Przedstawiamy Gmaila dla Firm (Google Workspace)
Gmail Enterprise, aplikacja zawarta w Google Workspace to znacznie więcej niż prosta usługa e-mail. Jest to kompletne narzędzie oferujące szereg funkcji ułatwiających komunikację, współpracę i zarządzanie czasem w firmie. Jednak aby w pełni wykorzystać te funkcje, Twoi współpracownicy muszą zrozumieć, jak one działają i jak efektywnie z nich korzystać. Jako trener wewnętrzny, właśnie tam wchodzisz.
Ta pierwsza część naszego kompletnego przewodnika po Gmailu Enterprise zawiera przegląd głównych funkcji Gmaila Enterprise i ich przydatności w kontekście zawodowym.
wiadomości : Sercem Gmaila Enterprise jest jego usługa e-mail. Umożliwia wysyłanie i odbieranie wiadomości e-mail, ale oferuje także wiele innych funkcji, takich jak możliwość tworzenia etykiet w celu uporządkowania wiadomości e-mail, używania filtrów do automatyzacji niektórych działań i konfigurowania automatycznych odpowiedzi.
Kalendarz : wbudowany kalendarz Gmail Enterprise pozwala planować spotkania, ustawiać przypomnienia dla siebie i sprawdzać, kiedy Twoi współpracownicy są dostępni. Możesz nawet utworzyć wiele kalendarzy dla różnych aspektów swojej pracy.
Dysk Google : Dysk Google, część Google Workspace, umożliwia przechowywanie, udostępnianie i współpracę nad dokumentami, arkuszami kalkulacyjnymi i prezentacjami. Możesz udostępniać pliki lub całe foldery współpracownikom i wspólnie pracować nad dokumentami w czasie rzeczywistym.
Czatuj i spotykaj się : Gmail dla Firm zawiera również Google Chat i Google Meet, które umożliwiają komunikację ze współpracownikami za pomocą wiadomości błyskawicznych, połączeń głosowych lub wideokonferencji.
Wszystkie te funkcje są dostępne z konta Gmail, dzięki czemu Gmail dla Firm jest zarówno wydajny, jak i wygodny. W kolejnych sekcjach tego przewodnika przyjrzymy się szczegółowo każdej z tych funkcji, dostarczając praktycznych wskazówek, jak skutecznie z nich korzystać podczas treningu.
Zaawansowane funkcje Gmaila dla Firm
Po omówieniu podstaw Gmaila Enterprise nadszedł czas, aby przejść do niektórych zaawansowanych funkcji, dzięki którym to narzędzie jest tak wydajne. Opanowanie ich może pomóc Twoim współpracownikom wydajniej pracować i zaoszczędzić czas każdego dnia.
1. Skróty klawiaturowe : Gmail Enterprise oferuje szereg Skróty klawiszowe które pozwalają szybko poruszać się po skrzynce odbiorczej i wykonywać różne czynności bez konieczności używania myszki. Na przykład naciskając „c” możesz utworzyć nową wiadomość e-mail, a naciskając „e” możesz zarchiwizować wybraną wiadomość e-mail. Pełną listę skrótów klawiaturowych znajdziesz w Pomocy Gmaila.
2. Sugerowane odpowiedzi i sprytne pisanie : te funkcje, obsługiwane przez sztuczną inteligencję Google, mogą pomóc w szybszym pisaniu e-maili. Sugerowane odpowiedzi oferują krótkie odpowiedzi na e-maile, a Smart Compose oferuje zdania dla uzupełnij te które piszesz.
3. Funkcjonalność delegacji : Dzięki tej funkcji możesz przyznać innej osobie uprawnienia do zarządzania Twoją skrzynką odbiorczą. Może to być szczególnie przydatne dla osób, które otrzymują dużo e-maili i potrzebują pomocy w zarządzaniu nimi.
4. Integracje : Gmail dla Firm można zintegrować z wieloma innymi aplikacjami, w tym aplikacjami firm innych niż Google. Na przykład możesz zintegrować Gmaila z menedżerem zadań lub CRM, aby śledzić e-maile związane z określonymi projektami lub klientami.
Szkoląc współpracowników w zakresie tych zaawansowanych funkcji, pomożesz im w pełni wykorzystać możliwości Gmaila dla Firm i zwiększyć ich produktywność. W następnej sekcji omówimy sprawdzone metody szkolenia z Gmail Enterprise.
Strategie skutecznego szkolenia z Gmaila dla przedsiębiorstw
Teraz, gdy masz już solidną wiedzę na temat podstawowych i zaawansowanych funkcji Gmaila Enterprise, nadszedł czas, aby zastanowić się, jak skutecznie przekazać tę wiedzę współpracownikom. Oto kilka strategii, które możesz przyjąć:
1. Szkolenie praktyczne : najlepszym sposobem nauczenia się korzystania z narzędzia takiego jak Gmail dla Firm jest zrobienie tego samodzielnie. Kiedy szkolisz swoich współpracowników, pamiętaj, aby dać im dużo czasu na samodzielne zapoznanie się z funkcjami Gmaila i przećwiczenie konkretnych zadań, które będą musieli wykonywać w codziennej pracy.
2. Korzystaj z zewnętrznych zasobów szkoleniowych : w Internecie dostępnych jest wiele zasobów, które mogą pomóc Twoim współpracownikom w nauce korzystania z Gmaila dla Firm. Google oferuje np centrum szkoleniowe który szczegółowo opisuje wszystkie funkcje Gmaila. Na YouTube dostępne są również bezpłatne filmy szkoleniowe, takie jak te na kanale WINDTOPIC.
3. Sesje pytań i odpowiedzi : Organizuj regularne sesje pytań i odpowiedzi, podczas których współpracownicy mogą zadawać pytania dotyczące funkcji Gmaila, których nie rozumieją, lub problemów, które napotykają. To świetna okazja, aby udzielić spersonalizowanych odpowiedzi i zająć się konkretnymi problemami, które pojawiają się w Twojej firmie.
4. Zachęcaj do samodzielnej nauki : zachęcaj współpracowników do samodzielnego poznawania Gmaila Enterprise i próbowania samodzielnego rozwiązywania problemów, zanim poproszą Cię o pomoc. Pomoże im to rozwinąć pewność siebie i stać się bardziej niezależnymi.
Wdrażając te strategie, możesz pomóc swoim współpracownikom opanować Gmaila Enterprise i uczynić go cennym narzędziem w ich pracy. Powodzenia w treningu!
