Identificați modelul standard adaptat obiectivului dvs

Există diverse șabloane standard de rapoarte de e-mail utilizate în afaceri. Alegerea formatului potrivit în funcție de scopul raportului dvs. este esențială pentru transmiterea mesajului dvs. clar și eficient.

Pentru un raport de monitorizare regulat, cum ar fi un raport săptămânal sau lunar, optați pentru o structură de tabel cu cifre cheie (vânzări, producție etc.).

Pentru o solicitare de buget sau de resurse, scrieți un fișier structurat pe părți cu o introducere, nevoile dumneavoastră detaliate, un argument și o concluzie.

Într-o situație de criză care necesită o reacție urgentă, pariază pe un stil direct și puternic, enumerand problemele, consecințele și acțiunile în câteva propoziții șocante.

Oricare ar fi modelul, ai grijă de formatare cu intertitluri, marcatori, tabele pentru a facilita lectura. Exemplele concrete de mai jos vă vor ajuta să alegeți cel mai bun format pentru fiecare situație pentru rapoarte profesionale și eficiente prin e-mail.

Raportul obișnuit de monitorizare sub formă de tabele

Raportul obișnuit de monitorizare, de exemplu lunar sau săptămânal, necesită o structură clară și sintetică care să evidențieze datele cheie.

Formatul în tabele face posibilă prezentarea indicatorilor importanți (vânzări, producție, rata de conversie etc.) într-un mod organizat și lizibil, în câteva secunde.

Denumește-ți tabelele cu precizie, de exemplu „Evoluția vânzărilor online (cifra de afaceri lunară 2022)”. Nu uitați să menționați unitățile.

Puteți încorpora elemente vizuale, cum ar fi grafice, pentru a consolida mesajul. Asigurați-vă că datele sunt corecte și că calculele sunt corecte.

Însoțiți fiecare tabel sau grafic cu un scurt comentariu care analizează tendințele majore și concluziile, în 2-3 propoziții.

Formatul tabelului îi permite destinatarului să citească rapid elementele esențiale. Este ideal pentru rapoartele regulate de monitorizare care necesită o prezentare rezumată a datelor cheie.

E-mailul de impact în caz de criză

Într-o situație de urgență care necesită un răspuns rapid, optați pentru un raport sub formă de propoziții scurte și puternice.

Anunțați problema încă de la început: „Serverul nostru este oprit în urma unui atac, suntem offline”. Apoi detaliază impactul: cifră de afaceri pierdută, clienți afectați etc.

Apoi enumerați acțiunile întreprinse pentru a limita daunele și cele care trebuie implementate imediat. Încheiați cu o întrebare sau o solicitare presantă: „Putem conta pe resurse suplimentare pentru a restabili serviciul în 48 de ore?”

Într-o criză, cheia este să informați rapid despre dificultățile, consecințele și răspunsurile în câteva propoziții directe. Mesajul tău trebuie să fie scurt și mobilizator. Stilul punchy este cel mai eficient pentru acest tip de raportare prin e-mail de urgență.

 

Exemplul XNUMX: Raportul detaliat al vânzărilor lunare

Doamnă,

Vă rugăm să găsiți mai jos raportul detaliat al vânzărilor noastre din martie:

  1. Vânzări în magazin

Vânzările în magazine au scăzut cu 5% față de luna trecută, până la 1 de euro. Iată evoluția pe departamente:

  • Electrocasnice: cifra de afaceri de 550 €, stabil
  • Departamentul bricolaj: cifră de afaceri de 350 €, în scădere cu 000%
  • Secția grădină: cifră de afaceri de 300 €, în scădere cu 000%
  • Departament bucătărie: cifră de afaceri de 50 €, în creștere cu 000%

Scăderea secției de grădină se explică prin vremea nefavorabilă din această lună. Observați creșterea încurajatoare în departamentul de bucătărie.

  1. Vânzări online

Vânzările pe site-ul nostru sunt stabile la 900 €. Cota Mobile a crescut la 000% din vânzările online. Vânzările de mobilier și decorațiuni au crescut semnificativ datorită noii noastre colecții de primăvară.

  1. Acțiuni de marketing

Campania noastră de e-mail de Ziua Bunicilor a generat o cifră de afaceri suplimentară de 20 de euro în departamentul de bucătărie.

Operațiunile noastre pe rețelele de socializare în jurul designului interior au stimulat și vânzările pe acest segment.

  1. Concluzie

În ciuda unei scăderi ușoare a magazinelor, vânzările noastre rămân solide, impulsionate de comerțul electronic și operațiunile de marketing direcționate. Trebuie să ne continuăm eforturile pe decor și mobilier pentru a compensa declinul sezonier din departamentul de grădină.

Va stau la dispozitie pentru orice clarificare.

Cu stimă,

Jean Dupont Seller East sector

Al doilea exemplu: cerere de buget suplimentar pentru lansarea unei noi linii de produse

 

doamna director general,

Am onoarea să vă solicit un buget suplimentar ca parte a lansării noii noastre game de produse programată pentru iunie 2024.

Acest proiect strategic își propune să extindă oferta noastră către segmentul înfloritor al produselor bio, unde cererea crește cu 20% pe an, prin oferirea a 15 referințe suplimentare.

Pentru a garanta succesul acestei lansări, este esențial să mobilizăm resurse suplimentare. Iată propunerile mele numerice:

  1. Întărirea temporară a echipei:
  • Recrutarea a 2 dezvoltatori full-time timp de 6 luni pentru finalizarea ambalajului și a documentației tehnice (cost: 12000 €)
  • Suportul unei agenții de marketing digital timp de 3 luni pentru campania web (8000€)
  1. Campanie de marketing :
  • Bugetul media pentru sponsorizarea publicațiilor noastre pe rețelele sociale (5000€)
  • Creare si trimitere emailing: design grafic, costuri de transport pentru 3 campanii (7000€)
  1. Teste pentru consumatori:
  • Organizarea de panouri de consumatori pentru a colecta feedback cu privire la produse (4000€)

Adică un total de 36 EUR pentru a desfășura resursele umane și de marketing necesare pentru succesul acestei lansări strategice.

Vă stau la dispoziție să discutăm despre asta în cadrul următoarei întâlniri.

În așteptarea întoarcerii,

Cordialement,

John Dupont

Manager de proiect

 

Al treilea exemplu: raportul lunar al activității departamentului de vânzări

 

Stimata doamna Durand,

Vă rugăm să găsiți mai jos raportul de activitate al departamentului nostru de vânzări pentru luna martie:

  • Vizite de prospectare: Reprezentanții noștri de vânzări au contactat 25 de potențiali identificați în dosarul nostru de clienți. Au fost fixate 12 numiri.
  • Oferte trimise: Am trimis 10 oferte comerciale pentru produse cheie din catalogul nostru, dintre care 3 au fost deja convertite.
  • Târguri: Standul nostru de la expopharm a atras aproximativ 200 de contacte. Am transformat 15 dintre ele în viitoare numiri.
  • Instruire: noua noastră colaboratoare, Lena, a urmat o săptămână de instruire pe teren cu Marc pentru a se familiariza cu produsele și argumentele noastre de vânzare.
  • Obiective: Obiectivul nostru comercial de 20 de noi contracte pe parcursul lunii a fost atins. Cifra de afaceri generată se ridică la 30 de euro.

Ne continuăm eforturile de a ne dezvolta lista de clienți, nu ezitați să-mi trimiteți recomandările dumneavoastră.

Cu stimă,

Jean Dupont Director de vânzări

 

Exemplul patru: Raport detaliat de activitate săptămânal – Brutărie de supermarket

 

Chers colegii,

Vă rugăm să găsiți mai jos raportul detaliat de activitate al brutăriei noastre pentru săptămâna 1-7 martie:

producţie:

  • Am produs în medie 350 de baghete tradiționale pe zi, pentru un total de 2100 pe săptămână.
  • Volumul total a crescut cu 5% datorită noului nostru cuptor, care ne permite să satisfacem cererea în creștere.
  • Diversificarea gamei noastre de pâini speciale (de la țară, făină integrală, cereale) dă roade. Am copt 750 săptămâna aceasta.

Vânzări:

  • Cifra de afaceri totală este de 2500€, stabilă față de săptămâna trecută.
  • Produsele de patiserie vieneză rămân cele mai vândute (680 €), urmate de formulele de prânz (550 €) și pâinea tradițională (430 €).
  • Vanzarile de duminica dimineata au fost deosebit de puternice (cifra de afaceri de 1200 €) datorita ofertei speciale de brunch.

Aprovizionare:

  • Primirea a 50 kg de făină și 25 kg de unt. Stocurile sunt adecvate.
  • Mă gândesc să comand ouă și drojdie pentru săptămâna viitoare.

personal:

  • Julie va fi în vacanță săptămâna viitoare, voi reorganiza programele.
  • Mulțumim lui Bastien care oferă ore suplimentare pentru vânzare.

probleme:

  • Defecțiune a monedei marți dimineața, reparată ziua de electrician.

Cu stimă,

Jean Dupont Manager

 

Al cincilea exemplu: Problemă urgentă – Funcționare defectuoasă a software-ului de contabilitate

 

Bonjour à tous,

În această dimineață, software-ul nostru de contabilitate are bug-uri care împiedică introducerea facturilor și monitorizarea registrului general.

Furnizorul nostru de servicii IT, pe care l-am contactat, confirmă că o actualizare recentă este în discuție. Ei lucrează la o remediere.

Între timp, ne este imposibil să înregistrăm tranzacțiile și monitorizarea numerarului este întreruptă. Riscăm să rămânem în urmă foarte repede.

Pentru a remedia temporar problema:

  • Notează-ți facturile/cheltuielile într-un fișier excel de urgență pe care îl voi recupera
  • Pentru întrebările clienților, sunați-mă pentru a verifica conturile live
  • Fac tot posibilul să vă țin la curent cu progresul.

Furnizorul nostru de servicii este pe deplin mobilizat și speră să rezolve această problemă în maximum 48 de ore. Știu că această defecțiune este proastă, vă mulțumesc pentru înțelegere. Vă rog să-mi spuneți orice probleme urgente.

Cordialement,

Jean Dupont Contabil