Agățați-vă cititorul de la introducere

Introducerea este crucială pentru a capta atenția cititorului și pentru a-l încuraja să citească restul raportului. prin e-mail.

Începeți cu o propoziție puternică care stabilește contextul sau subliniază obiectivul principal, de exemplu: „După lansarea eșuată a noii noastre linii de produse, este imperativ să analizăm cauzele și să acționăm rapid”.

Structurați această scurtă introducere în 2-3 propoziții cheie: situație actuală, probleme majore, perspectivă.

Mizați pe un stil direct și cuvinte puternice. Poziționați informațiile esențiale la începutul propozițiilor.

Puteți include cifre pentru a vă susține punctul.

În câteva rânduri direcționate, introducerea dvs. ar trebui să-l facă pe cititor să dorească să citească mai departe pentru a afla mai multe. Din primele secunde, cuvintele tale trebuie să prindă.

Cu o introducere bine elaborată, raportul dvs. prin e-mail va capta atenția și vă va motiva cititorul să ajungă la miezul analizei dvs.

Îmbunătățiți-vă raportul cu elemente vizuale relevante

Elementele vizuale au o putere incontestabilă de atragere a ochiului într-un raport prin e-mail. Ele vă întăresc mesajul într-un mod puternic.

Nu ezitați să integrați grafice, tabele, diagrame, fotografii dacă aveți date relevante de prezentat. O diagramă circulară simplă care ilustrează distribuția vânzărilor va avea mai mult impact decât un paragraf lung.

Aveți grijă, totuși, să alegeți imagini clare, care să fie înțelese rapid. Evitați graficele supraîncărcate. Citați întotdeauna sursa și adăugați o legendă explicativă dacă este necesar.

De asemenea, asigurați-vă că imaginile dvs. rămân lizibile pe mobil, verificând afișajul. Dacă este necesar, creați o versiune potrivită pentru ecrane mici.

Variați imaginile din raport pentru a stimula atenția, cu moderație. Un e-mail supraîncărcat cu imagini își va pierde claritatea. Text alternativ și elemente vizuale pentru un raport dinamic.

Cu datele relevante bine evidențiate, imaginile dvs. vor capta ochiul și vor face raportul dvs. prin e-mail mai ușor de înțeles într-un mod atrăgător și profesional.

Încheiați prin deschiderea perspectivelor

Concluzia dvs. ar trebui să vă inspire cititorul să ia măsuri în legătură cu raportul dvs.

Mai întâi, rezumați rapid punctele cheie și concluziile în 2-3 propoziții concise.

Evidențiați mai întâi informațiile pe care doriți să le amintească destinatarul. Puteți folosi anumite cuvinte cheie din titluri pentru a reaminti structura.

Apoi, terminați-vă e-mailul cu o deschidere la ceea ce urmează: propunere pentru o întâlnire de urmărire, cerere de validare a unui plan de acțiune, urmărire pentru a obține un răspuns rapid...

Concluzia ta este menită să fie captivantă pentru a provoca o reacție din partea cititorului tău. Un stil afirmativ cu verbe de acțiune va facilita acest obiectiv.

Lucrând la concluzia dvs., veți oferi perspectivă raportului dvs. și veți motiva destinatarul să răspundă sau să ia măsuri.

 

Exemplu de raport prin e-mail pentru a escalada problemele tehnice și a propune un plan de acțiune

 

Subiect: Raport – Îmbunătățiri care urmează să fie aduse aplicației noastre

Dragă Thomas,

Recenziile negative recente ale aplicației noastre mă îngrijorează și au nevoie de câteva modificări rapide. Trebuie să reacționăm înainte de a pierde mai mulți utilizatori.

Problemele curente

  • Evaluările din App Store până la 2,5/5
  • Plângeri frecvente de erori
  • Caracteristici limitate în comparație cu concurenții noștri

Îmbunătățiri Track

Vă sugerez să ne concentrăm acum pe:

  • Corectarea principalelor erori raportate
  • Adăugarea de noi funcții populare
  • O campanie de promovare a serviciului nostru pentru clienți

Să organizăm o întâlnire săptămâna aceasta pentru a defini cu precizie soluțiile tehnice și comerciale de implementat. Este esențial să acționăm rapid pentru a recâștiga încrederea utilizatorilor noștri și pentru a crește ratingurile aplicației.

Vă aștept întoarcerea, Jean