तपाईंको उद्देश्यमा अनुकूलित मानक मोडेल पहिचान गर्नुहोस्
त्यहाँ विभिन्न मानक इमेल रिपोर्ट टेम्प्लेटहरू व्यापारमा प्रयोग गरिन्छ। तपाईंको रिपोर्टको उद्देश्यमा आधारित सही ढाँचा छनोट गर्नु तपाईंको सन्देश स्पष्ट र प्रभावकारी रूपमा बताउन आवश्यक छ।
साप्ताहिक वा मासिक रिपोर्ट जस्ता नियमित अनुगमन प्रतिवेदनका लागि, मुख्य तथ्याङ्कहरू (बिक्री, उत्पादन, इत्यादि) भएको तालिका संरचना रोज्नुहोस्।
बजेट वा स्रोत अनुरोधको लागि, परिचय, तपाईंको विस्तृत आवश्यकता, तर्क र निष्कर्ष सहितको भागहरूमा संरचित फाइल लेख्नुहोस्।
तत्काल प्रतिक्रिया आवश्यक पर्ने संकटको अवस्थामा, समस्या, परिणाम र कार्यहरूलाई केही स्तब्ध वाक्यहरूमा सूचीबद्ध गरेर प्रत्यक्ष र शक्तिशाली शैलीमा शर्त लगाउनुहोस्।
मोडेल जस्तोसुकै होस्, पढ्नको लागि सहजताका लागि इन्टरटाइटल, बुलेटहरू, टेबलहरूसँग ढाँचामा ध्यान दिनुहोस्। तलका ठोस उदाहरणहरूले तपाईंलाई व्यावसायिक र प्रभावकारी इमेल रिपोर्टहरूको लागि प्रत्येक अवस्थाको लागि उत्तम ढाँचा छनोट गर्न मद्दत गर्नेछ।
तालिकाको रूपमा नियमित अनुगमन रिपोर्ट
नियमित अनुगमन प्रतिवेदन, उदाहरणका लागि मासिक वा साप्ताहिक, मुख्य डाटा हाइलाइट गर्ने स्पष्ट र सिंथेटिक संरचना चाहिन्छ।
तालिकामा रहेको ढाँचाले महत्त्वपूर्ण सूचकहरू (बिक्री, उत्पादन, रूपान्तरण दर, आदि) केही सेकेन्डमा व्यवस्थित र पढ्न सकिने तरिकामा प्रस्तुत गर्न सम्भव बनाउँछ।
तपाईको तालिकालाई ठीकसँग शीर्षक दिनुहोस्, उदाहरणका लागि "अनलाइन बिक्रीको विकास (मासिक कारोबार २०२२)"। एकाइहरू उल्लेख गर्न सम्झनुहोस्।
तपाईंले सन्देशलाई सुदृढ पार्न ग्राफिक्स जस्ता भिजुअल तत्वहरू समावेश गर्न सक्नुहुन्छ। सुनिश्चित गर्नुहोस् कि डाटा सही छ र गणना सही छ।
प्रत्येक तालिका वा ग्राफलाई 2-3 वाक्यहरूमा प्रमुख प्रवृत्ति र निष्कर्षहरूको विश्लेषण गर्ने छोटो टिप्पणीको साथ।
तालिका ढाँचाले तपाईंको प्रापकलाई आवश्यक कुराहरू छिटो पढ्न सजिलो बनाउँछ। यो कुञ्जी डाटाको सारांश प्रस्तुतीकरण आवश्यक नियमित निगरानी रिपोर्टहरूको लागि आदर्श हो।
संकटको अवस्थामा प्रभावकारी इ-मेल
एक आपतकालीन अवस्थामा द्रुत प्रतिक्रिया आवश्यक छ, छोटो, punchy वाक्य को रूप मा एक रिपोर्ट को लागी रोज्नुहोस्।
सुरुबाट समस्या घोषणा गर्नुहोस्: "हाम्रो सर्भर आक्रमण पछि बन्द छ, हामी अफलाइन छौं"। त्यसपछि प्रभावको विवरण दिनुहोस्: हराएको कारोबार, प्रभावित ग्राहकहरू, आदि।
त्यसपछि क्षतिलाई सीमित गर्नका लागि गरिएका कार्यहरूको सूची बनाउनुहोस्, र ती तुरुन्त कार्यान्वयन गरिनेछ। थिच्ने प्रश्न वा अनुरोधको साथ अन्त्य गर्नुहोस्: "के हामी 48 घण्टा भित्र सेवा पुनर्स्थापना गर्न थप स्रोतहरूमा भरोसा गर्न सक्छौं?"
संकटमा, कुञ्जी भनेको केही सीधा वाक्यहरूमा कठिनाइहरू, परिणामहरू, र जवाफहरूको बारेमा द्रुत रूपमा सूचित गर्नु हो। तपाईंको सन्देश संक्षिप्त र गतिशील हुनुपर्छ। यस प्रकारको आपतकालीन इमेल रिपोर्टको लागि punchy शैली सबैभन्दा प्रभावकारी छ।
उदाहरण १: विस्तृत मासिक बिक्री प्रतिवेदन
कृपया हाम्रो मार्च बिक्रीको विस्तृत रिपोर्ट तल फेला पार्नुहोस्:
- इन-स्टोर बिक्री
इन-स्टोर बिक्री गत महिनाको तुलनामा € 5 मा 1% कम थियो। यहाँ विभाग द्वारा विकास छ:
- घरेलु उपकरणहरू: €550 को कारोबार, स्थिर
- DIY विभाग: €350 को कारोबार, 000% तल
- बगैचा खण्ड: €300 को कारोबार, 000% तल
- भान्सा विभाग: €50 को कारोबार, 000% माथि
यस महिनाको प्रतिकूल मौसमले बगैंचा विभागमा गिरावट आएको हो। भान्सा विभागमा उत्साहजनक वृद्धिलाई ध्यान दिनुहोस्।
- अनलाइन बिक्री
हाम्रो वेबसाइटमा बिक्री € 900 मा स्थिर छ। मोबाइलको शेयर अनलाइन बिक्रीको 000% मा बढ्यो। हाम्रो नयाँ वसन्त संग्रहको लागि फर्निचर र सजावटको बिक्री तीव्र रूपमा बढेको छ।
- मार्केटिङ कार्यहरू
हजुरआमाको दिनको लागि हाम्रो इमेल अभियानले भान्सा विभागमा €20 को अतिरिक्त कारोबार उत्पन्न गर्यो।
इन्टेरियर डिजाइन वरिपरि सामाजिक सञ्जालहरूमा हाम्रो सञ्चालनहरूले पनि यस खण्डमा बिक्री बढायो।
- निष्कर्ष
स्टोरहरूमा थोरै गिरावट भए पनि, हाम्रो बिक्रीहरू ठोस रहन्छन्, ई-वाणिज्य र लक्षित मार्केटिङ सञ्चालनहरूद्वारा संचालित। हामीले बगैंचा विभागमा मौसमी गिरावटको क्षतिपूर्ति गर्न सजावट र फर्निचरमा हाम्रो प्रयास जारी राख्नुपर्छ।
म कुनै पनि स्पष्टीकरणको लागि तपाईंको निपटानमा छु।
ईमानदारी देखि,
जीन डुपोन्ट विक्रेता पूर्वी क्षेत्र
दोस्रो उदाहरण: नयाँ उत्पादन लाइनको सुरुवातको लागि अतिरिक्त बजेट अनुरोध
जुन 2024 मा निर्धारित उत्पादनहरूको हाम्रो नयाँ दायराको सुरुवातको भागको रूपमा तपाईंबाट थप बजेट अनुरोध गर्न पाउँदा मलाई सम्मान छ।
यस रणनीतिक परियोजनाले हाम्रो प्रस्तावलाई अर्गानिक उत्पादनहरूको उछाल खण्डमा विस्तार गर्ने लक्ष्य राखेको छ, जहाँ माग प्रति वर्ष २०% ले बढिरहेको छ, १५ थप सन्दर्भहरू प्रदान गरेर।
यस प्रक्षेपणको सफलताको ग्यारेन्टी गर्न, थप स्रोतहरू परिचालन गर्न आवश्यक छ। यहाँ मेरा संख्यात्मक प्रस्तावहरू छन्:
- टोलीको अस्थायी सुदृढीकरण:
- प्याकेजिङ्ग र प्राविधिक कागजातलाई अन्तिम रूप दिन 2 महिनामा 6 पूर्ण-समय विकासकर्ताहरूको भर्ती (लागत: €12000)
- वेब अभियान (3€) को लागी 8000 महिना को लागी एक डिजिटल मार्केटिंग एजेन्सी को समर्थन
- मार्केटिङ अभियान:
- सामाजिक सञ्जालहरूमा हाम्रा प्रकाशनहरू प्रायोजित गर्न मिडिया बजेट (5000€)
- इमेलहरू सिर्जना र पठाउने: ग्राफिक डिजाइन, 3 अभियानहरूको लागि ढुवानी लागत (7000€)
- उपभोक्ता परीक्षण:
- उत्पादनहरूमा प्रतिक्रिया सङ्कलन गर्न उपभोक्ता प्यानलहरूको संगठन (4000€)
यो रणनीतिक प्रक्षेपणको सफलताको लागि आवश्यक मानव र मार्केटिङ स्रोतहरू प्रयोग गर्न कुल €36 हो।
हाम्रो अर्को बैठकमा छलफल गर्न म तपाईंको निपटानमा छु।
तपाईंको फिर्ती पेन्डि,,
भवदीय,
जीन डुपोन्ट
परियोजना प्रबन्ध
तेस्रो उदाहरण: बिक्री विभाग मासिक गतिविधि रिपोर्ट
कृपया मार्च महिनाको लागि हाम्रो बिक्री विभागको गतिविधि रिपोर्ट तल फेला पार्नुहोस्:
- सम्भावित भ्रमणहरू: हाम्रा बिक्री प्रतिनिधिहरूले हाम्रो ग्राहक फाइलमा पहिचान गरिएका 25 सम्भावनाहरूलाई सम्पर्क गरे। 12 नियुक्तिहरू तय गरिएको छ।
- प्रस्तावहरू पठाइयो: हामीले हाम्रो सूचीबाट प्रमुख उत्पादनहरूमा 10 व्यावसायिक प्रस्तावहरू पठाएका छौं, जसमध्ये 3 पहिले नै रूपान्तरण भइसकेका छन्।
- ट्रेड शो: एक्सपोफार्म शोमा हाम्रो स्ट्यान्डले लगभग 200 सम्पर्कहरूलाई आकर्षित गर्यो। हामीले ती मध्ये 15 लाई भविष्यमा नियुक्तिहरूमा रूपान्तरण गरेका छौं।
- तालिम: हाम्रो नयाँ सहयोगी लीनाले हाम्रा उत्पादनहरू र बिक्री पिचहरूसँग आफूलाई परिचित गराउन मार्कसँग एक हप्ताको फिल्ड प्रशिक्षण पछ्याइन्।
- उद्देश्यहरू: एक महिनामा 20 नयाँ अनुबंधहरूको हाम्रो व्यावसायिक उद्देश्य हासिल भएको छ। कारोबार रकम € 30 उत्पन्न भयो।
हामी हाम्रो ग्राहक सूची विकास गर्न हाम्रो प्रयास जारी राख्छौं, मलाई आफ्नो सिफारिसहरू पठाउन नहिचकिचाउनुहोस्।
ईमानदारी देखि,
जीन डुपोन्ट बिक्री प्रबन्धक
उदाहरण चार: विस्तृत साप्ताहिक गतिविधि रिपोर्ट - सुपरमार्केट बेकरी
कृपया मार्च 1-7 को हप्ताको लागि हाम्रो बेकरीको विस्तृत गतिविधि रिपोर्ट तल फेला पार्नुहोस्:
उत्पादन:
- हामीले प्रति दिन औसत 350 परम्परागत baguettes उत्पादन गर्यौं, हप्तामा कुल 2100 को लागि।
- समग्र भोल्युम 5% बढेको छ हाम्रो नयाँ ओभनको लागि धन्यवाद, जसले हामीलाई बढ्दो माग पूरा गर्न अनुमति दिन्छ।
- हाम्रो विशेष रोटीको दायराको विविधीकरण (ग्रामीण, सम्पूर्ण अनाज, अनाज) फल फलिरहेको छ। हामीले यस हप्ता 750 पकायौं।
बिक्री:
- समग्र कारोबार 2500€ छ, गत हप्ताको तुलनामा स्थिर।
- भिनिज पेस्ट्रीहरू हाम्रो सबैभन्दा राम्रो बिक्रेता (€680), खाजा सूत्र (€550) र परम्परागत रोटी (€430) पछि छन्।
- आइतवार बिहान बिक्री विशेष रूपमा बलियो थियो (€ 1200 को कारोबार) विशेष ब्रंच प्रस्ताव को लागी धन्यवाद।
आपूर्ति:
- 50kg पीठो र 25kg मक्खन को स्वागत। स्टकहरू पर्याप्त छन्।
- अर्को हप्ताको लागि अण्डा र खमीर अर्डर गर्ने बारे सोच्दै।
कर्मचारी:
- जुली अर्को हप्ता छुट्टीमा हुनेछ, म तालिकाहरू पुनर्गठन गर्नेछु।
- बास्टिनलाई धन्यवाद जसले बिक्रीको लागि ओभरटाइम प्रदान गर्दछ।
समस्याहरू:
- मंगलबार बिहान सिक्का मेकानिजम बिग्रियो, दिउँसो इलेक्ट्रिशियनले मर्मत गर्यो।
ईमानदारी देखि,
जीन डुपोन्ट प्रबन्धक
पाँचौं उदाहरण: तत्काल समस्या - लेखा सफ्टवेयर खराबी
आज बिहान, हाम्रो लेखा सफ्टवेयरमा इनभ्वाइसहरू प्रविष्टि गर्न र सामान्य खाताको अनुगमन रोक्न बगहरू छन्।
हाम्रो IT सेवा प्रदायक, जसलाई मैले सम्पर्क गरें, हालैको अद्यावधिक प्रश्नमा छ भनी पुष्टि गर्दछ। तिनीहरू एक फिक्स मा काम गर्दै छन्।
यस बीचमा, हामीलाई लेनदेन रेकर्ड गर्न असम्भव छ र नगद अनुगमन अवरुद्ध छ। हामी धेरै छिट्टै पछाडि पर्ने जोखिम चलाउँछौं।
अस्थायी रूपमा समस्या समाधान गर्न:
- तपाईंको इनभ्वाइसहरू/व्ययहरू आपतकालीन एक्सेल फाइलमा लेख्नुहोस् जुन मैले पुन: प्राप्त गर्नेछु
- ग्राहक सोधपुछको लागि, खाताहरू प्रत्यक्ष प्रमाणित गर्न मलाई कल गर्नुहोस्
- म तपाईंलाई प्रगति बारे जानकारी गराउन सक्दो गर्छु।
हाम्रो सेवा प्रदायक पूर्ण रूपमा परिचालन गरिएको छ र अधिकतम 48 घण्टा भित्र यो समस्या समाधान गर्ने आशा गर्दछ। मलाई थाहा छ कि यो खराबी खराब छ, तपाईंको समझको लागि धन्यवाद। कृपया मलाई कुनै पनि अत्यावश्यक समस्याहरूको बारेमा थाहा दिनुहोस्।
भवदीय,
जीन डुपोन्ट लेखाकार
