Leo, barua pepe ndiyo njia bora ya kuwasiliana na urahisi, kasi na ufanisi. Kwa ajili ya kubadilishana kitaaluma, ni njia ya kawaida kutumika.
Kuandika barua ya kitaalamulazima tuheshimu vigezo vingine, vidokezo na sheria, ambazo tutakujaribu kuelezea kwako katika makala yote.
Mfano wa mpango wa kuandika kwa barua pepe ya kitaaluma
Wakati mwingine pepe inaweza kuwa ngumu kusimamia katika mazingira ya kitaaluma. Mpango wa kufuata kuandika barua pepe ya kitaaluma inapaswa kuweka ovyo ya mpokeaji mambo yote muhimu kuwa mafupi na sahihi.
Kuandika barua pepe ya kitaalam, unaweza kupitisha mpango ufuatao:
- Kitu wazi na wazi
- Fomu ya rufaa
- Mwanzo ambao lazima uwe na hali ya mawasiliano
- Njia nzuri ya kumalizika
- Saini
Chagua somo la barua pepe ya kitaaluma
Inakadiriwa kuwa mtaalamu anaweza kupokea wastani wa barua pepe 100 kwa siku. Kwa hivyo lazima uchague mada ya barua pepe yako ili kuwahimiza kuifungua. Ili kufanya hivyo, kuna sheria za kufuata:
1-Andika kitu kifupi
Ili kuongeza kiwango cha ufunguzi wa barua pepe yako, wataalam wanapendekeza kutumia vizuri somo la herufi 50 upeo.
Una nafasi ndogo tu ya kuandika kitu chako, kwa hiyo unapaswa kuchagua kitu maalum, wakati unatumia vitenzi vya vitendo vinavyohusiana na maudhui ya barua pepe yako.
Kwa kawaida, vitu vidogo vimejasoma vizuri kwenye simu za mkononi, ambazo zinakuwa zaidi na zaidi kutumika na wataalamu kuangalia barua pepe zao.
2-Customize somo la barua pepe yako
Ikiwezekana, lazima kutaja jina na jina la kwanza la anwani zako kwenye ngazi ya kitu. Ni kipengele ambacho kinaweza kuongeza kiwango cha ufunguzi.
Kwa kuweka maelezo ya mpokeaji wako kwa kiwango cha somo la barua pepe, atajisikia thamani na kutambuliwa, ambayo itamtia moyo kufungua na kusoma barua pepe yako.
Mwili wa barua pepe ya kitaaluma
Ili kuandika barua pepe ya kitaaluma, inashauriwa kuandika wazi mwili wa barua pepe yako bila kuondoka kwenye sura na yote kulingana na viwango fulani vya mtindo na uwasilishaji.
Jihadharini kuandika barua pepe fupi, na hukumu fupi na sahihi ambayo itatoa faraja zaidi kwa mpokeaji wako.
Hapa kuna mambo kadhaa ya kukumbuka:
1-Tumia Font ya kawaida
Huduma nyingi za barua pepe zinamruhusu mtumiaji kuchagua fonti na mtindo wa maandishi. Linapokuja barua pepe ya biashara, chagua fonti ya kawaida kama "Times New Roman" au "Arial".
Haipendekezi kutumia font ya mapambo.
Tunapendekeza pia:
- Pata ukubwa wa fonti inayoonekana
- Epuka italiki, kuonyesha, au rangi
- Si kuandika maandishi yote katika barua kuu
2-Kuandika fomu nzuri ya wito
Kwa barua pepe ya kitaaluma, inafaa kama ilivyo hapo juu ili kushughulikia jina la mtumishi kwa jina, huku ikijumuisha jina la utulivu wa mtu aliyefuatwa na jina lake la mwisho.
3-Jitambulishe katika aya ya kwanza
Ikiwa unamwandikia mtu kwa mara ya kwanza (mteja mpya kwa mfano), ni muhimu kujitambulisha na kuelezea kwa ufupi madhumuni ya ujumbe wako.
Unaweza kujishughulisha na mada hii kidogo au sentensi moja au mbili.
4-Taarifa muhimu zaidi katika kipaumbele
Baada ya kuwasilisha yako, tunaenda kwenye hatua muhimu zaidi.
Ni ya kuvutia sana kutaja maelezo muhimu zaidi mwanzoni mwa barua pepe yako. Utahifadhi muda wako wa mpokeaji kwa kufafanua nia zako.
Lazima uchukue umakini wa mwandishi wako na uelekeze moja kwa moja.
5-Tumia msamiati rasmi
Kwa kuwa unaandika barua pepe ya kitaaluma, unapaswa kufanya hisia nzuri.
Tunakushauri kuandika hukumu kamili kwa mtindo wa heshima.
Haipendekezi kutumia:
- Maneno mazito;
- Vifupisho visivyofaa;
- Emoticons au emoji;
- Utani;
- Maneno matusi;
6-Fanya hitimisho sahihi
Ili kumaliza barua pepe, tunapaswa kufikiria kuhusu saini ya kutumia, sauti ya kupitisha, na kanuni ya upole ya kuchagua.
Ni lazima tukumbuke kwamba mawasiliano ya kitaaluma yanabakia kuwa a lugha iliyoboreshwa sana. Ni muhimu kujua sheria na kuchagua fomu sahihi ya kutumia mwisho wa barua pepe.
Fomu inayotumiwa inapaswa kubadilishwa kwa ubora wa mpokeaji wake na mazingira ya kubadilishana.
Kwa mfano, ikiwa unazungumza na msimamizi au mteja, unaweza kutumia "salamu za dhati", ambayo ndio kifungu kinachofaa zaidi. Ingawa ikiwa ni mwenzako, tunaweza kumaliza barua pepe yetu na usemi "Mwisho mzuri wa siku!" "
Kuhusu saini, unaweza kuweka programu yako ya barua pepe ili kuingiza moja kwa moja saini ya kibinafsi mwisho wa barua pepe zetu.
Ili kufanikiwa, saini lazima iwe fupi:
- Hakuna zaidi ya mistari 4;
- Hakuna wahusika zaidi ya 70 kwa kila mstari;
- Jumuisha jina lako la kwanza na la mwisho, kazi yako, jina la kampuni, anwani yako ya wavuti, nambari yako ya simu na faksi, na labda kiunga kwa wasifu wako wa LinkedIn au Viadeo;
Exemple :
Robert Holliday
Mwakilishi wa kampuni ya Y
http: /www.votresite.com
Simu. : 06 00 00 00 00 / Faksi: 06 00 00 00 00
Simu ya Mkononi: 06 00 00 00 00
Maneno mengine ya heshima:
- Kwa usawa;
- Kila la heri ;
- Kila la heri;
- Kwa heshima;
- Salamu za kijamaa;
- Kila la heri ;
- Wako,
- Ni furaha kukuona tena;
- Salamu za joto ...
Kwa watu ambao tunajua vizuri, tunaweza kutumia fomula nzuri kama vile "hi", "urafiki", "tutaonana" ...
Mifano mingine ya fomula za kawaida:
- Tafadhali kubali, Bwana / Madam, usemi wa hisia zangu mashuhuri;
- Tafadhali kubali, Mheshimiwa / Madam, usemi wa salamu zangu nzuri;
- Tafadhali pokea, Bwana / Madam, salamu zangu bora;
- Tafadhali pokea, Bwana / Madam, hisia zangu za heshima na kujitolea;
- Tafadhali kubali, Mheshimiwa / Madam, salamu zangu za dhati;
- Tafadhali kubali, Bwana / Madam, usemi wa kuzingatia kwangu kwa juu zaidi;
- Kwa kukuuliza ukubali salamu zangu nzuri;
- Asante kwa umakini wako kwa ombi langu;
- Jipange kukubali, Bwana / Madam, heshima ya heshima yangu kubwa;
- Wakati nikisubiri kusoma kutoka kwako, tafadhali ukubali, Bwana / Madam, uhakikisho wa kuzingatia kwangu kwa juu;
- Kwa shukrani zangu, ninakuomba upate hapa, Bwana / Madam, usemi wa hisia zangu mashuhuri;
7-Jumuisha viambatisho
Kuhusu masharti, usisahau kumjulisha mpokeaji kwa kutaja kwenye mwili wa barua pepe yako kwa heshima.
Ni ya kuvutia sana kutaja ukubwa na idadi ya viambatisho vilivyotumwa kwa mpokeaji.
Mtazamo: piramidi iliyoingizwa
Kwa kuzingatia njia inayoitwa reverse piramidi, inajumuisha kuandika maandishi ya barua pepe yako ya kitaaluma na taarifa kuu ya ujumbe wako na kisha kuendelea na taarifa nyingine kwa kupungua kwa uagizaji wa umuhimu.
Lakini kwa nini kufuata njia hii?
Kawaida sentensi ya kwanza inasomeka vizuri kuliko ujumbe wote. Lazima iwe ya kuvutia. Kwa kupitisha njia iliyogeuzwa ya piramidi, tunaweza kukamata usikivu wa msomaji na kumfanya atake kusoma barua pepe hadi mwisho.
Kwa kuzingatia maandishi, ni vyema kutumia upeo wa aya nne, kutoka kwa 3 hadi kwenye mistari ya 4 kila mmoja, huku akizingatia wazo fulani kwa aya.
Ikiwa unataka kufuata njia hii, tunakushauri utumie:
- sentensi fupi;
- kuunganisha maneno kuunganisha sentensi pamoja;
- lugha ya sasa na ya kitaaluma.
REMINDER
Kama umeelewa, barua pepe ya kitaalamu haina uhusiano wowote na ile iliyotumwa kwa rafiki. Kuna sheria ambazo lazima zifuatwe hadi barua.
1-Chunguza kwa makini suala hili
Kama tulivyobainisha wazi, lazima uandike kwa usahihi sehemu ya somo (au somo) la barua pepe yako ya kitaaluma. Inapaswa kuwa mafupi na ya wazi. Mpokeaji wako lazima aelewe mara moja maudhui ya barua pepe yako. Kwa hiyo anaweza kuamua kuifungua mara moja au kuisoma baadaye.
2-Kuwa na heshima
Kama umeelewa vyema, ni muhimu kutumia kanuni za salamu na adabu katika muktadha.
Njia hizi zinapaswa kuwa mfupi na zilizochaguliwa vizuri.
Vipengee vya upelelezi wa 3
Kwanza kabisa, unapaswa kusoma tena barua pepe yako na uhakikishe kuwa haujasahau taarifa yoyote muhimu, na kwa nini usiwe na mtu mwingine aisome. Ni ya kuvutia sana kuwa na maoni ya mtu mwingine.
Ili kurekebisha makosa ya spelling na sarufi, tunakushauri kuiga na kuweka barua pepe yako kwenye programu ya neno na kufanya hundi moja kwa moja. Hata kama programu hii haifai makosa yote, inaweza kukusaidia. Vinginevyo, unaweza pia kuwekeza katika programu ya kurekebisha kitaaluma.
4-Ingia barua pepe yako
Ni muhimu sana kuongeza saini kwa barua pepe yako ya kitaaluma. Lazima ufuate sheria iliyoorodheshwa hapo juu ili kuandika saini ya kitaaluma.
Kwa kutaja habari mbalimbali zinazohusiana na kazi yako, kampuni yako ... mpokeaji wako ataelewa kwa haraka nani anayeshughulikia.
5-Customize barua pepe yako
Ikiwa ni ya kawaida, barua haipaswi kusoma. Unapaswa kumfanya mpokeaji awe na hisia ya kuwa barua hiyo inaelekezwa kwake tu. Kwa hiyo unastahili kitu, na uchague fomu ya kupitisha ili uanze barua pepe yako.
Ikiwa ni barua pepe ya kikundi, ni muhimu kuunda orodha tofauti kulingana na sifa za wapokeaji wako, matakwa yao, masilahi yao na eneo lao. Ugawaji wa wapokeaji wako hukuruhusu kuongeza kiwango cha wazi cha barua pepe zako.
6-Kutoa unataka kufungua barua
Wakati wa kuandika barua pepe ya kitaaluma, lazima daima mpokeaji ataka kufungua. Kwa kawaida, kitu ni kipengele cha kwanza ambacho kinasukuma mwandishi ili kufungua barua pepe yako na kuiisoma. Kwa hivyo unapaswa kutoa umuhimu zaidi kwa kitu chako, uiponye na uifanye iwezekano iwezekanavyo.
Kwa maana hiyo, sentensi mbili za kwanza za barua pepe zako zinapaswa kumfanya mpokeaji aendelee kusoma. Inashauriwa kupigia maelezo muhimu zaidi mwanzoni mwa barua pepe yako na kusababisha ugunduzi wa mwandishi wako.
7-Epuka vitu vya udanganyifu
Haupaswi kamwe kutumia kitu kipotosha ili kuongeza kiwango cha ufunguzi cha barua pepe zako.
Unapaswa kujua kwamba barua pepe yako inatoa picha yako (au ya kampuni yako). Kwa hiyo, ni muhimu sana kuepuka vitu vya kupinga na kupotosha. Kitu lazima kinaendane na maudhui ya barua pepe yako.
8-Weka mwenyewe katika nafasi ya msomaji
Uelewa ni jambo muhimu sana kuzingatia. Lazima ujiweke kwenye viatu vya mpokeaji wako ili uandike vizuri mada ya barua pepe yako na kuifanya iwe ya kupendeza. Lazima ujitie mwenyewe katika viatu vya mwandishi wako na uorodhe maswali kadhaa ambayo anaweza kujiuliza. Ni kutoka kwa majibu ambayo unaweza kubadilisha kichwa cha barua pepe yako.
9-Tumia anwani ya barua pepe ya kitaaluma
Anwani za kibinafsi vile lovelygirl @ ... au muungwana @ ... ni kabisa kutayarisha. Katika muktadha wa mahusiano ya kitaaluma, hatuzungumzii na interlocutor kwa kutumia aina hii ya anwani za barua pepe.
Inashauriwa kutumia anwani ya barua pepe ya kitaalamu, au angalau anwani ya kibinafsi na jina lako na jina lako.
Barua pepe ya kitaaluma inahitaji mawasiliano mazuri sana, msamiati sahihi, maandishi mafupi, ombi la wazi na spelling isiyowezekana. Kwa kupitisha sheria, vidokezo na ushauri tuliyonukua tu, unaweza kuandika barua pepe yenye kuvutia, ambayo itavutia maslahi yako mara moja na kuimarisha maslahi yake.
