Гмаил у послу: грешке које треба избегавати за успешну каријеру

Немојте занемарити важност професионалних потписа

Уобичајена грешка приликом употребе Гмаил за посао је превидети важност професионалног потписа. Добро осмишљен и комплетан потпис може ојачати ваш кредибилитет код ваших саговорника и допринети бољем имиџу ваше компаније.

Да бисте направили професионални потпис, обавезно укључите своје име и презиме, позицију, назив компаније, контакт информације (телефон, е-маил) и евентуално везу до вашег ЛинкедИн профила. Графички додир, као што је лого, такође се може додати како би се ојачао визуелни идентитет ваше компаније.

Такође, не заборавите да персонализујете свој потпис тако да одговара вашим примаоцима. На пример, ако размењујете е-пошту са међународним клијентима, можете додати енглеску верзију свог потписа да бисте олакшали комуникацију и избегли неспоразуме.

Још једна уобичајена грешка у коришћењу Гмаил-а за посао је слање предугачких е-порука или великих прилога. Ово не само да може обесхрабрити ваше саговорнике да читају ваше поруке, већ и затрпају њихове пријемне сандучиће и потроше простор за складиштење.

Да бисте то избегли, покушајте да задржите ваше сажете и структуриране е-поруке користећи кратке пасусе и јасне наслове. Ако треба да делите велике датотеке, користите алатке као што су Гоогле диск или Дропбок да бисте се повезали са својим документима уместо да их прилажете директно у своје имејлове.

На крају, не заборавите да компримујете датотеке пре него што их пошаљете, посебно ако садрже слике или видео записе. Ово ће смањити њихову величину и вашим примаоцима олакшати преузимање.

Сигурност и поверљивост су од суштинског значаја у професионалном свету. Грешка направљена са Гмаил-ом у пословању може имати озбиљне последице на вашу каријеру и репутацију ваше компаније. Да бисте избегли ове проблеме, следите ове основне савете гарантују сигурност ваше комуникације путем е-поште:

1. Увек користите јаке и јединствене лозинке за свој Гмаил налог. Редовно их мењајте и немојте користити исту лозинку за различите онлајн услуге.
2. Омогућите двофакторну аутентификацију (2ФА) да бисте побољшали безбедност налога. Ово ће додати додатни слој заштите захтевањем верификационог кода који се шаље на ваш телефон приликом пријављивања.
3. Будите опрезни за пхисхинг е-поруке и покушаје преваре. Не кликајте на сумњиве везе и никада не дајте своје личне или пословне податке путем е-поште.
4. Користите Гмаил-ову функцију „Поверљиви режим“ за слање осетљиве е-поруке. Ово вам омогућава да поставите датум истека за своје поруке и заштитите их лозинком.

Пратећи ове савете, избећи ћете уобичајене грешке са Гмаил-ом у пословању и обезбедити свој професионални успех.