వృత్తిపరమైన వాతావరణంలో కమ్యూనికేషన్ యొక్క ప్రధాన మార్గాలలో ఇమెయిల్ ఒకటి. అయితే, కొందరు నిబంధనలను మరచిపోతారు. ఈ ఇమెయిల్ లేఖ కంటే తక్కువ అధికారికంగా పరిగణించబడుతుంది. ఇది తేలికైన లేదా ఎక్కువ వినియోగదారు-స్నేహపూర్వక శైలిని కలిగి ఉన్నప్పటికీ, ఇది పని చేసే రచనగా మిగిలిపోతుందని తెలుసుకోవడం ముఖ్యం. ప్రొఫెషనల్ ఇమెయిల్‌లో ఎలా విజయం సాధించాలి? కళ యొక్క నియమాలలో డ్రాఫ్టింగ్ కోసం అనుసరించాల్సిన పద్ధతులను కనుగొనండి.
ఇమెయిల్ యొక్క సబ్జెక్ట్ లైన్ తప్పనిసరిగా చిన్నదిగా ఉండాలి
మీ గ్రహీత చదివే మొదటి విషయం స్పష్టంగా మీ ఇమెయిల్‌కు సంబంధించినది. ఇన్‌బాక్స్‌లో కనిపించే ఏకైక లైన్ ఇది. ఇది క్లుప్తంగా, కచ్చితంగా మరియు చక్కగా ఉండటానికి కారణం ఇదే. అదేవిధంగా, ఇది మీ ఇమెయిల్ లక్ష్యంతో లింక్‌ని కలిగి ఉండాలి (తెలియజేయండి, తెలియజేయండి, ఆహ్వానించండి ...). మరో మాటలో చెప్పాలంటే, గ్రహీత విషయం ఏమిటో చదవడం ద్వారా అది ఏమిటో త్వరగా అర్థం చేసుకోవాలి.
ఇమెయిల్ యొక్క విషయం నామమాత్రపు వాక్యంలో, లింక్ పదం లేని వాక్యం, 5 నుండి 7 పదాల వాక్యం, వ్యాసం లేని వాక్యంలో సూత్రీకరించబడుతుంది. ఇక్కడ కొన్ని ఉదాహరణలు: "సమాచారం కోసం అభ్యర్థన", "స్థానం కోసం దరఖాస్తు ...", "జనవరి 25 CSE శిక్షణ రద్దు", "10 సంవత్సరాల కంపెనీ X కి ఆహ్వానం", "నుండి సమావేశం నివేదిక ... ", మొదలైనవి
అలాగే, విషయం లేకపోవడం ఇమెయిల్‌ను అవాంఛనీయమైనదిగా చేయగలదని గమనించండి.
ప్రారంభ ఫార్ములా
కాల్ ఫార్ములా అని కూడా పిలుస్తారు, ఇది ఇమెయిల్ యొక్క మొదటి పదాలను సూచిస్తుంది. మరో మాటలో చెప్పాలంటే, సంభాషణకర్తతో పరిచయాన్ని నిర్ధారించే పదాలు.
ఈ అప్పీల్ ఫార్ములా ముఖ్యంగా కింది అంశాలపై ఆధారపడి ఉంటుంది:
- గ్రహీతతో మీ సంబంధం: గ్రహీత మీకు తెలుసా? అలా అయితే ఏ సమయంలో?
- కమ్యూనికేషన్ యొక్క సందర్భం: అధికారిక లేదా అనధికారిక?
అందువల్ల మీరు ఒక సహోద్యోగిని ఉద్దేశించిన విధంగానే ఉన్నతాధికారిని ఉద్దేశించి ప్రసంగించబోరని స్పష్టమవుతుంది. అదేవిధంగా, అపరిచితుడిని ప్రసంగించేటప్పుడు మీరు ఉపయోగించే విభిన్న ఫార్ములా ఇది.
అప్పీల్ ఫార్ములా తరువాత ఇమెయిల్ యొక్క మొదటి వాక్యం వస్తుంది, ఇది ప్రొఫెషనల్ రైటింగ్ సబ్జెక్ట్‌తో లింక్ చేయబడాలి.
ఇమెయిల్ యొక్క శరీరం
మీ ఇమెయిల్ యొక్క భాగాన్ని వ్రాయడానికి విలోమ పిరమిడ్ టెక్నిక్‌ను ఉపయోగించడాన్ని పరిగణించండి. ఇది ఇమెయిల్ యొక్క ప్రధాన సమాచారంతో మొదలవుతుంది, ఇది తరచుగా ఇమెయిల్‌కు సంబంధించినది. ఆ తరువాత, మీరు ఇతర సమాచారాన్ని తగ్గించే విధంగా ప్రేరేపించవలసి ఉంటుంది, అనగా అతి ముఖ్యమైనది నుండి కనీసం అవసరమైనది వరకు.
మీరు ఈ పద్ధతికి వెళ్లడానికి కారణం ఏమిటంటే, ఒక వాక్యంలో మొదటి భాగం ఉత్తమంగా చదవబడుతుంది మరియు ఎక్కువ గుర్తుండిపోతుంది. 40 పదాల వాక్యంలో, మీరు సాధారణంగా మొదటి భాగంలో 30% మాత్రమే గుర్తుంచుకుంటారు.
మీ ఇమెయిల్ చిన్న వాక్యాలలో మరియు ప్రొఫెషనల్, రోజువారీ భాషలో వ్రాయబడాలి. ఈ కోణంలో, సాంకేతిక పదాలను నివారించండి మరియు వాక్యాల మధ్య అనుసంధాన పదాలు ఉన్నాయని నిర్ధారించుకోండి.
చివరగా, మీ ఇమెయిల్ పూర్తి చేయడానికి మర్యాదపూర్వక పదబంధాన్ని మర్చిపోవద్దు. మార్పిడి సందర్భానికి అనుగుణంగా కానీ స్వీకర్తతో మీ సంబంధానికి కూడా అనుగుణంగా చివరలో క్లుప్త మర్యాదను ఉపయోగించండి.
