సగటు ఫ్రెంచ్ ఉద్యోగి వారంలో పావు వంతు వారు ప్రతిరోజూ పంపే మరియు స్వీకరించే వందలాది ఇమెయిల్‌ల ద్వారా గడుపుతారు.
అయినప్పటికీ, మన మెయిల్‌బాక్స్‌లో మన సమయం యొక్క మంచి భాగం చిక్కుకున్నప్పటికీ, మనలో చాలా మందికి, చాలా ప్రొఫెషనల్‌కు కూడా ఎలా ఉపయోగించాలో తెలియదు తగిన విధంగా ఇమెయిల్ చేయండి.
వాస్తవానికి, ప్రతి రోజు చదివి, వ్రాసే సందేశాల పరిమాణాన్ని ఇచ్చినందున, ఇబ్బందికరమైన తప్పులు చేయగల అవకాశం ఉంది, ఇది తీవ్రమైన వ్యాపార పర్యవసానాలను కలిగి ఉంటుంది.
ఈ ఆర్టికల్లో, తెలుసుకోవలసిన అత్యంత ముఖ్యమైన "సైబర్కోర్ట్" నియమాలను మేము నిర్వచించాము.
స్పష్టమైన మరియు ప్రత్యక్ష సబ్జెక్ట్ లైన్‌ను చేర్చండి
మంచి సబ్జెక్ట్ లైన్‌కు ఉదాహరణలు “మార్చబడిన సమావేశ తేదీ”, “మీ ప్రెజెంటేషన్ గురించి త్వరిత ప్రశ్న” లేదా “ప్రతిపాదన కోసం సూచనలు”.
వ్యక్తులు తరచుగా సబ్జెక్ట్ లైన్ ఆధారంగా ఇమెయిల్‌ను తెరవాలని నిర్ణయించుకుంటారు, పాఠకులకు మీరు వారి ఆందోళనలు లేదా పని సమస్యలను పరిష్కరిస్తున్నారని తెలియజేసేదాన్ని ఎంచుకోండి.
వృత్తిపరమైన ఇమెయిల్ చిరునామాను ఉపయోగించండి
మీరు కంపెనీ కోసం పని చేస్తున్నట్లయితే, మీరు తప్పనిసరిగా మీ కంపెనీ ఇమెయిల్ చిరునామాను ఉపయోగించాలి. కానీ మీరు వ్యక్తిగత ఇమెయిల్ ఖాతాను ఉపయోగిస్తుంటే, మీరు స్వయం ఉపాధి కలిగి ఉన్నా లేదా అప్పుడప్పుడు వ్యాపార కరస్పాండెన్స్ కోసం ఉపయోగించాలనుకుంటున్నారా, మీరు ఈ చిరునామాను ఎన్నుకునేటప్పుడు జాగ్రత్తగా ఉండాలి.
మీరు ఎల్లప్పుడూ ఇమెయిల్ చిరునామాను కలిగి ఉండాలి, దానిలో మీ పేరు ఉంటుంది, తద్వారా ఇమెయిల్‌ను ఎవరు పంపుతున్నారో గ్రహీతకు ఖచ్చితంగా తెలుసు. పనికి సరిపడని ఇమెయిల్ చిరునామాను ఎప్పుడూ ఉపయోగించవద్దు.
"అందరికీ ప్రత్యుత్తరం ఇవ్వండి" క్లిక్ చేయడానికి ముందు రెండుసార్లు ఆలోచించండి
20 మంది వ్యక్తులతో ఎటువంటి సంబంధం లేని ఇమెయిల్‌లను ఎవరూ చదవకూడదు. ఇమెయిల్‌లను విస్మరించడం కష్టం, ఎందుకంటే చాలా మంది వ్యక్తులు వారి స్మార్ట్‌ఫోన్‌లో కొత్త సందేశాల నోటిఫికేషన్‌లను స్వీకరిస్తారు లేదా వారి కంప్యూటర్ స్క్రీన్‌పై పాప్-అప్ సందేశాలను అపసవ్యంగా స్వీకరిస్తారు. జాబితాలోని ప్రతి ఒక్కరూ ఇమెయిల్‌ను స్వీకరించాలని మీరు భావిస్తే మినహా "అందరికీ ప్రత్యుత్తరం" క్లిక్ చేయకుండా ఉండండి.
సంతకం బ్లాక్ను చేర్చండి
మీ గురించి సమాచారాన్ని మీ రీడర్‌కు అందించండి. సాధారణంగా, ఫోన్ నంబర్‌తో సహా మీ పూర్తి పేరు, శీర్షిక, కంపెనీ పేరు మరియు సంప్రదింపు సమాచారాన్ని చేర్చండి. మీరు మీ కోసం కొంచెం ప్రకటనలను కూడా జోడించుకోవచ్చు, కానీ సూక్తులు లేదా దృష్టాంతాలతో అతిగా వెళ్లవద్దు.
మిగిలిన ఇమెయిల్‌ల వలె అదే ఫాంట్, పరిమాణం మరియు రంగును ఉపయోగించండి.
ప్రొఫెషనల్ శుభాకాంక్షలు ఉపయోగించండి
"హలో", "హాయ్!" వంటి సాధారణం, వ్యావహారిక వ్యక్తీకరణలను ఉపయోగించవద్దు. లేదా "ఎలా ఉన్నారు?".
మా రచనల సడలించిన స్వభావం ఒక ఇమెయిల్లో గ్రీటింగ్ను ప్రభావితం చేయదు. "హాయ్!" చాలా అనధికార గ్రీటింగ్ మరియు సాధారణంగా ఇది పని పరిస్థితిలో ఉపయోగించకూడదు. బదులుగా "హలో" లేదా "గుడ్ సాయంత్రం" ఉపయోగించండి.
ఆశ్చర్యార్థక పాయింట్లను తక్కువగా ఉపయోగించండి
మీరు ఆశ్చర్యార్థక గుర్తును ఉపయోగించాలని ఎంచుకుంటే, మీ ఉత్సాహాన్ని వ్యక్తీకరించడానికి ఒకదాన్ని మాత్రమే ఉపయోగించండి.
ప్రజలు కొన్నిసార్లు దూరంగా ఉంటారు మరియు వారి వాక్యాల ముగింపులో అనేక ఆశ్చర్యార్థక పాయింట్లను ఉంచుతారు. ఫలితం చాలా భావోద్వేగంగా లేదా అపరిపక్వంగా అనిపించవచ్చు, ఆశ్చర్యార్థక పాయింట్లను వ్రాతపూర్వకంగా తక్కువగా ఉపయోగించాలి.
హాస్యంతో జాగ్రత్తగా ఉండండి
సరైన టోన్ మరియు ముఖ కవళికలు లేకుండా అనువాదంలో హాస్యం సులభంగా పోతుంది. వృత్తిపరమైన సంభాషణలో, గ్రహీత గురించి మీకు బాగా తెలియకపోతే ఇమెయిల్‌లలో హాస్యం ఉత్తమంగా వదిలివేయబడుతుంది. అలాగే, మీరు తమాషాగా భావించేది మరొకరికి కాకపోవచ్చు.
విభిన్న సంస్కృతుల ప్రజలు భిన్నంగా మాట్లాడటం మరియు రాయడం తెలుసుకోండి
సాంస్కృతిక భేదాల వల్ల, ముఖ్యంగా వ్రాత రూపంలో మనం ఒకరి బాడీ లాంగ్వేజ్‌ని చూడలేనప్పుడు తప్పుగా సంభాషించవచ్చు. మీ సందేశాన్ని గ్రహీత యొక్క సాంస్కృతిక నేపథ్యం లేదా జ్ఞాన స్థాయికి అనుగుణంగా మార్చండి.
అత్యంత సందర్భోచిత సంస్కృతులు (జపనీయులు, అరబిక్ లేదా చైనీస్) మీతో వ్యాపారం చేసే ముందు మిమ్మల్ని తెలుసుకోవాలని కోరుకుంటున్నారని గుర్తుంచుకోండి. తత్ఫలితంగా, ఈ దేశాలలోని ఉద్యోగులకు వారి రచనలో ఎక్కువ వ్యక్తిగత ఉండాలి. మరోవైపు, తక్కువ-సందర్భోచిత సంస్కృతుల (జర్మన్, అమెరికన్ లేదా స్కాండినేవియన్) నుండి ప్రజలు చాలా త్వరగా వెళ్లడానికి ఇష్టపడతారు.
ఇమెయిల్ మీ కోసం ఉద్దేశించినది కానప్పటికీ, మీ ఇమెయిల్‌లకు ప్రతిస్పందించండి
మీకు పంపిన అన్ని ఇమెయిల్‌లకు ప్రత్యుత్తరం ఇవ్వడం కష్టం, కానీ మీరు ప్రయత్నించాలి. ఇది అనుకోకుండా మీకు ఇమెయిల్ పంపబడిన సందర్భాలను కలిగి ఉంటుంది, ప్రత్యేకించి పంపినవారు ప్రతిస్పందన కోసం ఎదురుచూస్తుంటే. ప్రత్యుత్తరం అవసరం లేదు, కానీ మంచి ఇమెయిల్ మర్యాద, ప్రత్యేకించి ఆ వ్యక్తి మీలాగే అదే కంపెనీ లేదా పరిశ్రమలో పనిచేస్తుంటే.
ప్రతిస్పందనకు ఉదాహరణ ఇక్కడ ఉంది: “మీరు చాలా బిజీగా ఉన్నారని నాకు తెలుసు, కానీ మీరు నాకు ఈ ఇమెయిల్ పంపాలని నేను అనుకోను. మరియు మీరు దానిని సరైన వ్యక్తికి పంపగలిగేలా నేను మీకు తెలియజేయాలనుకుంటున్నాను. »
ప్రతి సందేశాన్ని సమీక్షించండి
మీ తప్పులు మీ ఇ-మెయిల్ గ్రహీతలచే గుర్తించబడదు. మరియు, గ్రహీతను బట్టి, మీరు అలా చేసినందుకు తీర్పు ఇవ్వబడవచ్చు.
స్పెల్ చెకర్స్‌పై ఆధారపడవద్దు. మీ మెయిల్‌ను పంపే ముందు చాలాసార్లు చదవండి మరియు మళ్లీ చదవండి, ప్రాధాన్యంగా బిగ్గరగా చదవండి.
చివరిగా ఇమెయిల్ చిరునామాను జోడించండి
మీరు కంపోజ్ చేయడం మరియు సందేశాన్ని సరిదిద్దడం పూర్తి చేసే ముందు అనుకోకుండా ఇమెయిల్ పంపడం మానుకోండి. సందేశానికి ప్రత్యుత్తరం ఇస్తున్నప్పుడు కూడా, గ్రహీత చిరునామాను తీసివేసి, సందేశం పంపడానికి సిద్ధంగా ఉందని మీరు నిర్ధారించుకున్నప్పుడు మాత్రమే దాన్ని చొప్పించడం మంచిది.
మీరు సరైన గ్రహీతను ఎంచుకున్నట్లు ధృవీకరించండి
ఇమెయిల్‌లోని "టు" లైన్‌లో మీ చిరునామా పుస్తకం నుండి పేరును టైప్ చేసేటప్పుడు మీరు చాలా జాగ్రత్తగా ఉండాలి. తప్పు పేరును ఎంచుకోవడం సులభం, ఇది మీకు మరియు పొరపాటున ఇమెయిల్‌ను స్వీకరించే వ్యక్తికి ఇబ్బందికరంగా ఉంటుంది.
క్లాసిక్ ఫాంట్‌లను ఉపయోగించండి
ప్రొఫెషనల్ సుదూర కోసం, ఎల్లప్పుడూ మీ ఫాంట్లు, రంగులు మరియు ప్రామాణిక పరిమాణాలను ఉంచండి.
కార్డినల్ నియమం: ఇతరులు చదవడానికి మీ ఇమెయిల్లు సులభంగా ఉండాలి.
సాధారణంగా, 10 లేదా 12 పాయింట్ల రకం మరియు ఏరియల్, కాలిబ్రి లేదా టైమ్స్ న్యూ రోమన్ వంటి సులభంగా చదవగలిగే టైప్‌ఫేస్‌ను ఉపయోగించడం ఉత్తమం. రంగు విషయానికి వస్తే, నలుపు అనేది సురక్షితమైన ఎంపిక.
మీ టోన్ పై ఒక కన్ను వేసి ఉంచండి
జోకులు అనువాదంలో కోల్పోయినట్లుగా, మీ సందేశం త్వరగా తప్పుదారి చేయబడుతుంది. మీ ముఖాముఖికి స్వర కవళికలు మరియు ముఖ కవళికలు లేవు అని వారు ఒకరితో ఒకరు చర్చలో పాల్గొంటున్నారని గుర్తుంచుకోండి.
ఏ అపార్థాన్ని నివారించడానికి, పంపించు క్లిక్ చేయడానికి ముందు మీరు మీ సందేశాన్ని గట్టిగా చదవమని సిఫార్సు చేయబడింది. అది మీ కోసం కష్టమైతే, అది పాఠకులకు కష్టంగా అనిపించవచ్చు.
ఉత్తమ ఫలితాల కోసం, పూర్తిగా ప్రతికూల పదాలను ("వైఫల్యం", "చెడు" లేదా "విస్మరించినవి") ఉపయోగించకుండా ఉండండి మరియు ఎల్లప్పుడూ "దయచేసి" మరియు "ధన్యవాదాలు" అని చెప్పండి.
