కొంతమంది ఉద్యోగులు తమ సూపర్‌వైజర్ లేదా మేనేజర్‌కు తెలియజేయకుండా వివిధ కారణాల వల్ల గైర్హాజరైనప్పుడు, వారి అభిప్రాయాన్ని ఎలా చెప్పాలో వారికి తెలియదు. మరికొందరు చాలా మందిని కలిగి ఉన్నప్పుడు చిన్న సెలవును అభ్యర్థించడం కూడా కష్టం వ్యక్తిగత సమస్యలు చెల్లించాలి.
మీ వైఫల్యం ప్రభావం ఎక్కువగా మీ పని యొక్క ప్రదేశంలో మరియు మీ స్థానంలో పనిచేసే విధానంపై ఆధారపడి ఉంటుంది. మీ లేకపోవడం, ఇది ముందే ప్రకటించకపోయినా, మీ సంస్థకు చాలా ఖరీదైనది కావచ్చు. అందువలన, దూరంగా ఉండటానికి నిర్ణయం తీసుకునే ముందు, దాని గురించి ఆలోచించండి. ఇది జరిగితే లేదా జరిగి ఉంటే, మీ పర్యవేక్షకుడికి క్షమాపణ చెప్పడానికి లేదా వివరించడానికి ఇమెయిల్ను ఉపయోగించడం సమర్థవంతంగా మరియు త్వరితంగా కమ్యూనికేట్ చేయడానికి ఒక గొప్ప మార్గం.
సమర్థన ఇమెయిల్ వ్రాయడానికి ముందు
ఒకటి లేదా అంతకంటే ఎక్కువ చట్టబద్ధమైన కారణాలతో ఉద్యోగి తన గైర్హాజరు కావాల్సిన అవసరాన్ని లేదా అతను తన పోస్ట్‌లో ఉండకపోవడానికి గల కారణాన్ని ఎలా సమర్థించవచ్చో చూపించడం ఈ కథనం లక్ష్యం. ఉద్యోగిగా, సెలవు లేకుండా గైర్హాజరు కావడం వల్ల కలిగే పరిణామాల గురించి మీరు ఖచ్చితంగా తెలుసుకోవడం ముఖ్యం. మీ క్షమాపణ ఇమెయిల్‌కు అనుకూలమైన ప్రతిస్పందన వస్తుందన్న గ్యారెంటీ లేదు. అదేవిధంగా, మీరు పని నుండి సమయం కోరుతూ ఇమెయిల్ను వ్రాసినప్పుడు, అది సానుకూలంగా స్వీకరించబడుతుందని ఎటువంటి హామీ లేదు.
ఏదేమైనా, మీరు అత్యవసర కారణాల వల్ల తప్పక మరియు మీ యజమానిని చేరుకోలేనప్పుడు, ఈ లేకపోవటానికి ఖచ్చితమైన కారణాలను కలిగి ఉన్న వీలైనంత త్వరగా ఇమెయిల్ రాయడం చాలా అవసరం. అదేవిధంగా, మీరు ముఖ్యమైన వ్యక్తిగత లేదా కుటుంబ సమస్యలను పరిష్కరించాల్సిన అవసరం ఉందని ముందుగానే తెలుసుకున్నప్పుడు, అది తెలివైనది ఇమెయిల్ కంపోజ్ చేయండి అసౌకర్యానికి మీ క్షమాపణలు మరియు వీలైతే కొన్ని స్పష్టతలను కలిగి ఉంటుంది. మీ ఉద్యోగంపై మీ వ్యక్తిగత జీవితం యొక్క ప్రభావాన్ని తగ్గించాలనే ఆశతో మీరు దీన్ని చేస్తారు.
చివరగా, మీ కంపెనీకి సంబంధించిన పాలసీ మరియు ప్రోటోకాల్ గురించి మీకు బాగా తెలుసునని నిర్ధారించుకోండి. అత్యవసర పరిస్థితుల్లో కంపెనీ కొన్ని రాయితీలు ఇవ్వగలదు మరియు వాటిని నిర్వహించడానికి ఒక మార్గాన్ని అందిస్తుంది. మీరు దరఖాస్తు చేసుకోవాల్సిన రోజులకు మరియు మీరు దూరంగా ఉండాల్సిన రోజులకు మధ్య ఒక విధానం ఉండవచ్చు.
ఇమెయిల్ రాయడం మార్గదర్శకాలు
అధికారిక శైలిని ఉపయోగించండి
ఈ ఇమెయిల్ అధికారికమైనది. ఇది అధికారిక శైలిలో వ్రాయబడాలి. సబ్జెక్ట్ లైన్ నుండి ముగింపు వరకు, ప్రతిదీ ప్రొఫెషనల్‌గా ఉండాలి. మీ సూపర్‌వైజర్, అందరితో పాటు, మీరు మీ ఇమెయిల్‌లో పరిస్థితి యొక్క తీవ్రతను వ్యక్తపరచాలని ఆశిస్తున్నారు. మీరు లాంఛనప్రాయ శైలిలో ఇటువంటి ఇమెయిల్ను వ్రాసినప్పుడు మీ కేసు ఎక్కువగా వినబడుతుంది.
ప్రారంభ ఇమెయిల్ను పంపండి
సంస్థ విధానాన్ని గౌరవించే ప్రాముఖ్యతను మేము ఇప్పటికే నొక్కి చెప్పాము. మీరు వృత్తిపరమైన అవసరం లేని ఒక ఇమెయిల్ను వ్రాయవలసి వస్తే, వీలైనంత త్వరగా చేయాలనేది ముఖ్యమైనది. మీరు విఫలమయినప్పుడు మరియు ఇది అనుమతి లేకుండా పని చేయలేదు. ఒక అన్యాయమైన లేకపోవడంతో మొదట్లో మీ యజమానిని హెచ్చరించడం ఒక హెచ్చరికను నివారించవచ్చు. మీరు మీరే కనుగొనే శక్తి మాజ్యుర్ కేసు ముందుగానే మీకు బాగా తెలియజేయడం ద్వారా, మీరు సంస్థ తగిన స్థానంలో ఎంచుకోవడానికి లేదా ఏర్పాట్లు చేయడానికి సహాయం చేస్తుంది.
వివరాలతో సంక్షిప్తముగా ఉండండి
క్లుప్తంగా ఉండండి. మీరు అక్కడ ఉండకపోవడానికి లేదా త్వరలో దూరంగా ఉండటానికి దారితీసిన దాని గురించి మీరు వివరాలలోకి వెళ్లవలసిన అవసరం లేదు. కేవలం ముఖ్యమైన వాస్తవాలను ప్రస్తావించండి. మీరు ముందస్తుగా అనుమతి కోరితే, మీరు హాజరు కావాలనుకుంటున్న రోజు(ల)ని సూచించండి. తేదీలతో నిర్దిష్టంగా ఉండండి, అంచనా వేయవద్దు.
సహాయం అందించండి
మీరు దూరంగా ఉన్నందుకు క్షమాపణ ఇమెయిల్ను వ్రాసినప్పుడు, మీరు కంపెనీ ఉత్పాదకత గురించి శ్రద్ధ వహిస్తున్నట్లు చూపించడానికి నిర్ధారించుకోండి. మీరు దూరంగా ఉంటారని చెప్పడం సరైంది కాదు, మీ గైర్హాజరీ ప్రభావాలను తగ్గించే ఏదైనా చేయమని ఆఫర్ చేయండి. ఉదాహరణకు, మీరు తిరిగి వచ్చినప్పుడు లేదా మీ స్థానంలో సహోద్యోగితో మాట్లాడినప్పుడు మీరు దీన్ని చేయవచ్చు. కొన్ని కంపెనీలు జీతం తగ్గింపుల వంటి పాలసీలను రోజుల తరబడి కలిగి ఉండవచ్చు. అందువల్ల, కంపెనీ విధానాన్ని పూర్తిగా అర్థం చేసుకోవడానికి ప్రయత్నించండి మరియు మీరు దానితో ఎలా పని చేయవచ్చు.
ఇమెయిల్ ఉదాహరణ 1: క్షమాపణ ఇమెయిల్ను ఎలా వ్రాయాలి (మీరు ఒక రోజు పనిని కోల్పోయిన తర్వాత)
విషయం: 19/11/2018 నుండి హాజరుకాని రుజువు
హలో మిస్టర్ Guillou,
దయచేసి జలుబు కారణంగా నేను నవంబర్ 19, 2018న పనికి హాజరు కాలేకపోయాను అనే అధికారిక నోటిఫికేషన్‌గా ఈ ఇమెయిల్ను అంగీకరించండి. నేను లేనప్పుడు లియామ్ మరియు ఆర్థర్ నా స్థానంలో నిలిచారు. వారు ఆ రోజు నాకు అప్పగించిన పనులన్నీ పూర్తి చేశారు.
పని నుండి నిష్క్రమించే ముందు మీతో కమ్యూనికేట్ చేయలేనందుకు నేను క్షమాపణలు కోరుతున్నాను. వ్యాపారానికి ఏదైనా అసౌకర్యం కలిగి ఉంటే క్షమించండి.
నేను ఈ ఇమెయిల్‌కి నా వైద్య ప్రమాణపత్రాన్ని జోడించాను.
మీకు మరింత సమాచారం కావాలంటే దయచేసి నాకు తెలియజేయండి.
మీ అవగాహనకు ధన్యవాదాలు.
భవదీయులు,
ఏతాన్ గౌడిన్
ఇమెయిల్ ఉదాహరణ 2: మీ ఉద్యోగం నుండి భవిష్యత్తులో లేకపోవడం కోసం క్షమాపణ ఇమెయిల్ను ఎలా వ్రాయాలి
విషయం: నా హాజరులేని రోజును నిర్వహించడం 17 / 12 / 2018
ప్రియమైన మాడం పాస్కల్,
దయచేసి నేను డిసెంబర్ 17, 2018న విధులకు దూరంగా ఉంటానని అధికారిక నోటిఫికేషన్‌గా ఈ ఇమెయిల్ను అంగీకరించండి. ఆ రోజు నేను కోర్టులో ప్రొఫెషనల్ సాక్షిగా హాజరవుతాను. నేను గత వారం కోర్టుకు నా సమన్లు మరియు నేను హాజరు కావాల్సిన అవసరం గురించి మీకు తెలియజేసాను.
నా స్థానంలో ప్రస్తుతం సెలవులో ఉన్న IT డిపార్ట్‌మెంట్ నుండి గాబిన్ థిబాల్ట్‌తో నేను ఒప్పందం చేసుకున్నాను. కోర్టు విరామ సమయంలో, అతనికి ఏదైనా సహాయం కావాలంటే నేను కాల్ చేస్తాను.
నేను మీకు ధన్యవాదాలు.
భవదీయులు,
ఎమ్మా వల్లీ
