringkaskan secara ringkas dalam 2-3 ayat perkara penting dan kesimpulan yang dibangunkan dalam badan e-mel. Serlahkan maklumat yang anda mahu pembaca anda ingat dahulu.

Anda boleh menggunakan kata kunci atau ungkapan tertentu daripada intertitle anda untuk mengingatkan struktur. Contohnya: "Seperti yang dinyatakan dalam bahagian mengenai keputusan suku tahunan, rangkaian produk baharu kami menghadapi kesukaran yang mesti diselesaikan dengan cepat".

Tamatkan dengan pembukaan kepada perkara seterusnya: meminta pengesahan, memanggil mesyuarat, susulan untuk jawapan... Kesimpulan anda seharusnya merangsang pembaca anda untuk bertindak balas.

Gaya tegas dan frasa inklusif seperti "Sekarang kita mesti..." memberikan rasa komitmen. Kesimpulan anda adalah strategik dalam memberikan perspektif kepada laporan anda.

Dengan menjaga pengenalan dan kesimpulan anda, dan dengan menstrukturkan pembangunan anda dengan intertitle yang kuat, anda menjamin laporan yang profesional dan berkesan melalui e-mel, yang akan mengetahui cara menarik perhatian pembaca anda dari awal hingga akhir.

Berikut ialah contoh fiksyen laporan e-mel berdasarkan petua editorial yang dibincangkan dalam artikel:

Subjek: Laporan – Analisis Jualan S4

Helo [Nama pertama penerima],

Keputusan bercampur-campur jualan kami pada suku terakhir membimbangkan dan memerlukan tindakan pembetulan pantas di pihak kami.

Jualan dalam talian kami jatuh sebanyak 20% berbanding suku sebelumnya, dan berada di bawah objektif kami untuk musim puncak. Begitu juga, jualan dalam kedai meningkat hanya 5%, sementara kami menyasarkan pertumbuhan dua angka.

Punca prestasi yang lemah

Beberapa faktor menjelaskan keputusan yang mengecewakan ini:

  • Trafik turun 30% di laman web dalam talian
  • Perancangan inventori dalam stor yang lemah
  • Kempen pemasaran Krismas yang tidak berkesan

Cadangan

Untuk bangkit semula dengan cepat, saya mencadangkan tindakan berikut:

  • Reka bentuk semula tapak web dan pengoptimuman SEO
  • Perancangan inventori awal untuk 2023
  • Kempen disasarkan untuk meningkatkan jualan

Saya sedia membantu anda untuk membentangkan pelan tindakan terperinci pada mesyuarat kami minggu depan. Kami perlu bertindak balas dengan cepat untuk kembali kepada pertumbuhan jualan yang sihat pada tahun 2023.

Yang ikhlas,

[Tandatangan web anda]

[/kotak]