E-mailul este unul dintre principalele mijloace de comunicare la locul de muncă. Cu toate acestea, unii tind să uite regulile. Acest lucru se datorează faptului că e-mailul este considerat mai puțin formal decât o scrisoare. Este important de știut că rămâne totuși un document de lucru, chiar dacă are un stil mai ușor sau mai convivial. Cum să reușești într-un e-mail profesional? Descoperiți practicile de adoptat pentru scriere în regulile artei.

Subiectul e-mailului trebuie să fie scurt

Primul lucru pe care îl va citi destinatarul dvs. este, evident, subiectul e-mailului dvs. Aceasta este de fapt singura linie care apare în căsuța de e-mail. Acesta este motivul pentru care trebuie să fie scurt, precis și îngrijit. De asemenea, trebuie să aibă un link cu obiectivul e-mailului dvs. (notificați, informați, invitați ...). Cu alte cuvinte, destinatarul trebuie să înțeleagă rapid ce este, doar citind subiectul.

Subiectul e-mailului poate fi formulat într-o propoziție nominală, o propoziție fără un cuvânt de legătură, o propoziție de 5 până la 7 cuvinte, o propoziție fără articol. Iată câteva exemple: „cerere de informații”, „cerere pentru funcția de ...”, „anularea instruirii CSE din 25 ianuarie”, „invitație la cei 10 ani de companie X”, „raport al ședinței din … ”Etc.

De asemenea, rețineți că absența unui subiect poate face e-mailul nedorit.

Formula de început

Numită și formulă de apel, aceasta desemnează primele cuvinte ale e-mailului. Cu alte cuvinte, cuvintele sunt cele care asigură contactul cu interlocutorul.

Această formulă de apel depinde în special de următorii factori:

  • Relația dvs. cu destinatarul: îl cunoașteți pe destinatar? Dacă da, în ce moment?
  • Contextul comunicării: formal sau informal?

Prin urmare, este evident că nu vă veți adresa unui superior în același mod în care vă veți adresa unui coleg. La fel, este o formulă diferită pe care o veți folosi atunci când vă adresați unui străin.

În urma formulei de apel apare prima teză a e-mailului care trebuie legată de subiectul scrisului profesional.

Corpul e-mailului

Luați în considerare utilizarea tehnicii piramidei inversate pentru a scrie corpul e-mailului. Aceasta constă în a începe cu informațiile principale ale e-mailului care este cel mai adesea subiectul e-mailului. Ulterior, va trebui să evocați celelalte informații într-un mod descrescător, adică de la cele mai importante la cele mai puțin esențiale.

Motivul pentru care ar trebui să alegeți această metodă este că prima parte a unei propoziții este cea mai bine citită și cea mai amintită. Într-o propoziție de 40 de cuvinte, de obicei îți amintești doar 30% din prima parte.

E-mailul dvs. trebuie scris în propoziții scurte și într-un limbaj profesional, de zi cu zi. În acest sens, evitați termenii tehnici și asigurați-vă că există cuvinte de legătură între propoziții.

În cele din urmă, nu uitați de expresia politicoasă pentru a vă termina adresa de e-mail. Apoi folosiți o scurtă curtoazie la final, în timp ce o adaptați la contextul schimbului, dar și la relația dvs. cu destinatarul.