Há muitas ocasiões em que sua empresa será levaram a enviar uma carta de reclamação, seja como parte de contas a pagar, um pedido de indemnização ou de reembolso para produtos não conformes a partir de um fornecedor, etc. . Neste artigo, fornecemos os dois modelos de e-mail de reclamação mais comuns.

Modelo de e-mail para reivindicar o pagamento de uma fatura

Reclamar de faturas não pagas é o tipo mais comum de reclamação dentro das empresas. Esse tipo de e-mail deve ser muito específico e contextualizado o suficiente para que o interlocutor entenda imediatamente o que é - isso evitará idas e vindas, principalmente com interlocutores que tentam adiar a data de pagamento!

Se o email de reclamação for o primeiro lembrete enviado, será um aviso formal. É, portanto, parte de uma estrutura legal e deve ser bem cuidada caso o caso deva ir mais longe, porque pode servir como evidência.

Aqui está um modelo de e-mail para reivindicar uma fatura não paga:

Assunto: Aviso formal para fatura em atraso

Sir / Madam,

Exceto erro ou omissão de nossa parte, não recebemos o pagamento de sua fatura com data de [data], no valor de [valor devido] e vencido em [data de vencimento].

Pedimos a gentileza de pagar esta fatura o mais rápido possível, bem como o pagamento atrasado. Por favor, encontre em anexo a fatura em questão, mais as multas por atraso calculadas de acordo com o artigo L.441-6 2008 lei 776-4 agosto 2008.

Enquanto aguardamos sua regularização, permanecemos à sua disposição para qualquer dúvida referente a essa fatura.

Aceite, Senhor / Senhora, a expressão de nossas sinceras saudações,

[Assinatura] "

Modelo de e-mail para reivindicar compensação ou reembolso

É comum que uma empresa tenha que reclamar uma indemnização ou reembolso, seja ao seu fornecedor ou a um parceiro externo. As causas são múltiplas: atraso no transporte no contexto de uma viagem de negócios, um produto não conforme ou chegado em mau estado, um acidente ou qualquer outro dano pode justificar a escrita de tal e-mail.

Qualquer que seja a origem do problema, a estrutura do email de reclamação será sempre a mesma. Comece expondo o problema e a natureza do dano antes de apresentar sua solicitação. Sinta-se à vontade para citar uma disposição legal para apoiar sua solicitação.

Propomos um modelo de e-mail de reclamação endereçado a um fornecedor no caso de um produto não-conforme em suas dimensões.

Assunto: Solicitação de reembolso para produto não compatível

Sir / Madam,

Como parte do contrato [designação ou número do contrato] que vincula sua empresa à nossa, solicitamos [quantidade + nome do produto] a partir de [data], por um valor total de [quantidade de pedido].

Recebemos os produtos em [data de recebimento]. No entanto, não está em conformidade com a descrição do seu catálogo. De fato, as dimensões indicadas em seu catálogo são de [dimensões], enquanto o produto recebido mede [dimensões]. Por favor, encontre anexa uma foto atestando a não-conformidade do produto entregue.

Sob o artigo 211-4 do Código do Consumidor, declarando que você é obrigado a entregar um produto de acordo com o contrato de venda, por favor, devolva este produto até [valor].

Aguardando a sua resposta, aceite, Senhora Deputada, a expressão dos meus distintos sentimentos.

[Assinatura]