Escreva para ser lido
Um colega acabou de lhe enviar um e-mail sobre uma reunião que você terá em uma hora. O e-mail deve conter as principais informações que você precisa apresentar, como parte de um projeto importante.
Mas há um problema: o e-mail está tão mal escrito que você não consegue encontrar os dados de que precisa. Há erros de ortografia e frases incompletas. Os parágrafos são tão longos e confusos que você leva três vezes mais tempo para encontrar a informação que deseja. Como resultado, você está despreparado para a reunião e não vai tão bem quanto você esperava.
Você já se deparou com uma situação parecida com essa? Num mundo sobrecarregado de informação, é essencial comunicar de forma clara, concisa e eficaz. As pessoas não têm tempo para ler e-mails do tamanho de um livro e não têm paciência para interpretar e-mails mal construídos e onde informações úteis estão espalhadas por toda parte.
Mais o seu habilidades de escrita forem bons, melhor será a impressão que você causará nas pessoas ao seu redor, incluindo seu chefe, colegas e clientes. Você nunca sabe até onde essas boas impressões o levarão.
Neste artigo, veremos como você pode melhorar suas habilidades de escrita e evitar erros comuns.
Audiência e formato
O primeiro passo para escrever com clareza é escolher o formato apropriado. Você precisa enviar um e-mail informal? Escrever um relatório detalhado? Ou escrever uma carta formal?
O formato, junto com seu público, definirá sua “voz de escrita”, ou seja, quão formal ou descontraído o tom deve ser. Por exemplo, se você estiver escrevendo um e-mail para um cliente em potencial, ele deve ter o mesmo tom de um e-mail para um amigo?
Definitivamente não.
Comece identificando quem vai ler sua mensagem. É para executivos seniores, toda a equipe ou um pequeno grupo trabalhando em um arquivo específico? Em tudo que você escreve, seus leitores, ou destinatários, precisam definir seu tom, bem como aspectos do conteúdo.
Composição e estilo
Depois de saber o que você está escrevendo e para quem você está escrevendo, você deve começar a escrever.
Uma tela de computador em branco é muitas vezes intimidante. É fácil ficar preso porque você não sabe como começar. Experimente estas dicas para compor e formatar seu documento:
- Comece com seu público: Lembre-se de que seus leitores podem não saber nada do que você diz a eles. O que eles devem saber primeiro?
- Criar um plano de: Isso é particularmente útil se você estiver escrevendo um documento mais longo, como um relatório, apresentação ou discurso. Os esboços ajudam a identificar quais etapas seguir em qual ordem e dividir a tarefa em informações gerenciáveis.
- Tente um pouco de empatia: Por exemplo, se você está escrevendo um e-mail de vendas para clientes em potencial, por que eles deveriam se preocupar com seu produto ou seu discurso de vendas? Qual é o benefício para eles? Lembre-se sempre das necessidades do seu público.
- Use o triângulo retórico: Se você está tentando persuadir alguém a fazer algo, certifique-se de explicar por que as pessoas deveriam ouvi-lo, entregar sua mensagem de uma forma que envolva seu público e apresentar as informações de forma racional e coerente.
- Identifique seu tema principal: Se tiver dificuldade em definir o tema principal da sua mensagem, finja que lhe restam 15 segundos para explicar a sua posição. O que você disse ? Este é provavelmente o seu tema principal.
- Use linguagem simples: A menos que você esteja escrevendo um artigo científico, geralmente é melhor usar uma linguagem simples e direta. Não use palavras longas apenas para impressionar as pessoas.
Estrutura
Seu documento deve ser o mais amigável possível. Use títulos, legendas, marcadores e números, tanto quanto possível para separar o texto.
Afinal, o que poderia ser mais fácil de ler: uma página cheia de parágrafos longos ou uma página dividida em parágrafos curtos com títulos de seção e marcadores? Um documento fácil de digitalizar será lido com mais frequência do que um documento com parágrafos longos e densos.
Os títulos devem prender a atenção do leitor. Usar perguntas geralmente é uma boa ideia, especialmente no texto do anúncio, porque as perguntas ajudam a manter o leitor interessado e curioso.
Em e-mails e propostas, use títulos curtos e legíveis, como os deste artigo.
Adicionar gráficos também é uma maneira inteligente de separar seu texto. Esses recursos visuais não só permitem ao leitor manter sua atenção no conteúdo, mas também comunicar informações importantes muito mais rapidamente do que o texto.
Erros gramaticais
Você provavelmente sabe que erros em seu e-mail farão com que seu trabalho pareça pouco profissional. É essencial evitar erros grosseiros, adquirindo um corretor ortográfico e revisando sua ortografia o máximo possível.
Aqui estão alguns exemplos de palavras comumente usadas:
- Eu envio / envio / envio para você
O verbo "enviar", sendo um verbo do primeiro grupo, sempre será escrito na primeira pessoa do singular "eu envio" com um "e". "Expedição" sem "e" é um nome ("uma remessa") e pode ser plural: "remessas".
- Eu me junto a você / eu me junto a você
Um sempre escreverá "Eu me junto a você" com um "s". "Conjunta" com um "t" é a conjugação da terceira pessoa do singular "ele se une".
- Prazo / prazo final
Mesmo que "bumper" esteja afixado a um nome feminino, não ceda à tentação e sempre escreva "bumper" sem "e".
- Recomendação / recomendação
Se em inglês escrevemos "recomendação" com um "e", em francês sempre escrevemos "recomendação" com um "a".
- Existe / existe / existe
Adicionamos um “t” eufônico nas fórmulas interrogativas para facilitar a pronúncia e evitar duas vogais em sucessão. Portanto, escreveremos "está lá".
- Em termos de / em termos de
Nunca se escreve "em termos de" sem um "s". Na verdade, existem sempre vários "termos" no uso dessa expressão.
- De / entre
Tenha cuidado para não ser enganado pela palavra "exceto", que termina com um "s". Nunca se escreve "entre" com um "s". É uma preposição e é invariável.
- Conforme acordado / conforme acordado
Mesmo afixada a um nome feminino, "como combinado" é sempre invariável e nunca leva um "e".
- Manutenção / serviço
Não confunda o nome e o verbo. O nome "entrevista" sem "t" descreve uma troca ou uma "entrevista de emprego". O verbo conjugado na terceira pessoa do singular "mantém" é usado quando se trata de fazer a ação de manter algo.
Alguns de seus leitores não serão perfeitos em ortografia e gramática. Eles podem não perceber se você cometer esses erros. Mas não use isso como uma desculpa: geralmente haverá pessoas, especialmente executivos seniores, que notarão!
Por esta razão, qualquer coisa que você escrever deve ter uma qualidade aceitável para todos os leitores.
Verificação
O inimigo de uma boa revisão é a velocidade. Muitas pessoas apressam seus e-mails, mas é assim que você perde os erros. Siga estas instruções para verificar o que você escreveu:
- Verifique seus cabeçalhos e rodapés: As pessoas geralmente os ignoram para se concentrar apenas no texto. Só porque os cabeçalhos são grandes e em negrito não significa que estejam livres de erros!
- Leia o e-mail em voz alta: Isso força você a ir mais devagar, o que significa que é mais provável que você detecte erros.
- Use o dedo para seguir o texto enquanto lê: É outra coisa que ajuda você a desacelerar.
- Comece no final do seu texto: Releia uma frase do final para o início, ajuda você a se concentrar nos erros e não no conteúdo.