Raportul: 4 puncte esențiale de știut pentru a reuși

Trebuie să faci a raportsau un raport, la cererea managerului dumneavoastră. Dar nu știi de unde să începi sau cum să o formulezi.

Aici, dezvăluie o procedură simplă în punctele 4 pentru a realiza acest raport eficient și cu o anumită viteză. Trebuie să fie scrisă într-o cronologie logică.

La ce folosește un raport?

Oferă capacitatea persoanei pentru care este destinată să se poată baza datele prezentate a decide asupra unei acțiuni. Informațiile care sunt înregistrate în raport permit să răspundă la una sau mai multe întrebări necesare pentru luarea deciziilor.

Acestea fiind spuse, un angajat are posibilitatea de a scrie un raport pentru a oferi sugestii supraveghetorului său pe un anumit subiect pentru a face îmbunătățiri, de exemplu în ceea ce privește organizarea unui serviciu sau înlocuirea materiale. Un raport este o modalitate excelentă de comunicare între un superior și subordonații săi.

În funcție de scopul raportului, prezentarea acestuia poate fi diferită, totuși procedura descrisă mai jos este valabilă pentru toate rapoartele pe care trebuie să le faceți.

Primul punct - Cererea trebuie să fie precisă și explicită.

Acest prim punct va fi punctul esențial pe care se va baza toată munca dvs. De asemenea, va delimita zona în cauză.

Destinatarul raportului

- Ce anume vrea de la raportul tău?

- Care vor fi scopurile și obiectivele raportului pentru el?

- Cât de util va fi raportul pentru destinatarul dvs.?

- Destinatarul știe deja subiectul?

- Să știe care sunt cunoștințele lor pentru a nu repeta informații deja cunoscute.

Cazul și modalitățile

- Care este situatia ?

- Care sunt motivele legate de solicitarea raportului: dificultăți, transformări, evoluții, modificări, îmbunătățiri?

Al doilea punct - ia în considerare, selectează și colectează informațiile esențiale.

Informațiile pot fi multe, indiferent dacă sunt note, documente sau alte rapoarte și diverse surse, dar este important să alegeți doar acele elemente esențiale, esențiale și esențiale și să nu fie îndepărtate de informații de interes redus sau repetitive care ar putea dăuna raportului final. Prin urmare, trebuie să utilizați numai informațiile cele mai adecvate care corespund raportului solicitat.

Al treilea punct - organizează și realizează planul

De obicei, planul începe cu o introducere, apoi continuă cu dezvoltarea și se încheie cu o concluzie.

Mai jos, planul expus este cel în general îndeplinit. Rolul introducerii și al încheierii nu diferă, menținându-și rolul intrinsec. Dimpotrivă, dezvoltarea poate fi concepută într-un mod variabil, conform raportului pe care trebuie să-l realizați.

Introducerea raportului

Oferă informații esențiale legate de motivul raportului; motivațiile sale, intențiile sale, rațiunea sa de a fi, prerogativele sale.

Aceste informații ar trebui să reunească în câteva cuvinte scopul raportului, într-un text concis, în timp ce sunt detaliate și complete.

Este absolut inadmisibil să nu luăm în considerare introducerea, deoarece descrie în prealabil datele precise ale cererii, permițând atât destinatarului, cât și editorului raportului să se fi înțeles reciproc. De asemenea, contribuie la reținerea termenilor cererii, situației, condițiilor în care raportul nu este examinat imediat sau dacă este necesar să îl reconsidere mai târziu.

Elaborarea raportului

Dezvoltarea este împărțită în trei secțiuni.

- Un inventar tangibil și imparțial al situației sau al contextului, adică o descriere detaliată a ceea ce există deja.

- O judecată clară asupra a ceea ce este în vigoare, care evidențiază atât aspectele pozitive, cât și formele negative, în timp ce propune o analiză corectă cât mai evocativă și concretă pe cât este necesar.

- Sfaturi, sugestii și recomandări, cât mai dezvoltate posibil asociate cu beneficiile care le revin.

Concluzia raportului

Nu ar trebui să conțină nici un subiect nou care să nu fi fost indicat în dezvoltare. Fără a fi un discurs abreviat al dezvoltării, este de ajuns să aducă un răspuns prin propunerea clară a uneia sau a următoarelor soluții la recomandările specificate în aceasta.

Al patrulea punct - Redactarea raportului

Unele reguli comune tuturor editorilor trebuie să fie respectate. Accentul va fi pus pe un vocabular inteligibil și accesibil o ortografie perfectă pentru mai mult profesionalism, propoziții scurte pentru o mai bună înțelegere, o structură aerisită a paragrafelor pentru o bună fluență a lecturii.

Acordarea unei atenții deosebite sub formă de raport poate oferi cititorului sau destinatarului o ușurință și un confort de citire esențial.

- Trebuie să fii concis și explicit în scrisul tău

- Pentru a asigura o fluiditate mai bună în citirea raportului, trimiteți cititorul la o anexă care va furniza câteva informații suplimentare explicațiilor dvs. atunci când este necesar.

- Includeți un rezumat atunci când raportul dvs. se întinde pe mai mult de trei pagini, ceea ce permite destinatarului să se orienteze în lectură, dacă aceasta este alegerea sa.

- Când este benefic sau esențial, integrați tabele și alte grafice care reflectă scrierea dvs. pentru a ilustra datele. Ele pot fi esențiale în unele cazuri pentru o bună înțelegere.

- Nu omiteți titlurile și subtitlurile pentru a delimita în mod clar fiecare parte a raportului dvs. pentru a câștiga, din nou, în fluiditate.

În concluzie: Ce să ne amintim

  1. Interpretarea și înțelegerea corectă a aplicației vă permite să răspundeți fără a fi alături de subiect pentru a obține eficiență.
  2. În raportul dvs., puteți să vă împărtășiți ideile, luând o poziție împotriva raportului simplu.
  3. Pentru a fi eficient, raportul dvs. trebuie să ofere răspunsuri la întrebările adresate de destinatarul său, de unde și interesul major al întregii prezentări; redactare, structură, declarație și desfășurarea acesteia; introducere, dezvoltare, concluzie.
  4. Explicați-vă argumentele, observațiile și soluțiile propuse.

Pour la modelarea pe Microsoft Word, acest ocol de 15 minute pe YouTube vă va fi mai mult decât util.