Določite standardni model, prilagojen vašemu cilju

V podjetju se uporabljajo različne standardne predloge e-poštnih poročil. Izbira prave oblike glede na namen vašega poročila je ključna za jasno in učinkovito posredovanje vašega sporočila.

Za redno poročilo o spremljanju, kot je tedensko ali mesečno poročilo, se odločite za strukturo tabele s ključnimi številkami (prodaja, proizvodnja itd.).

Za proračun ali zahtevo po sredstvih napišite datoteko, strukturirano po delih z uvodom, podrobnimi potrebami, argumentom in zaključkom.

V krizni situaciji, ki zahteva nujno reakcijo, stavite na neposreden in močan slog z naštevanjem težav, posledic in dejanj v nekaj šokantnih stavkih.

Ne glede na model poskrbite za oblikovanje z mednapisi, oznakami, tabelami za lažje branje. Spodnji konkretni primeri vam bodo pomagali izbrati najboljšo obliko za vsako situacijo za profesionalna in učinkovita e-poštna poročila.

Redno poročilo o spremljanju v obliki tabel

Redno poročilo o spremljanju, na primer mesečno ali tedensko, zahteva jasno in sintetično strukturo, ki poudarja ključne podatke.

Oblika v tabelah omogoča urejen in berljiv prikaz pomembnih kazalnikov (prodaja, proizvodnja, menjalna stopnja itd.) v nekaj sekundah.

Natančno poimenujte tabele, na primer »Razvoj spletne prodaje (mesečni promet 2022)«. Ne pozabite omeniti enot.

Za okrepitev sporočila lahko vključite vizualne elemente, kot je grafika. Prepričajte se, da so podatki pravilni in izračuni pravilni.

Vsako tabelo ali graf spremljajte s kratkim komentarjem, ki v 2-3 stavkih analizira glavne trende in zaključke.

Oblika tabele vašemu prejemniku olajša hitro branje bistvenih stvari. Idealen je za redna poročila o spremljanju, ki zahtevajo povzetek ključnih podatkov.

Učinkovita elektronska pošta v primeru krize

V izrednih razmerah, ki zahtevajo hiter odziv, se odločite za poročilo v obliki kratkih, ostrih stavkov.

Težavo naznanite že na začetku: "Naš strežnik ne deluje zaradi napada, nismo povezani". Nato podrobno opišite učinek: izgubljen promet, prizadete stranke itd.

Nato navedite ukrepe, sprejete za omejitev škode, in tiste, ki jih je treba izvesti takoj. Končajte s perečim vprašanjem ali zahtevo: "Ali lahko računamo na dodatna sredstva za obnovitev storitve v 48 urah?"

V krizi je ključno hitro informiranje o težavah, posledicah in odgovorih v nekaj neposrednih stavkih. Vaše sporočilo mora biti kratko in mobilizirajoče. Preudaren slog je najučinkovitejši za tovrstno e-poštno poročilo v sili.

 

Primer XNUMX: Podrobno mesečno poročilo o prodaji

Gospa,

Spodaj najdete podrobno poročilo o naši marčevski prodaji:

  1. Prodaja v trgovinah

Prodaja v trgovinah se je v primerjavi s prejšnjim mesecem zmanjšala za 5 % na 1 €. Tukaj je razvoj po oddelkih:

  • Gospodinjski aparati: promet 550 €, stabilno
  • DIY oddelek: promet 350 €, 000 % manj
  • Vrtni del: promet 300 €, 000 % manj
  • Oddelek kuhinj: promet 50 €, 000-odstotna rast

Upad vrtnarskega oddelka pojasnjujejo z neugodnim vremenom v tem mesecu. Upoštevajte spodbudno rast kuhinjskega oddelka.

  1. Spletna prodaja

Prodaja na naši spletni strani je stabilna pri 900 €. Delež mobilnega telefona se je povečal na 000 % spletne prodaje. Zaradi naše nove pomladne kolekcije je prodaja pohištva in dekoracije močno narasla.

  1. Marketinške akcije

Naša e-poštna akcija za dan babic je na oddelku kuhinj ustvarila dodatnih 20 € prometa.

Naše delovanje na družbenih omrežjih okoli notranje opreme je povečalo prodajo tudi v tem segmentu.

  1. zaključek

Kljub rahlemu padcu v trgovinah ostaja naša prodaja solidna, ki jo poganjata e-trgovina in ciljno usmerjeno trženje. Še naprej si moramo prizadevati za dekoracijo in pohištvo, da bi nadomestili sezonski upad vrtnega oddelka.

Za vsa pojasnila sem vam na voljo.

S spoštovanjem,

Jean Dupont Seller Vzhodni sektor

Drugi primer: dodatna proračunska zahteva za uvedbo nove linije izdelkov

 

Gospa generalna direktorica,

V čast mi je, da vas lahko zaprosim za dodaten proračun kot del lansiranja naše nove palete izdelkov, ki je predvidena za junij 2024.

S tem strateškim projektom želimo s ponudbo 20 dodatnih referenc našo ponudbo razširiti na živahni segment ekoloških izdelkov, kjer povpraševanje raste za 15 % letno.

Da bi zagotovili uspeh te uvedbe, je bistveno zbrati dodatna sredstva. Tukaj so moji številčni predlogi:

  1. Začasna okrepitev ekipe:
  • Zaposlitev 2 razvijalcev s polnim delovnim časom za 6 mesecev za dokončanje embalaže in tehnične dokumentacije (strošek: 12000 €)
  • Podpora agencije za digitalni marketing 3 mesece za spletno kampanjo (8000€)
  1. Marketinška kampanja:
  • Medijski proračun za sponzoriranje naših objav na družbenih omrežjih (5000€)
  • Izdelava in pošiljanje emailov: grafično oblikovanje, stroški pošiljanja za 3 akcije (7000€)
  1. Potrošniški testi:
  • Organizacija potrošniških panelov za zbiranje povratnih informacij o izdelkih (4000 €)

To je skupno 36 € za uporabo človeških in trženjskih virov, potrebnih za uspeh tega strateškega lansiranja.

Na voljo sem vam, da se o tem pogovorimo na naslednjem srečanju.

V pričakovanju vrnitve,

S spoštovanjem,

John Dupont

Vodja projekta

 

Tretji primer: Mesečno poročilo o dejavnostih prodajnega oddelka

 

Spoštovana gospa Durand,

Spodaj si lahko ogledate poročilo o delu naše prodajne službe za mesec marec:

  • Obiski potencialnih strank: Naši prodajni predstavniki so stopili v stik s 25 potencialnimi strankami, ki so bile opredeljene v naši datoteki strank. Določenih je 12 terminov.
  • Poslane ponudbe: Poslali smo 10 komercialnih ponudb za ključne izdelke iz našega kataloga, od katerih so 3 že pretvorjene.
  • Sejmi: Naša stojnica na sejmu Expopharm je pritegnila okoli 200 kontaktov. 15 smo jih pretvorili v prihodnje sestanke.
  • Usposabljanje: naša nova sodelavka Lena je sledila tednu terenskega usposabljanja z Marcom, da bi se seznanila z našimi izdelki in prodajnimi predstavitvami.
  • Cilji: Naš komercialni cilj 20 novih pogodb v mesecu je bil dosežen. Ustvarjeni promet znaša 30 €.

Še naprej si prizadevamo za razvoj našega seznama strank, ne oklevajte in mi pošljite svoja priporočila.

S spoštovanjem,

Jean Dupont vodja prodaje

 

Četrti primer: Podrobno tedensko poročilo o dejavnosti – pekarna supermarketa

 

Chers kolegi,

Spodaj najdete podrobno poročilo o dejavnostih naše pekarne za teden od 1. do 7. marca:

Proizvodnja:

  • V povprečju smo izdelali 350 tradicionalnih baget na dan, skupaj 2100 čez teden.
  • Skupna količina se je povečala za 5 % zahvaljujoč naši novi pečici, ki nam omogoča, da zadostimo naraščajočemu povpraševanju.
  • Popestritev ponudbe specialnih kruhov (podeželski, polnozrnati, žitni) obrodi sadove. Ta teden smo jih spekli 750.

Prodaja:

  • Skupni promet je 2500€, stabilen v primerjavi s prejšnjim tednom.
  • Dunajsko pecivo ostaja naša prodajna uspešnica (680 €), sledijo formule za kosilo (550 €) in tradicionalni kruh (430 €).
  • Nedeljska jutranja prodaja je bila še posebej močna (promet 1200 €) zahvaljujoč posebni ponudbi bruncha.

Dobava:

  • Sprejem 50 kg moke in 25 kg masla. Zaloge so zadostne.
  • Razmišljam o naročilu jajc in kvasa za naslednji teden.

Osebje:

  • Julie bo naslednji teden na dopustu, jaz bom reorganiziral urnike.
  • Hvala Bastienu, ki nudi nadure za prodajo.

težave:

  • Okvara mehanizma za kovance v torek zjutraj, čez dan popravil električar.

S spoštovanjem,

Jean Dupont Manager

 

Peti primer: Nujna težava – Okvara računovodske programske opreme

 

Pozdravljeni vsi skupaj,

Danes zjutraj ima naš računovodski program hrošče, ki preprečujejo vnos računov in spremljanje glavne knjige.

Naš ponudnik IT storitev, s katerim sem stopil v stik, potrjuje, da gre za nedavno posodobitev. Delajo na popravku.

V tem času nam je onemogočeno evidentiranje prometa in moteno je spremljanje gotovine. Tvegamo, da zelo hitro zaostanemo.

Če želite začasno odpraviti težavo:

  • Zapišite svoje račune/stroške v excel datoteko za nujne primere, ki jo bom pridobil
  • Za vprašanja strank me pokličite, da preverim račune v živo
  • Po svojih najboljših močeh vas obveščam o napredku.

Naš ponudnik storitev je popolnoma mobiliziran in upa, da bo to težavo rešil v največ 48 urah. Vem, da je ta okvara slaba, hvala za razumevanje. Prosim, obvestite me o vseh nujnih težavah.

S spoštovanjem,

Jean Dupont računovodja