O scrisoare profesională este un document scris, care asigură o relație formală între diferiți interlocutori. Are o structură internă foarte obișnuită. Scris în mod esențial pe o pagină sau două excepțional. Scrisoarea profesională conține cel mai adesea un singur subiect. Această structură internă are un avantaj. Planul său de scriere poate rămâne același indiferent de ce. Evident, vor fi modificări având în vedere obiectivul. Cu toate acestea, fie că este o simplă cerere de informații, o cerere sau chiar o reclamație. Planul de redactare a corespondenței profesionale va rămâne practic neschimbat.
Trecut, prezent, viitor: un plan în trei etape pentru o scrisoare profesională de succes
Utilizarea trecutului, prezentului și viitorului, în această ierarhie cronologică, se referă la tripticul planului de scriere al unei scrisori profesionale. Este planul simplu și eficient de implementat în toate situațiile. Pentru a pune la îndoială, a transmite informații, a explica un subiect dat sau chiar a convinge cititorul. Eficiență, care este justificată în ceea ce priveșteordine logică observată în structura sa.
Trecutul: pasul numărul 1 al planului
Scriem o scrisoare cel mai adesea, pe baza unui precedent, a unei situații inițiale sau anterioare. Poate fi o scrisoare primită, o întâlnire, o vizită, un interviu telefonic etc. Scopul scrierii primei părți a acestei scrisori este de a comunica motivele trimiterii. Sau pur și simplu contextul care descrie situația. Reamintirea faptelor este exprimată în general într-una și aceeași propoziție. Cu toate acestea, este mai convenabil să construim această propoziție în sub-propoziții. Cu titlu ilustrativ, putem avea următoarele expresii:
- Confirm primirea scrisorii dvs., informându-mă de ...
- În scrisoarea dvs. din data de ………
- Ai adus la cunoștința noastră ...
- Având în vedere comunicatul dvs. de presă publicat de ziarul XXX (referință nr. 12345), tocmai am propus ...
- După efectuarea unei verificări a contului dvs., am găsit ...
În situațiile în care motivul scrierii scrisorii nu este legat de un fapt trecut. În acel moment avem primul paragraf al corespondenței în care autorul se prezintă și stabilirea sa. Apoi continuați specificând solicitarea dvs. sau oferind diferitele sale servicii. De exemplu, în contextul unei cereri de informații sau a unei propuneri de servicii, putem avea următoarele expresii:
- În calitate de experți în sectorul securității, venim pe această cale ...
- Având inima satisfacția clienților noștri, am dorit ...
- Suntem foarte bucuroși să vă anunțăm că am planificat pentru clienții noștri ...
În contextul unei aplicații spontane (stagiu sau loc de muncă), putem avea și expresiile de mai jos:
- Compania dvs. mi-a atras atenția și, ca student în …………, aș dori să aplic pentru un stagiu ………
- A absolvit recent în ...
Destinatarul căruia îi este adresată scrisoarea trebuie, din primul paragraf, să înțeleagă subiectul scrisorii dvs.
Prezentul: pasul numărul doi al planului
Această a doua parte a planului se referă la motivele care justifică scrierea scrisorii la momentul T. În ceea ce privește situația anterioară exprimată în prima parte. La acest nivel, este vorba fie de a argumenta, de a informa, de a explica sau chiar de a pune la îndoială. În funcție de complexitatea situației, această parte poate fi scrisă fie într-un paragraf complet, fie poate prezenta ideea principală într-o singură propoziție. Cu titlu ilustrativ, putem avea următoarele expresii:
- Observând că la data ... facturii nr ... nu este eliminată, noi ...
- Calitatea de membru al organizației noastre vă asigură, de asemenea ...
- În ciuda faptului că contractul prevede începerea lucrărilor la data de ..., observăm cu uimire și am întâmpinat probleme în înțelegerea întârzierilor raportate de dl ...…….
Viitorul: pasul numărul 3 al planului
Această a treia și ultima parte închide primele două prin raportare Aftermath să vină.
Fie ne exprimăm intențiile, ca autor al scrisorii, și putem folosi astfel expresii de tipul:
- Astăzi mă voi ocupa personal de trimiterea articolelor pe care le-ați solicitat
- Suntem gata să înlocuim ... ținând cont, desigur, de original.
- Vă rugăm să vă apropiați de casa de bilete ... ..
Fie exprimăm o dorință, cerem sau încurajăm destinatarul să acționeze sau să reacționeze. Astfel putem avea următoarele formulări:
- Ești invitat să te apropii de tejghea
- Prin urmare, vă rog să apelați rapid la experții dvs. pentru a ...
- Promptitudinea dvs. de a rezolva această situație este așteptată cu nerăbdare.
Scopul scrierii acestei scrisori poate fi însoțit de un argument:
- Veți ajusta situația cât mai repede posibil (obiectiv) în conformitate cu prevederile generale și specifice ale contractului. (Argument)
- Îmi puteți aranja livrarea cât mai curând posibil ? (Obiectiv) Este inutil să vă reamintim că livrarea trebuie făcută la data programată, având în vedere condițiile dvs. de vânzare. (Argument)
O formulă politicoasă, esențială pentru a vă închide scrisoarea profesională !
Pentru a încheia corect o scrisoare profesională, este esențial să scrieți o frază politicoasă. Este în realitate o formulă dublă politicoasă, constând dintr-o expresie, dar și dintr-o formulă de „pre-concluzie”.
Fie avem o formulă de curtoazie, care reflectă o anumită cordialitate:
- Primiți în avans mulțumirile noastre pentru ...
- Ne cerem scuze pentru această situație neașteptată
- Voi fi întotdeauna disponibil pentru a discuta în cadrul unei întâlniri
- Ne puteți contacta oricând pentru ...
- Sperăm că această ofertă vă va satisface așteptările și vă suntem, desigur, la dispoziție pentru informații suplimentare.
Fie avem o formulă politicoasă:
- Vă rugăm să acceptați, doamnă, domnule, cele mai bune salutări.
- Vă rog să credeți, domnule, în expresia celor mai bune sentimente ale noastre.
- Vă rog să acceptați, doamnă, cele mai bune salutări.
Avantajul acestui plan în scrierea unei scrisori profesionale este, pe de o parte, sobrietatea sa în scrierea conținutului și, pe de altă parte, ușurința de a citi față de destinatar. Cu toate acestea, această cronologie nu este recomandată pentru conținut mai complex și mai lung.
