Tinjorax l-importanza tal-firem professjonali

Żball komuni li sar meta tuża Gmail għan-negozju huwa li tinjora l-importanza ta 'firma professjonali. Firma mfassla tajjeb u kompluta tista' ssaħħaħ il-kredibilità tiegħek mal-interlokuturi tiegħek u tikkontribwixxi għal immaġni aħjar tal-kumpanija tiegħek.

Biex toħloq firma professjonali, kun żgur li tinkludi l-isem u l-kunjom tiegħek, il-pożizzjoni, l-isem tal-kumpanija, l-informazzjoni ta 'kuntatt (telefon, email) u possibbilment link għall-profil tiegħek LinkedIn. Mess grafiku, bħal logo, jista 'jiżdied ukoll biex issaħħaħ l-identità viżwali tal-kumpanija tiegħek.

Ukoll, tinsiex tippersonalizza l-firma tiegħek biex tkun adattata lir-riċevituri tiegħek. Pereżempju, jekk tiskambja emails ma’ klijenti internazzjonali, tista’ żżid verżjoni bl-Ingliż tal-firma tiegħek biex tiffaċilita l-komunikazzjoni u tevita nuqqas ta’ ftehim.

Evita emails twal iżżejjed u attachments goffi

Żball ieħor komuni fl-użu tal-Gmail għan-negozju huwa li tibgħat emails twal wisq jew attachments kbar. Dan jista' mhux biss jiskoraġġixxi lill-interlokuturi tiegħek milli jaqraw il-messaġġi tiegħek, iżda wkoll iħammeġ l-inboxes tagħhom u jikkunsmaw spazju għall-ħażna.

Biex tevita dan, ipprova żomm l-emails konċiżi u strutturati tiegħek bl-użu ta’ paragrafi qosra u titoli ċari. Jekk għandek bżonn taqsam fajls kbar, uża għodod bħal Google Drive jew Dropbox biex tgħaqqad mad-dokumenti tiegħek aktar milli tehmeżhom direttament mal-emails tiegħek.

Fl-aħħarnett, ftakar li tikkompressa l-fajls tiegħek qabel ma tibgħathom, speċjalment jekk ikun fihom stampi jew vidjows. Dan inaqqas id-daqs tagħhom u jagħmilhom aktar faċli biex iniżżlu r-riċevituri tiegħek.

Oqgħod attent għall-privatezza u s-sigurtà tal-emails tiegħek

Is-sigurtà u l-kunfidenzjalità huma essenzjali fid-dinja professjonali. Żball magħmul bil-Gmail fin-negozju jista' jkollu konsegwenzi serji fuq il-karriera tiegħek u r-reputazzjoni tal-kumpanija tiegħek. Biex tevita dawn il-problemi, segwi dawn il-pariri bażiċi biex jiggarantixxu s-sigurtà tal-komunikazzjonijiet tiegħek bl-e-mail:

  1. Dejjem uża passwords b'saħħithom u uniċi għall-kont tal-Gmail tiegħek. Ibdelhom regolarment u tużax l-istess password għal servizzi online differenti.
  2. Ippermetti l-awtentikazzjoni b'żewġ fatturi (2FA) biex ittejjeb is-sigurtà tal-kont tiegħek. Dan iżid saff addizzjonali ta' protezzjoni billi jeħtieġ kodiċi ta' verifika mibgħut lill-mowbajl tiegħek mal-login.
  3. Oqgħod attent għal emails ta' phishing u attentati ta' scam. Tikklikkjax fuq links suspettużi u qatt ma tagħti l-informazzjoni personali jew tan-negozju tiegħek permezz tal-email.
  4. Uża l-karatteristika "Modalità Kunfidenzjali" tal-Gmail biex tibgħat emails sensittivi. Dan jippermettilek li tiffissa data ta' skadenza għall-messaġġi tiegħek u tipproteġihom b'password.

Billi ssegwi dawn il-pariri, tevita żbalji komuni mal-Gmail fin-negozju u tiżgura s-suċċess professjonali tiegħek.