Определите стандартную модель, адаптированную к вашей цели
В бизнесе используются различные стандартные шаблоны отчетов по электронной почте. Выбор правильного формата в зависимости от цели вашего отчета имеет важное значение для четкой и эффективной передачи вашего сообщения.
Для регулярного отчета о мониторинге, такого как еженедельный или ежемесячный отчет, выберите структуру таблицы с ключевыми показателями (продажи, производство и т. д.).
Для запроса бюджета или ресурсов напишите файл, структурированный по частям, с введением, вашими подробными потребностями, аргументом и заключением.
В кризисной ситуации, требующей срочной реакции, сделайте ставку на прямой и мощный стиль, перечислив проблемы, последствия и действия в нескольких шокирующих предложениях.
Какой бы ни была модель, позаботьтесь о форматировании с помощью надписей, маркеров, таблиц для облегчения чтения. Конкретные примеры ниже помогут вам выбрать лучший формат для каждой ситуации для профессиональных и эффективных отчетов по электронной почте.
Отчет о регулярном мониторинге в виде таблиц
Регулярный отчет о мониторинге, например ежемесячный или еженедельный, требует четкой и синтетической структуры с выделением ключевых данных.
Формат в виде таблиц позволяет представить важные показатели (продажи, производство, коэффициент конверсии и т. д.) в организованном и удобочитаемом виде за несколько секунд.
Назовите свои таблицы точно, например, «Эволюция онлайн-продаж (ежемесячный оборот 2022)». Не забудьте упомянуть единицы измерения.
Вы можете включить визуальные элементы, такие как графика, чтобы усилить сообщение. Убедитесь, что данные верны, а расчеты верны.
Сопровождайте каждую таблицу или график кратким комментарием, анализирующим основные тенденции и выводы, в 2-3 предложениях.
Формат таблицы позволяет получателю быстро прочитать главное. Он идеально подходит для регулярных отчетов о мониторинге, требующих сводного представления ключевых данных.
Эффективная электронная почта в случае кризиса
В экстренной ситуации, требующей быстрого реагирования, выберите отчет в виде коротких, резких предложений.
Объявите о проблеме с самого начала: «Наш сервер не работает после атаки, мы не в сети». Затем подробно опишите влияние: потерянный оборот, затронутые клиенты и т. д.
Затем перечислите действия, предпринятые для ограничения ущерба, и те, которые необходимо предпринять немедленно. Закончите насущным вопросом или просьбой: «Можем ли мы рассчитывать на дополнительные ресурсы для восстановления сервиса в течение 48 часов?»
В кризисной ситуации важно быстро сообщить о трудностях, последствиях и ответах в нескольких прямых предложениях. Ваше сообщение должно быть кратким и мобилизующим. Резкий стиль наиболее эффективен для этого типа экстренного отчета по электронной почте.
Пример XNUMX: Подробный ежемесячный отчет о продажах
Ниже вы найдете подробный отчет о наших продажах за март:
- Продажи в магазине
Продажи в магазинах снизились на 5% по сравнению с прошлым месяцем до 1 250 000 евро. Вот эволюция по отделам:
- Бытовая техника: оборот €550 000, стабильный
- Отдел DIY: оборот 350 000 евро, снижение на 3%
- Садовая секция: оборот 300 000 евро, снижение на 15%
- Кухонный отдел: оборот 50 000 евро, увеличение на 10 %
Спад в садовом отделе объясняется неблагоприятной погодой в этом месяце. Обратите внимание на обнадеживающий рост кухонного отдела.
- Онлайн-продажи
Продажи на нашем сайте стабильны и составляют 900 000 евро. Доля мобильных устройств выросла до 35% онлайн-продаж. Продажи мебели и декора резко выросли благодаря нашей новой весенней коллекции.
- Маркетинговые действия
Наша кампания по электронной почте, посвященная Дню бабушки, принесла дополнительный оборот в размере 20 000 евро в отделе кухни.
Наши действия в социальных сетях, посвященные дизайну интерьера, также способствовали росту продаж в этом сегменте.
- Заключение
Несмотря на небольшое сокращение количества магазинов, наши продажи остаются стабильными благодаря электронной коммерции и целевому маркетингу. Мы должны продолжать наши усилия по отделке и мебели, чтобы компенсировать сезонный спад в садовом отделе.
Я в вашем распоряжении для любых разъяснений.
Bien Cordialement,
Жан Дюпон Селлер Восточный сектор
Второй пример: запрос дополнительного бюджета на запуск новой линейки продуктов
Имею честь запросить у вас дополнительный бюджет в рамках запуска нашей новой линейки продуктов, запланированного на июнь 2024 года.
Этот стратегический проект направлен на расширение нашего предложения на активно развивающийся сегмент органических продуктов, где спрос растет на 20% в год, путем предложения 15 дополнительных позиций.
Чтобы гарантировать успех этого запуска, необходимо мобилизовать дополнительные ресурсы. Вот мои числовые предложения:
- Временное усиление команды:
- Набор 2 разработчиков на полную ставку в течение 6 месяцев для окончательной доработки упаковки и технической документации (стоимость: 12000 XNUMX евро)
- Поддержка агентства цифрового маркетинга в течение 3 месяцев для веб-кампании (8000 €)
- Маркетинговая кампания :
- Бюджет СМИ для спонсорства наших публикаций в социальных сетях (5000 €)
- Создание и рассылка писем: графический дизайн, стоимость доставки за 3 рассылки (7000€)
- Потребительские тесты:
- Организация потребительских панелей для сбора отзывов о продуктах (4000€)
Это в общей сложности 36 000 евро для использования человеческих и маркетинговых ресурсов, необходимых для успеха этого стратегического запуска.
Я в вашем распоряжении, чтобы обсудить это во время нашей следующей встречи.
В ожидании вашего возвращения,
С уважением,
Жан Дюпон
Руководитель проекта
Третий пример: Ежемесячный отчет о деятельности отдела продаж
Ниже представлен отчет о деятельности нашего отдела продаж за март:
- Визиты потенциальных клиентов: наши торговые представители связались с 25 потенциальными клиентами, указанными в нашем досье клиентов. Было назначено 12 назначений.
- Отправлено предложений: Мы отправили 10 коммерческих предложений по ключевым товарам из нашего каталога, 3 из которых уже конвертированы.
- Выставки: Наш стенд на выставке «Экспофарм» привлек около 200 контактов. Мы преобразовали 15 из них в будущие назначения.
- Обучение: Наш новый сотрудник Лена прошла неделю обучения в полевых условиях с Марком, чтобы ознакомиться с нашими продуктами и торговыми предложениями.
- Цели: наша коммерческая цель по заключению 20 новых контрактов за месяц достигнута. Оборот составляет 30 000 евро.
Мы продолжаем наши усилия по расширению списка наших клиентов, не стесняйтесь присылать мне свои рекомендации.
Bien Cordialement,
Жан Дюпон Менеджер по продажам
Пример четвертый: Подробный еженедельный отчет о деятельности – Пекарня в супермаркете
Ниже представлен подробный отчет о деятельности нашей пекарни за неделю с 1 по 7 марта:
Производство:
- Мы производили в среднем 350 традиционных багетов в день, всего 2100 за неделю.
- Общий объем увеличился на 5% благодаря нашей новой печи, которая позволяет нам удовлетворить растущий спрос.
- Диверсификация нашего ассортимента специального хлеба (сельский, цельнозерновой, крупяной) приносит свои плоды. Мы испекли 750 на этой неделе.
Вентес :
- Общий оборот составляет 2500 €, стабильный по сравнению с прошлой неделей.
- Нашим бестселлером остается венская выпечка (680 евро), за ней следуют обеденные рецепты (550 евро) и традиционный хлеб (430 евро).
- Распродажи в воскресенье утром были особенно высокими (оборот 1200 евро) благодаря специальному предложению на поздний завтрак.
Утверждение:
- Получение 50кг муки и 25кг масла. Запасов достаточно.
- Думаю о заказе яиц и дрожжей на следующей неделе.
персонал:
- Джули будет в отпуске на следующей неделе, я изменю расписание.
- Спасибо Бастьену, который продает сверхурочные.
проблемы:
- Поломка монетного механизма во вторник утром, отремонтирована в течение дня электриком.
Bien Cordialement,
Жан Дюпон Менеджер
Пятый пример: Срочная проблема – Сбой в работе бухгалтерской программы
Сегодня утром в нашей бухгалтерской программе обнаружены ошибки, препятствующие вводу счетов и мониторингу главной бухгалтерской книги.
Наш поставщик ИТ-услуг, с которым я связался, подтверждает, что речь идет о недавнем обновлении. Они работают над исправлением.
При этом у нас нет возможности фиксировать операции и нарушается кассовый контроль. Мы рискуем очень быстро отстать.
Чтобы временно решить проблему:
- Запишите свои счета/расходы в экстренный файл Excel, который я извлеку
- По запросам клиентов позвоните мне, чтобы проверить учетные записи в реальном времени.
- Я делаю все возможное, чтобы держать вас в курсе прогресса.
Наш поставщик услуг полностью мобилизован и надеется решить эту проблему в течение максимум 48 часов. Я знаю, что эта неисправность плохая, спасибо за понимание. Пожалуйста, дайте мне знать о любых срочных вопросах.
С уважением,
Жан Дюпон Бухгалтер
