Ne glede na dobo je bila učinkovitost v profesionalnem svetu vedno iskana kakovost. In tudi ta kakovost ni na robu, ko gre za področje pisanja pri delu (imenovano tudi utilitarno pisanje). Dejansko gre za sklop, ki ga sestavljajo: poročilo o dejavnosti, pisma, opombe, poročilo ...

Za ponazoritev so me že večkrat prosili, naj pregledam delo svojih kolegov v strokovnem okviru. Pri večini od njih sem se soočil z deli, ki sploh niso ustrezali njihovi stopnji študija ali celo našemu poklicnemu področju. Razmislite na primer o tem stavku:

« Glede na vse večje mesto mobilnega telefona v našem življenju se bo telefonska industrija zagotovo razvijala še vrsto let.. »

Ta isti stavek bi lahko napisal bolj preprosto in predvsem bolj učinkovito. Zato bi lahko imeli:

« Naraščajoče mesto mobilnega telefona v naših življenjih še dolgo zagotavlja razvoj telefonskega sektorja. »

Najprej upoštevajte črtanje izraza "glede na". Čeprav uporaba tega izraza ni napačno črkovana, še vedno ni koristna za razumevanje stavka. V tem stavku je tega izraza preveč; ta stavek, v katerem bi uporabili bolj pogoste besede, bi vsakemu bralcu omogočil, da bolje razume kontekst sporočenega sporočila.

Nato boste ob upoštevanju števila besed v tem stavku opazili razliko v 07 besedah. Dejansko 20 besed za prepisan stavek proti 27 besed za začetni stavek. Na splošno bi moral stavek vsebovati povprečno 20 besed. Idealno število besed, ki se nanašajo na uporabo kratkih stavkov v istem odstavku za boljše ravnovesje. Veliko bolj smiselno je zamenjati dolžino stavkov v odstavku, da bi imeli bolj ritmično pisanje. Vendar stavki, daljši od 35 besed, ne olajšajo branja ali razumevanja, kar potrjuje obstoj omejitve dolžine. To pravilo velja za vsakogar, ne glede na to, ali gre za preprosto osebo ali učenjaka, saj njegova kršitev ovira kratko pomnilniško sposobnost človeških možganov.

Poleg tega upoštevajte tudi nadomestitev besede "dolga leta" z "dolgo". Ta izbira se v glavnem nanaša na študije Rudolf Flesch o berljivosti, kjer poudarja pomen uporabe kratkih besed za večjo učinkovitost pri branju.

Končno ste lahko videli spremembo faze iz pasivnega v aktivni glas. Stavek je tako bolj razumljiv. Dejansko struktura, predlagana v tem stavku, natančneje in jasneje kaže povezavo med naraščajočo vlogo telefona in razvojem telefonskega trga. Vzročno-posledična povezava, ki bralcu omogoča razumevanje teme.

Konec koncev pisanje besedila preprosto omogoča prejemniku, da ga prebere do konca, da ga razume, ne da bi postavljal vprašanja; tu se skriva učinkovitost vašega pisanja.