Unganisha msomaji wako kutoka kwa utangulizi
Utangulizi ni muhimu ili kuvutia umakini wa msomaji wako na kuwahimiza kusoma ripoti yako yote. kwa barua pepe.
Anza na sentensi yenye nguvu inayoweka muktadha au kusisitiza lengo kuu, kwa mfano: "Kufuatia uwasilishaji usiofanikiwa wa laini yetu mpya ya bidhaa, ni muhimu kuchanganua sababu na kuchukua hatua haraka".
Muundo wa utangulizi huu mfupi katika sentensi 2-3 muhimu: hali ya sasa, masuala makuu, mtazamo.
Bet kwa mtindo wa moja kwa moja na maneno yenye nguvu. Weka habari muhimu mwanzoni mwa sentensi.
Unaweza kujumuisha takwimu ili kuunga mkono hoja yako.
Katika mistari michache inayolengwa, utangulizi wako unapaswa kumfanya msomaji wako atake kuendelea kusoma ili kujua zaidi. Kuanzia sekunde za kwanza, maneno yako lazima yashike.
Kwa utangulizi ulioundwa vyema, ripoti yako ya barua pepe itavutia umakini na kuhamasisha msomaji wako kupata kiini cha uchanganuzi wako.
Boresha ripoti yako kwa vielelezo vinavyofaa
Visual ina nguvu isiyoweza kukanushwa ya kuvutia macho katika ripoti ya barua pepe. Wanaimarisha ujumbe wako kwa njia ya nguvu.
Usisite kuunganisha grafu, meza, michoro, picha ikiwa una data muhimu ya kuweka mbele. Chati rahisi ya pai inayoonyesha usambazaji wa mauzo itakuwa na athari zaidi kuliko aya ndefu.
Kuwa mwangalifu, hata hivyo, kuchagua picha wazi ambazo zinaeleweka haraka. Epuka michoro iliyojaa kupita kiasi. Daima taja chanzo na uongeze maelezo mafupi ikiwa ni lazima.
Pia hakikisha kwamba taswira zako zinaendelea kusomeka kwenye simu ya mkononi, kwa kuangalia onyesho. Ikiwa ni lazima, tengeneza toleo linalofaa kwa skrini ndogo.
Badilisha taswira katika ripoti yako ili kuchochea usikivu, kidogo. Barua pepe iliyojaa picha nyingi itapoteza uwazi. Maandishi mbadala na taswira kwa ripoti inayobadilika.
Data husika ikiwa imeangaziwa vyema, taswira zako zitavutia macho na kurahisisha ripoti yako ya barua pepe kueleweka kwa njia ya kuvutia macho na ya kitaalamu.
Malizia kwa kufungua mitazamo
Hitimisho lako linapaswa kumtia moyo msomaji wako kuchukua hatua kwenye ripoti yako.
Kwanza, haraka muhtasari wa mambo muhimu na hitimisho katika sentensi 2-3 fupi.
Angazia maelezo unayotaka mpokeaji ayakumbuke kwanza. Unaweza kutumia maneno muhimu kutoka kwa vichwa ili kukumbuka muundo.
Kisha, malizia barua pepe yako kwa kufungua kinachofuata: pendekezo la mkutano wa ufuatiliaji, ombi la uthibitishaji wa mpango wa utekelezaji, ufuatiliaji ili kupata jibu la haraka...
Hitimisho lako linakusudiwa kuhusika ili kuibua hisia kutoka kwa msomaji wako. Mtindo wa uthibitisho wenye vitenzi vya vitendo utarahisisha lengo hili.
Kwa kufanyia kazi hitimisho lako, utatoa mtazamo kwa ripoti yako na kuhamasisha mpokeaji wako kujibu au kuchukua hatua.
Mfano wa ripoti kwa barua-pepe ili kuongeza matatizo ya kiufundi na kupendekeza mpango wa utekelezaji
Mpendwa Thomas,
Maoni hasi ya hivi majuzi kwenye programu yetu yamenitia wasiwasi na yanahitaji marekebisho ya haraka. Tunahitaji kujibu kabla hatujapoteza watumiaji zaidi.
Masuala ya sasa
- Ukadiriaji wa Duka la Programu hadi 2,5/5
- Malalamiko ya mara kwa mara ya mdudu
- Vipengele vichache ikilinganishwa na washindani wetu
Wimbo wa Maboresho
Ninapendekeza kwamba sasa tuzingatie:
- Marekebisho ya hitilafu kuu zilizoripotiwa
- Inaongeza vipengele vipya maarufu
- Kampeni ya kukuza huduma zetu kwa wateja
Hebu tuandae mkutano wiki hii ili kufafanua kwa usahihi suluhu za kiufundi na kibiashara zitakazotekelezwa. Ni muhimu kuchukua hatua haraka ili kurejesha imani ya watumiaji wetu na kuongeza ukadiriaji wa programu.
Kusubiri kwa kurudi kwako, Jean
