Если у вас нет четкой процедуры управления обработкой ваших электронных писем, они могут быстро стать источником значительной траты времени. С другой стороны, если вы делаете то, что необходимо на организационном уровне, чтобы не быть заваленным десятками непрочитанных писем. Затем вы можете очистить свой разум от любой возможности пропустить важное электронное письмо. В этой статье перечислены несколько проверенных практик. Приняв их, вы, безусловно, сможете гораздо более спокойно управлять своим почтовым ящиком.
Автоматически или вручную классифицировать любую электронную почту в выделенной папке или подпапках.
Это тип метода, который позволит вам быстро отсортировать ваши электронные письма в порядке важности. Вы можете классифицировать свои электронные письма по темам, темам, срокам. Важно использовать все преимущества особенности вашего почтового ящика, чтобы управлять своей почтой в полном объеме. После того, как вы создали каталог с папкой и подпапкой в соответствии с режимом организации, который вам подходит. Каждое сообщение будет иметь свое место в вашем почтовом ящике, как и каждая бумажная папка на вашем столе. Итак, как только истечет момент для обработки ваших писем, вы можете на 100% сосредоточиться на остальной работе.
Запланируйте определенное время для обработки ваших писем
Конечно, вы должны оставаться отзывчивым и иметь возможность обрабатывать сообщения, ожидающие немедленного ответа от вас. В остальном, спланируйте наиболее важные моменты, чтобы согласованно обрабатывать ваши электронные письма. Начните с подготовки всех элементов, необходимых для обработки вашей работы. Бумажные файлы, степлеры, принтеры - все должно быть под рукой, чтобы обеспечить максимальную концентрацию. Неважно, когда вы выберете. Теперь, когда ваш почтовый ящик организован как почтовый сортировочный центр, у вас есть возможность спокойно и эффективно обрабатывать ваши электронные письма.
Очистите свой почтовый ящик, удалив все ненужные информационные бюллетени
Ваш почтовый ящик постоянно паразитируется неинтересными рассылками или рекламой? Постарайтесь избавить свой почтовый ящик от всех этих новостных рассылок, которые больше похожи на спам, чем на что-либо еще. Вы должны систематически отписываться от всех этих списков рассылки, которые не приносят вам ничего конкретного и которые могут быстро стать более агрессивными. Вы можете использовать такие инструменты, как Cleanfox где Развернуть меня сделать необходимое в несколько кликов. Не занимая у вас ни малейшего утра, решение такого типа поможет вам невероятно покончить со всем этим цифровым загрязнением. Тысячи электронных писем могут быть обработаны относительно быстро.
Настройте автоматический ответ
Вы скоро будете в отпуске надолго. Деталь, которую нельзя пропустить, активировал автоматический ответ вашего почтового ящика. Это важно, чтобы все люди, с которыми вы профессионально общались по электронной почте, были в курсе вашего отсутствия. Многие недоразумения возможны, когда клиент или поставщик теряют терпение, потому что эти сообщения остаются без ответа. Этого можно легко избежать с помощью короткого сообщения, которое будет отправлено автоматически во время вашего отпуска. Вам просто нужно указать дату вашего возвращения из отпуска и почему не электронной почте коллеге, если это необходимо.
Умерить количество писем, отправленных вами в копии
Систематическое использование электронных писем, отправленных в копиях (CC) и невидимых копий (CCI), может быстро привести к бесконечным обменам. Люди, которые должны были получать ваше сообщение только для информации, теперь нуждаются в разъяснениях. Другие задаются вопросом, почему они получили это сообщение и справедливо считают его пустой тратой времени. Делая выбор, чтобы поставить кого-то в цикл, убедитесь, что ваш выбор действительно актуален. Сообщения, отправленные кому-либо любым способом, следует избегать.
Помните, что электронная почта может иметь юридическое значение
По мере возможности сохраняйте все свои электронные письма, они имеют силу доказательств, в частности, для промышленного трибунала. Электронное сообщение, если оно имеет ту же юридическую ценность, что и письмо, которое вы написали от руки. Но будьте осторожны, даже простое сообщение отправлено без раздумий для коллеги или для клиента могут иметь серьезные последствия. Если клиент докажет, электронная почта имеет поддержку, что вы не выполнили свои обязательства с точки зрения доставки или других. Вам придется нести последствия для вашего бизнеса и для себя. В коммерческих спорах, как и в промышленных трибуналах, доказательство считается «бесплатным». Иными словами, решение принимает судья и что лучше тщательно классифицировать его электронные письма, чем помещать их в мусорную корзину.
