Barua pepe ndicho chombo cha mawasiliano kinachopendelewa na wengi wetu. Barua pepe ni nzuri kwa sababu si lazima upatikane kwa wakati mmoja na mpatanishi wako ili kuwasiliana. Hii inaturuhusu kusonga mbele katika masuala yanayoendelea wakati wenzetu hawapatikani au katika upande mwingine wa dunia.
Walakini, wengi wetu tunazama katika orodha isiyo na mwisho ya barua pepe. Kulingana na ripoti iliyochapishwa mwaka wa 2016, wastani wa mtumiaji wa biashara hupokea na kutuma barua pepe zaidi ya 100 kwa siku.
Aidha, barua pepe hazielewi kwa urahisi sana. Utafiti wa hivi karibuni wa Sendmail uligundua kuwa watu 64% walituma au walipokea barua pepe iliyosababisha hasira au kuchanganyikiwa bila ya kujifanya.
Kutokana na kiasi cha barua pepe tunachotuma na kupokea, na kwa sababu barua pepe mara nyingi hazieleweki, ni muhimu kuandika kwa njia wazi na ya ufupi.
Jinsi ya usahihi kuandika barua pepe ya kitaaluma
Kuandika kwa ufupi na kwa uhakika barua pepe kutapunguza muda unaotumika kudhibiti barua pepe na kukufanya ufanye kazi kwa ufanisi zaidi. Kwa kufanya barua pepe zako ziwe fupi, kuna uwezekano kwamba utatumia muda mfupi kwenye barua pepe na muda zaidi kwa kazi zingine. Hiyo ilisema, kuandika wazi ni ujuzi. Kama ujuzi wote, utahitaji fanya kazi juu ya maendeleo yake.
Hapo mwanzo, inaweza kuchukua muda mrefu kuandika barua pepe fupi kama inavyofanya kuandika barua pepe ndefu. Hata hivyo, hata kama ni hivyo, utawasaidia wafanyakazi wenzako, wateja au wafanyakazi kuwa na tija zaidi, kwa sababu utaongeza vitu vidogo kwenye kikasha chao, ambacho kitawasaidia kukujibu kwa haraka zaidi.
Kwa kuandika kwa uwazi, utajulikana kama mtu ambaye anajua anachotaka na anafanya mambo. Zote mbili ni nzuri kwa matarajio yako ya kazi.
Kwa nini inachukua nini kuandika e-mail wazi, mafupi na ya kitaaluma?
Tambua lengo lako
Kufuta barua pepe mara zote kuna madhumuni ya wazi.
Kila wakati unapoketi kuandika barua pepe, chukua sekunde chache kujiuliza, "Kwa nini ninatuma hii? Je, ninatarajia nini kutoka kwa mpokeaji?
Ikiwa huwezi kujibu maswali haya, unapaswa kutuma barua pepe. Kuandika barua pepe bila kujua nini unahitaji ni kupoteza muda wako na wa mpokeaji wako. Ikiwa hujui hasa unayotaka, itakuwa vigumu kwako kujieleza wazi na kwa ufupi.
Tumia "jambo moja kwa wakati" utawala
Barua pepe hazichukui nafasi ya mikutano. Kwa mikutano ya biashara, kadiri ajenda unavyofanyia kazi, ndivyo mkutano unaleta tija zaidi.
Kwa barua pepe, kinyume ni kweli. Ukijumuisha mada tofauti katika barua pepe zako, vitu vingine vitakuwa visivyoeleweka kwa mpatanishi wako.
Ndio maana ni wazo nzuri kutekeleza sheria ya "jambo moja kwa wakati mmoja". Hakikisha kila barua pepe unayotuma inahusu jambo moja. Ikiwa unahitaji kuwasiliana kuhusu mradi mwingine, andika barua pepe nyingine.
Pia ni wakati mzuri wa kujiuliza, "Je! Barua pepe hii ni muhimu sana?" Tena, barua pepe tu muhimu kabisa zinawashuhudia kwa heshima ya mtu unayemtuma barua pepe.
Mazoezi ya huruma
Uelewa ni uwezo wa kuona ulimwengu kupitia macho ya wengine. Unapofanya hivi, unaelewa mawazo na hisia zao.
Wakati wa kuandika barua pepe, fikiria kuhusu maneno yako kutoka kwenye mtazamo wa msomaji. Kwa kila kitu unachoandika, jiulize:
- Ningewezaje kutafsiri neno hili ikiwa nilipata?
- Je, ni pamoja na maneno yasiyo na maana ya kutaja?
Huu ni marekebisho rahisi, lakini yenye ufanisi kwa njia unayopaswa kuandika. Kufikiria juu ya watu ambao watakusoma itabadilisha njia wanakujibu.
Hapa ni njia ya hekima ya kuangalia ulimwengu ili kukusaidia kuanza. Watu wengi:
- Wako busy. Hawana muda wa kukisia unachotaka, na wangependa kuweza kusoma barua pepe yako na kuijibu haraka.
- Furahia shukrani. Ikiwa unaweza kusema kitu chanya kuhusu wao au kazi yao, fanya hivyo. Maneno yako hayataharibika.
- Kama kushukuru. Ikiwa mpokeaji alikusaidia kwa njia yoyote, kumbuka kumshukuru. Unapaswa kufanya hivi hata kama ni kazi yao kukusaidia.
Maonyesho mafupi
Unapotuma mtu barua pepe kwa mara ya kwanza, unahitaji kumwambia mpokeaji wewe ni nani. Kwa kawaida unaweza kuifanya kwa sentensi moja. Kwa mfano: “Ilipendeza kukutana nawe kwenye [Tukio X]. »
Njia moja ya kufupisha utangulizi ni kuuandika kana kwamba mnakutana ana kwa ana. Hungependa kuingia kwenye monologue ya dakika tano unapokutana na mtu ana kwa ana. Kwa hivyo usifanye kwa barua pepe.
Hujui ikiwa utangulizi ni muhimu. Labda tayari umewasiliana na mpokeaji, lakini hujui ikiwa atakumbuka. Unaweza kuondoka sifa zako katika saini yako ya umeme.
Hii inaepuka kutokuelewana. Kujitambulisha tena kwa mtu ambaye tayari anajua kuwa unaonekana kama mkorofi. Ikiwa hana uhakika kama anakufahamu, unaweza kumruhusu aangalie saini yako.
Fikiria kwa sentensi tano
Katika kila barua pepe unaandika, unatakiwa kutumia sentensi ya kutosha ili kusema nini unahitaji, tena. Mazoezi muhimu ni kujizuia kwa sentensi tano.
Chini ya sentensi tano mara nyingi ni ya kikatili na ya kawaida, muda zaidi ya tano ya muda wa sentensi.
Kutakuwa na wakati ambapo itakuwa vigumu kuweka barua pepe yenye maneno mitano. Lakini mara nyingi, sentensi tano zinatosha.
Pata nidhamu ya sentensi tano na utapata kujiandika barua pepe kwa haraka. Utapata pia majibu zaidi.
Tumia maneno mafupi
Mnamo 1946, George Orwell aliwashauri waandishi wasitumie neno refu ambapo neno fupi litafaa.
Ushauri huu unafaa zaidi leo, haswa wakati wa kuandika barua pepe.
Maneno mafupi yanaonyesha heshima kwa msomaji wako. Kwa kutumia maneno mafupi, umefanya ujumbe wako rahisi kuelewa.
Vile vile ni sawa na sentensi fupi na vifungu. Epuka kuandika vitalu vingi vya maandishi ikiwa unataka ujumbe wako uwe wazi na rahisi kuelewa.
Tumia sauti ya kazi
Sauti inayotumika ni rahisi kusoma. Pia inahimiza hatua na uwajibikaji. Hakika, katika sauti ya kazi, sentensi huzingatia mtu anayefanya. Katika sauti ya tendo, sentensi huzingatia kitu ambacho mtu hutenda. Kwa sauti tulivu, inaweza kusikika kama mambo yanafanyika yenyewe. Kikamilifu, mambo hutokea tu wakati watu wanatenda.
Shikilia muundo wa kawaida
Je! Ni ufunguo gani wa kuweka barua pepe zako fupi? Tumia muundo wa kawaida. Hii ni template ambayo unaweza kufuata kila barua pepe unayoandika.
Mbali na kuweka barua pepe zako fupi, kufuata muundo wa kawaida pia husaidia kuandika haraka.
Baada ya muda, utaendeleza muundo ambao utakufanyia kazi. Hapa ni muundo rahisi ili uanzishe:
- Salamu
- Pongezi
- Sababu ya barua pepe yako
- Wito wa kuchukua hatua
- Ujumbe wa kufunga (kufungwa)
- Sahihi
Hebu tuangalie kila moja haya kwa kina.
- Huu ni mstari wa kwanza wa barua pepe. "Hujambo, [Jina la Kwanza]" ni salamu ya kawaida.
- Unapomtumia mtu barua pepe kwa mara ya kwanza, pongezi ni mwanzo mzuri. Pongezi iliyoandikwa vizuri pia inaweza kutumika kama utangulizi. Kwa mfano :
“Nilifurahia uwasilishaji wako kuhusu [somo] mnamo [tarehe]. »
"Nimeona blogu yako kwenye [mada] kuwa ya msaada sana. »
“Ilikuwa furaha kukutana nawe kwenye [tukio]. »
- Sababu ya barua pepe yako. Katika sehemu hii, unasema, "Nitatuma barua pepe kuuliza kuhusu ..." au "Nilikuwa najiuliza ikiwa unaweza kusaidia ..." Wakati mwingine utahitaji sentensi mbili kuelezea sababu zako za kuandika.
- Wito wa kuchukua hatua. Mara baada ya kuelezea sababu ya barua pepe yako, usifikiri kwamba mpokeaji atajua nini cha kufanya. Kutoa maelekezo maalum. Kwa mfano:
"Unaweza kunitumia faili hizo kufikia Alhamisi?" »
"Je! Unaweza kuandika hii katika wiki mbili zijazo?" "
“Tafadhali mwandikie Yann kuihusu, na unijulishe utakapoifanya. »
Kwa kupanga ombi lako kwa njia ya swali, mpokeaji amealikwa kujibu. Vinginevyo, unaweza pia kutumia: "nijulishe ulipofanya hivi" au "nijulishe ikiwa hii ni sawa kwako." "
- kufunga. Kabla ya kutuma barua pepe yako, hakikisha kuwa umejumuisha ujumbe wa kufunga. Hii inatimiza madhumuni mawili ya kusisitiza wito wako wa kuchukua hatua na kumfanya mpokeaji ajisikie vizuri.
Mifano ya mistari nzuri ya kufungwa:
“Asante kwa msaada wako wote kwa hili. "
“Siwezi kungoja kusikia unachofikiria. »
“Nijulishe ikiwa una maswali yoyote. "
- Ili kumaliza kufikiri ya kuongeza saini yako iliyotangulia na ujumbe wa salamu.
Inaweza kuwa "Yako", "Waaminifu", "Kuwa na siku nzuri" au "Asante".
