Poruke o odsustvu su važno pisanje posla. Ali iz mnogo razloga, oni se mogu zanemariti. Ovo se objašnjava kontekstom njihovog pisanja i ponekad ne uzimanjem u obzir uticaja koji mogu imati.
Заправо, порука о одсуству је аутоматска порука. Послато као одговор на било коју поруку примљену у временском интервалу или у одређеном периоду. Понекад се порука припрема у контексту одласка на одсуство. Овај период, када вероватно већ имате свој ум негде другде, можда није најбоље време да напишете поруку.
Шта је смисао конфигурисања аутоматске поруке о одсуству?
Одсуство са посла је важно на много начина. Користи се за обавештавање свих ваших запослених о вашем одсуству. Такође служи за пружање информација које им омогућавају да наставе са својим активностима док чекају ваш повратак. Ове информације су углавном датум опоравка, детаљи за контакт у хитним случајевима да би вас контактирали или детаљи за контакт колеге у хитном случају. С обзиром на све ово, порука одсуства је суштински чин комуникације за сваког професионалца.
Које су грешке које треба избегавати?
С обзиром на важност поруке о одсуству, биће неопходно узети у обзир неколико параметара како не бисте шокирали или непоштовали вашег саговорника. Боље да звучим превише с поштовањем него са непоштовањем. Дакле, не можете користити изразе попут ОУПС, пфф итд. Морат ћете узети у обзир профил свих заинтересованих страна. Дакле, избегавајте писање као да разговарате само са сарадницима када вам надређени или клијенти, добављачи или чак јавни органи могу слати поруке.
Да би се избегле ове непријатности, Оутлоок може имати поруку о одсуству за интерну пошту компаније и другу поруку за спољну пошту. У сваком случају, мораћете да узмете у обзир све профиле да бисте добили добро структурирану поруку о одсуству.
Поред тога, информације морају бити корисне и прецизне. Избегавајте двосмислене поруке попут „Одсуствоваћу од сутра“ знајући да онај ко добије ове информације неће моћи да зна датум овог „сутра“.
Коначно, избегавајте употребу познатог и лежерног тона. Заиста, еуфорија одмора на видику може довести до тога да користите превише познат тон. Не заборавите да останете професионални до краја. Усмено са колегама то се може догодити, али посебно не у контексту радних папира.
Какву врсту поруке о одсуству одабрати?
Да бисте избегли све ове замке, одаберите конвенционални стил. То укључује ваша имена и презимена, информације о томе када можете обрадити примљену поруку и особе које треба контактирати у случају нужде.
