Когда некоторые сотрудники отсутствуют по разным причинам, не уведомив своего руководителя или менеджера, они не знают, как донести свою точку зрения. Другим также трудно попросить краткосрочный отпуск, когда у них есть ряд личные проблемы быть оплаченным.
Влияние вашего отсутствия во многом зависит от характера вашей работы и политики, действующей на вашем рабочем месте. Ваше отсутствие, особенно если оно не объявлено заранее, может быть очень дорогим для вашей организации. Поэтому, прежде чем принимать решение об отсутствии, подумайте об этом. Если это произойдет или произошло, то использование электронной почты для извинений или объяснений вашему руководителю является отличным способом эффективного и быстрого общения.
Прежде чем написать обоснование по электронной почте
В данной статье ставится задача показать, как работник одной или несколькими уважительными причинами может обосновать необходимость своего отсутствия или причину, по которой он не мог присутствовать на своей должности. Как сотруднику важно, чтобы вы были уверены в возможных последствиях самовольного отсутствия. Нет никакой гарантии, что ваше электронное письмо с извинениями получит положительный ответ. Точно так же нет гарантии, что когда вы напишете электронное письмо с просьбой отпроситься с работы, оно будет воспринято положительно.
Однако, когда вы должны отсутствовать по срочным причинам и не можете связаться со своим начальником, важно как можно скорее написать электронное письмо, содержащее точные причины этого отсутствия. Аналогичным образом, если вы заранее знаете, что вам необходимо решить важные личные или семейные проблемы, целесообразно составить письмо содержащие ваши извинения за неудобства и несколько разъяснений, если это возможно. Вы делаете это в надежде свести к минимуму влияние вашей личной жизни на вашу работу.
Наконец, убедитесь, что вы знакомы с политикой и протоколом вашей компании относительно того, как отсутствовать в вашей группе. Компания может пойти на определенные уступки в случае возникновения чрезвычайной ситуации и предоставить способ управления ими. Скорее всего, будет определено количество дней между подачей заявления и днями вашего отсутствия.
Руководство по написанию электронного письма
Используйте формальный стиль
Это электронное письмо является официальным. Оно должно быть написано в официальном стиле. От темы до заключения все должно быть профессионально. Ваш руководитель, как и все остальные, ожидает, что вы сообщите о серьезности ситуации в своем электронном письме. Ваше дело, скорее всего, будет услышано, если вы напишете такое электронное письмо в официальном стиле.
Отправьте письмо рано
Мы уже подчеркивали важность соблюдения политики компании. Также обратите внимание, что если вам нужно написать электронное письмо, содержащее профессиональное оправдание, важно сделать это как можно скорее. Это особенно важно, когда вы потерпели неудачу и не пришли на работу без разрешения. Уведомление вашего босса рано после неоправданного отсутствия может избежать предупреждения. Заблаговременно уведомив вас о форс-мажорных обстоятельствах, в которых вы оказались, вы поможете компании выбрать подходящую замену или принять меры.
Будьте лаконичны с деталями
Будь краток. Вам не нужно вдаваться в подробности того, что произошло, из-за чего вас не было рядом или что вы скоро уедете. Просто укажите важные факты. Если вы запрашиваете разрешение заранее, укажите дни, когда вы собираетесь отсутствовать. Будьте конкретны с датами, не давайте оценок.
Предложить помощь
Когда вы пишете электронное письмо с оправданием своего отсутствия, обязательно покажите, что вы заботитесь о продуктивности компании. Нельзя просто сказать, что вас не будет, предложить сделать что-то, что уменьшит последствия вашего отсутствия. Например, вы можете сделать это, когда вернетесь, или поговорите с коллегой, который вас заменит. Некоторые компании могут иметь такие правила, как вычеты из заработной платы за дни отсутствия. Поэтому постарайтесь полностью понять политику компании и то, как вы можете с ней работать.
Пример электронного письма 1: Как написать электронное письмо с извинениями (после того, как вы пропустили рабочий день)
Тема: Справка об отсутствии от 19
Здравствуйте, мистер Гийо,
Пожалуйста, примите это письмо как официальное уведомление о том, что я не смог прийти на работу 19 ноября 2018 года из-за простуды. Лиам и Артур заняли мое место в мое отсутствие. Они выполнили все поставленные передо мной задачи на этот день.
Приносим свои извинения за то, что не смогли связаться с вами перед уходом с работы. Приносим извинения, если возникли неудобства для бизнеса.
К этому письму я прикрепил свою медицинскую справку.
Пожалуйста, дайте мне знать, если вам нужна дополнительная информация.
Благодарим Вас за понимание.
С уважением,
Этан Гаудин
Пример электронного письма 2: как написать электронное письмо с извинениями за отсутствие на работе в будущем
Тема: Управление моим днем отсутствия 17 / 12 / 2018
Уважаемая госпожа Паскаль,
Пожалуйста, примите это письмо как официальное уведомление о том, что я буду отсутствовать на работе 17 декабря 2018 года. В этот день я буду выступать в качестве профессионального свидетеля в суде. Я сообщил вам о своем вызове в суд на прошлой неделе и о настоятельной необходимости моего присутствия.
Я договорился с Габеном Тибо из ИТ-отдела, который сейчас в отпуске, чтобы заменить меня. Во время перерывов в суде я позвоню, чтобы узнать, не нужна ли ему помощь.
Je Vous remercie.
С уважением,
Эмма Валли
