Ripoti: 4 vitu muhimu vya kujua kufanikiwa
Lazima ufanye ripoti, au ripoti, kwa ombi la msimamizi wako. Lakini, haujui wapi kuanza au jinsi ya kuunda.
Hapa, mimi hufunua utaratibu rahisi katika pointi za 4 ili kutambua ripoti hii kwa ufanisi na kwa kasi fulani. Inapaswa kuandikwa kwa wakati wa mantiki.
Je! Matumizi ni nini?
Inatoa uwezo kwa mtu ambaye imakusudiwa kuweza kutegemea data iliyowasilishwa kuamua juu ya hatua. Habari ambayo imerekodiwa katika ripoti hufanya iwezekanavyo kujibu swali moja au zaidi muhimu kwa kufanya uamuzi.
Hiyo ilisema, mfanyakazi anaweza kuandika ripoti ili kutoa mapendekezo kwa msimamizi wake juu ya mada maalum ili kufanya maboresho, kwa mfano juu ya utaratibu wa huduma au uingizwaji wa vifaa. Ripoti ni njia bora ya kuwasiliana kati ya mkuu na wasaidizi wake.
Kulingana na madhumuni ya ripoti, mada yake yanaweza kuwa tofauti, hata hivyo utaratibu ambao mimi unaonyesha chini ni halali kwa taarifa zote utakayopaswa kufanya.
Hoja ya kwanza - Ombi lazima liwe sahihi na wazi.
Hatua hii ya kwanza itakuwa hatua muhimu ambayo kazi yako yote itategemea. Pia itaupa eneo husika.
Mpokeaji wa ripoti
- Anataka nini hasa kutoka kwa ripoti yako?
- Malengo na malengo ya ripoti yake ni nini?
- Ripoti itakuwa ya manufaa kwa mpokeaji wako?
- Je! Mpokeaji tayari anajua mhusika?
- Juea ujuzi wake ni kwa nini usirudia habari inayojulikana tayari.
Kesi na taratibu
- Hali ni nini?
- Je! Ni sababu zipi zimeunganishwa na ombi la ripoti hiyo: shida, mabadiliko, mabadiliko, marekebisho, maboresho?
Hatua ya pili - fikiria, chagua na kukusanya taarifa muhimu.
Taarifa inaweza kuwa mengi, ikiwa ni nyaraka, nyaraka au ripoti nyingine, na vyanzo mbalimbali, lakini ni muhimu ni kuchagua kuchagua tu wale ambao ni muhimu, muhimu na muhimu na sio kuchukuliwa na habari ya maslahi ya chini au ya kurudia ambayo inaweza kuumiza ripoti ya mwisho. Kwa hiyo unapaswa kutumia tu habari zinazofaa zaidi zinazohusiana na ripoti iliyoombwa.
Hatua ya tatu - kupanga na kutekeleza mpango
Kwa kawaida, mpango huanza na utangulizi, kisha unaendelea na maendeleo, na mwisho na hitimisho.
Chini, mpango ulio wazi ni ule ambao umekutana kwa kawaida. Jukumu la kuanzishwa na hitimisho halilingani, kuzingatia jukumu lao la ndani. Kinyume chake, maendeleo yanaweza kuzaliwa kwa njia ya kutofautiana kulingana na ripoti ambayo utahitaji kutambua.
Utangulizi wa ripoti
Inatoa habari muhimu inayohusiana na sababu ya ripoti hiyo; motisha yake, nia yake, raison d'être, haki zake.
Taarifa hii inapaswa kuleta pamoja kwa maneno machache kusudi la ripoti, kwa maandiko mafupi wakati wa kina na kamili.
Haifai kabisa kupuuza utangulizi, kama inavyoelezea mapema data sahihi ya ombi kuruhusu addressee pamoja na mhariri wa ripoti ya uhakika kuwa wameeleana kila mmoja. Pia husaidia kukumbuka masharti ya ombi, hali, masharti wakati ripoti haipatikani mara moja au ikiwa ni muhimu kuifanya tena baadaye.
Maendeleo ya ripoti
Maendeleo ya kawaida hugawanywa katika sehemu tatu.
- Njia inayoonekana na isiyo na maana ya hali au muktadha, yaani, taarifa ya kina ya kile kilichopo tayari.
- Hukumu ya wazi juu ya kile kilichowekwa kinaonyesha mambo mazuri na mabaya wakati wa kupendekeza uchambuzi kama ufanisi na halisi ikiwa ni lazima.
- Ushauri, mapendekezo na mapendekezo, iwezekanavyo kuhusishwa na faida ambazo zinaanguka kwao.
Hitimisho ya ripoti
Haipaswa kuwa na somo jipya lisiloweza kuonyeshwa katika maendeleo. Bila kuwa hotuba ya mafanikio ya maendeleo, kuna pale kuleta jibu kwa kupendekeza wazi ufumbuzi moja au yafuatayo kwa mapendekezo yaliyotajwa katika hii.
Ncha ya Nne - Kuandika Ripoti
Baadhi ya sheria ya kawaida kwa wahariri wote wanapaswa kuheshimiwa. Mkazo utawekwa juu ya msamiati unaoeleweka na unaopatikana spelling isiyo na maana kwa utaalamu zaidi, sentensi fupi kwa uelewa bora, muundo wa hewa wa aya kwa kusoma vizuri.
Kuchukua huduma maalum kwa namna ya ripoti yake inaweza kutoa msomaji au mpokeaji urahisi na kusoma faraja muhimu.
- Unapaswa kuwa mafupi na wazi katika uandishi wako
- Ili kuhakikisha urahisi wa kusoma ripoti, rejelea msomaji kwenye kiambatisho ambacho kitatoa maelezo ya ziada kwa maelezo yako inapohitajika.
- Panga muhtasari wakati ripoti yako inachunguza kurasa zaidi ya tatu, ambayo inaruhusu mpokeaji kujiunga na kusoma kwake, ikiwa ni chaguo chake.
- Iwapo ina faida au inahitajika, inganisha meza na grafu nyingine zinazoonyesha kuandika kwako ili kuonyesha data. Wanaweza kuwa muhimu wakati mwingine kwa ufahamu mzuri.
- Usiondoe majina na vichwa vya habari ili kupitisha kila sehemu ya ripoti yako ili kushinda, pia, kwa fluidity.
Kwa kumalizia: Nini cha kukumbuka
- Kufafanua vizuri na kuelewa maombi inakuwezesha kujibu bila kuwa kando ya somo la kupata ufanisi.
- Katika ripoti yako, una uwezo wa kushiriki mawazo yako kwa kuchukua msimamo dhidi ya ripoti rahisi.
- Ili kuwa na ufanisi, ripoti yako lazima itoe majibu kwa maswali yanayoulizwa na mpokeaji wake, kwa hivyo hamu kubwa ya uwasilishaji wake wote; kuandaa, muundo, taarifa, na kufunuliwa kwake; utangulizi, maendeleo, hitimisho.
- Eleza kwa kina hoja zako, uchunguzi na masuluhisho yaliyopendekezwa.
kwa kuchagiza kwenye Microsoft Word, njia hii ya dakika 15 kwenye YouTube itakuwa muhimu kwako.
