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O email é a ferramenta de comunicação preferida para a maioria de nós. O e-mail é ótimo porque não precisamos estar disponíveis ao mesmo tempo que nosso interlocutor para nos comunicarmos. Isso nos permite avançar nas questões atuais quando nossos colegas não estão disponíveis ou do outro lado do mundo.

No entanto, a maioria de nós se afoga em uma lista interminável de e-mails. De acordo com um relatório publicado em 2016, um usuário empresarial médio recebe e envia mais de 100 emails por dia.

Além disso, os e-mails são facilmente incompreendidos. Um recente estudo do Sendmail descobriu que 64% de pessoas enviaram ou receberam um e-mail que causou raiva ou confusão não intencional.

Devido ao volume de e-mails que enviamos e recebemos e porque os e-mails costumam ser mal interpretados, é importante escrevê-los de maneira clara e concisa.

Como escrever corretamente um e-mail profissional

Escrever e-mails curtos e precisos reduzirá o tempo gasto no gerenciamento de e-mail e aumentará sua produtividade. Manter seus e-mails curtos significa que você provavelmente gastará menos tempo com e-mail e mais tempo com outras tarefas. Dito isso, escrever claramente é uma habilidade. Como todas as habilidades, você precisará trabalhar no seu desenvolvimento.

Inicialmente, você pode precisar de muito tempo para escrever e-mails curtos para escrever longos e-mails. No entanto, mesmo se esse for o caso, você ajudará seus colegas, clientes ou funcionários a serem mais produtivos, pois você adicionará menos espaço à caixa de entrada, o que os ajudará a responder mais rapidamente.

Ao escrever claramente, você será conhecido como alguém que sabe o que quer e faz as coisas acontecerem. Ambos são bons para suas perspectivas de carreira.

Então, o que é preciso para escrever e-mails claros, concisos e profissionais?

Identifique seu objetivo

E-mails claros sempre têm um propósito claro.

Toda vez que você se senta para escrever um e-mail, reserve alguns segundos para se perguntar: "Por que eu mando isso? O que eu espero do destinatário?

Se você não puder responder a essas perguntas, não deverá enviar um email. Escrever e-mails sem saber o que você precisa é desperdiçar seu tempo e o do seu destinatário. Se você não sabe exatamente o que você quer, será difícil para você se expressar de forma clara e concisa.

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Use a regra "Uma coisa de cada vez"

E-mails não são feitos para substituir reuniões. Com as reuniões de trabalho, quanto mais você trabalha nos itens da agenda, mais produtiva é a reunião.

Com e-mails, o oposto é verdadeiro. Quanto menos você incluir tópicos diferentes em seus e-mails, mais as coisas serão inteligíveis para o seu interlocutor.

É por isso que é uma boa ideia praticar a regra "uma coisa de cada vez". Certifique-se de que todos os e-mails enviados sejam sobre uma coisa. Se você precisar se comunicar em outro projeto, escreva outro e-mail.

Também é um bom momento para se perguntar: "Este e-mail é realmente necessário?" Novamente, apenas e-mails absolutamente necessários atestam o respeito da pessoa a quem você envia e-mails.

Prática de empatia

Empatia é a capacidade de ver o mundo através dos olhos dos outros. Quando você faz isso, você entende seus pensamentos e sentimentos.

Ao escrever e-mails, pense em suas palavras do ponto de vista do leitor. Com tudo que você escreve, pergunte-se:

  • Como eu poderia interpretar essa frase se a recebesse?
  • Inclui termos ambíguos para especificar?

Este é um ajuste simples, mas eficaz, à maneira como você deve escrever. Pensar nas pessoas que irão ler você transformará a maneira como respondem a você.

Aqui está uma maneira empática de olhar o mundo para ajudá-lo a começar. A maioria das pessoas:

  • Estão ocupados. Eles não têm tempo para adivinhar o que você quer, e eles gostariam de ler seu e-mail e responder rapidamente.
  • Desfrute de um elogio. Se você puder dizer algo positivo sobre eles ou sobre o trabalho deles, faça-o. Suas palavras não serão desperdiçadas.
  • Gostaria de agradecer. Se o destinatário o ajudou de alguma forma, lembre-se de agradecer-lhe. Você deve fazer isso mesmo quando é o trabalho deles ajudá-lo.

Abrevie apresentações

Ao enviar um e-mail para alguém pela primeira vez, você precisa dizer ao destinatário quem você é. Normalmente, você pode fazer isso em uma frase. Por exemplo: “Foi um prazer conhecê-lo no [Evento X]. "

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Uma maneira de encurtar as apresentações é escrevê-las como se estivesse se encontrando frente a frente. Você não gostaria de entrar em um monólogo de cinco minutos quando conhecer alguém pessoalmente. Então, não faça isso no email.

Você não sabe se uma introdução é necessária. Talvez você já tenha contatado o destinatário, mas não sabe se ela se lembrará de você. Você pode deixar suas credenciais em sua assinatura eletrônica.

Isso evita mal-entendidos. Você se apresenta novamente para alguém que já sabe que você é rude. Se ela não sabe se ela te conhece, você pode simplesmente deixá-la verificar sua assinatura.

Limite-se a cinco frases

Em cada e-mail que você escreve, você deve usar frases suficientes para dizer o que precisa, não mais. Uma prática útil é limitar-se a cinco sentenças.

Menos de cinco sentenças são muitas vezes brutais e rudes, mais de cinco sentenças perdem tempo.

Haverá momentos em que será impossível manter um email contendo cinco frases. Mas na maioria dos casos, cinco frases são suficientes.

Adote a disciplina das cinco frases e você se verá escrevendo e-mails mais rapidamente. Você também receberá mais respostas.

Use palavras curtas

Em 1946, George Orwell aconselhou escritores a nunca usar uma palavra longa, onde um testamento curto faria.

Este conselho é ainda mais relevante hoje, especialmente ao escrever e-mails.

Palavras curtas mostram respeito pelo seu leitor. Usando palavras curtas, você facilitou a compreensão da sua mensagem.

O mesmo vale para frases curtas e parágrafos. Evite escrever grandes blocos de texto se quiser que sua mensagem seja clara e fácil de entender.

Use a voz ativa

A voz ativa é mais fácil de ler. Também incentiva a ação e a responsabilidade. De fato, na voz ativa, as frases se concentram na pessoa que age. Na voz passiva, as frases se concentram no objeto em que se atua. Na voz passiva, pode parecer que as coisas estão acontecendo sozinhas. De uma maneira ativa, as coisas só acontecem quando as pessoas agem.

Atenha-se a uma estrutura padrão

Qual é a chave para manter seus e-mails curtos? Use uma estrutura padrão. Este é um modelo que você pode seguir para cada e-mail que você escreve.

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Além de manter seus e-mails curtos, seguir uma estrutura padrão também ajuda você a escrever rapidamente.

Com o tempo, você desenvolverá uma estrutura que funcionará para você. Aqui está uma estrutura simples para você começar:

  • Saudação
  • Um elogio
  • O motivo do seu email
  • Uma chamada para ação
  • Uma mensagem de fechamento (fechamento)
  • Assinatura

Vamos ver cada um deles em profundidade.

  • Esta é a primeira linha de email. "Olá, [Nome]" é uma saudação típica.

 

  • Quando você envia e-mails para alguém pela primeira vez, um elogio é um ótimo começo. Um elogio bem escrito também pode servir como uma introdução. Por exemplo:

 

“Gostei da sua apresentação em [tópico] em [data]. "

“Achei seu blog em [tópico] muito útil. "

“Foi um prazer conhecê-lo em [evento]. "

 

  • O motivo do seu email. Nessa seção, você diz: “Enviarei um e-mail para perguntar sobre ...” ou “Gostaria de saber se você poderia ajudar com ...” Às vezes, você precisará de duas frases para explicar seus motivos para escrever.

 

  • Uma chamada à ação. Depois de ter explicado o motivo do seu email, não assuma que o destinatário saberá o que fazer. Forneça instruções específicas. Por exemplo:

"Você poderia me enviar esses arquivos até quinta-feira?" "

"Você poderia escrever isso nas próximas duas semanas?" "

"Por favor, escreva para Yann sobre isso e me avise quando terminar." "

Ao estruturar sua solicitação na forma de uma pergunta, o destinatário é convidado a responder. Como alternativa, você também pode usar: "deixe-me saber quando você fez isso" ou "deixe-me saber se isso está ok para você". "

 

  • encerramento. Antes de enviar seu e-mail, inclua uma mensagem de fechamento. Isso tem o duplo propósito de reiterar sua chamada à ação e fazer com que o destinatário se sinta bem.

 

Exemplos de boas linhas de fechamento:

“Obrigado por toda a sua ajuda com isso. "

“Mal posso esperar para ouvir o que você pensa. "

“Avise-me se tiver alguma dúvida. "

  • Para terminar de pensar em adicionar sua assinatura precedida por uma mensagem de saudações.

Pode ser "Atenciosamente", "Sinceramente", "Tenha um bom dia" ou "Obrigado".