Mesajele de absent sunt scrise importante de lucru. Dar din multe motive, ele pot fi trecute cu vederea. Acest lucru se explică prin contextul scrisului lor și, uneori, prin faptul că nu țin cont de impactul pe care îl pot avea.
Într-adevăr, mesajul absenței este un mesaj automat. Trimis ca răspuns la orice mesaj primit într-un interval de timp sau într-o perioadă definită. Uneori, mesajul este pregătit în contextul plecării în concediu. Această perioadă, când probabil că deja ai mintea în altă parte, s-ar putea să nu fie cel mai bun moment pentru a-ți scrie mesajul.
Ce rost are configurarea unui mesaj automat de absență?
Mesajul absenței de la serviciu este important din multe puncte de vedere. Este folosit pentru a informa toți angajații dvs. despre absența dvs. De asemenea, servește pentru a oferi informații care le permit să își continue activitățile în timp ce vă așteaptă să vă întoarceți. Aceste informații sunt în principal data recuperării dvs., datele de contact de urgență pentru a vă contacta sau datele de contact ale unui coleg pentru a vă contacta în caz de urgență. Având în vedere toate acestea, mesajul absenței este un act esențial de comunicare pentru orice profesionist.
Care sunt erorile de evitat?
Având în vedere importanța mesajului de absență, va fi necesar să luați în considerare mai mulți parametri pentru a nu vă șoca sau a nu respecta interlocutorul. Mai bine să pară prea respectuos decât nerespectuos. Deci nu puteți folosi expresii precum OUPS, pff etc. Va trebui să țineți cont de profilul tuturor părților interesate. Așadar, evitați să scrieți ca și când ați vorbi doar cu colegii dvs. de muncă atunci când superiorii sau clienții, furnizorii sau chiar autoritățile publice vă pot trimite mesaje.
Pentru a evita acest inconvenient, este posibil ca Outlook să aibă un mesaj de absență pentru e-mailurile interne ale companiei și un alt mesaj pentru e-mailurile externe. În orice caz, va trebui să țineți cont de toate profilurile pentru a produce un mesaj de absență bine structurat.
În plus, informațiile trebuie să fie utile și precise. Evitați mesajele ambigue precum „voi lipsi de mâine” știind că oricine primește aceste informații nu va putea cunoaște data acestei „mâini”.
În cele din urmă, evitați să utilizați un ton familiar și casual. Într-adevăr, euforia unei vacanțe la vedere vă poate determina să folosiți un ton prea familiar. Nu uitați să rămâneți profesionist până la sfârșit. Oral cu colegii, acest lucru se poate întâmpla, dar mai ales nu în contextul documentelor de lucru.
Ce tip de mesaj de absență să alegeți?
Pentru a evita toate aceste capcane, alegeți un stil convențional. Aceasta include numele și prenumele dvs., informații despre momentul în care puteți procesa mesajul primit și persoana (persoanele) de contactat în caz de urgență.
