Санъати фиристодани мактубҳоро азхуд кунед
Дар ҷаҳони тиҷорати имрӯза, муошират тавассути почтаи электронӣ ногузир гардид. Gmail, ҳамчун ҷузъи асосии Фазои кории Google, яке аз воситаҳои бештар истифодашаванда барои ин муошират аст. Барои корбаре, ки навакак ба ширкат шомил шудааст ва ҳисоби Gmail-и ӯро IT таъсис додааст, фаҳмидани асосҳои ирсоли паёмҳои электронӣ муҳим аст.
Ҳангоми эҷод кардани паёми электронӣ, қадами аввал ворид кардани суроғаи почтаи электронии қабулкунанда мебошад. Муҳим аст, ки дурустии ин суроға барои пешгирӣ кардани ҳар гуна нофаҳмиҳо ё таъхирҳо. Баъдан, навиштани сатри мавзӯъ як қадамест, ки аксар вақт нодида гирифта мешавад, аммо он аҳамияти аввалиндараҷа дорад. Сатри дақиқ ва дақиқи мавзӯъ ба гиранда имкон медиҳад, ки фавран бидонад, ки он чӣ аст, идора ва афзалият додани мактубҳоро осонтар мекунад.
Навиштани матни почтаи электронӣ низ таваҷҷӯҳи махсусро талаб мекунад. Дар заминаи касбӣ муҳим аст, ки мухтасар, равшан ва эҳтиром боқӣ монад. Тавсия дода мешавад, ки аз жаргон худдорӣ намоед, агар шумо мутмаин набошед, ки қабулкунанда онро мефаҳмад. Ниҳоят, пеш аз пахш кардани тугмаи "Ирсол" ҳамеша фикри хуб аст, ки почтаи электронии худро тафтиш кунед, то боварӣ ҳосил кунед, ки он ягон хатогӣ надорад ва паёми дилхоҳро ба таври муассир интиқол медиҳад.
Гирифтани мактубҳои электронӣ: ҷудокунӣ ва идоракунӣ
Гирифтани паёмҳои электронӣ кори ҳаррӯза барои аксари мутахассисон аст. Бо Gmail, қабули паёмҳои электронӣ содда карда мешавад, аммо донистани он ки чӣ тавр самаранок идора кардани ин паёмҳо барои оптимизатсияи вақт ва маҳсулнокии шумо муҳим аст.
Вақте ки шумо Gmail-ро мекушоед, аввалин чизе, ки шумо мебинед, паёмдони шумост. Он ҳама мактубҳои хонданашуда ва охиринро дар бар мегирад. Почтаи электронии хонданашуда бо ҳарфи ғафс пайдо мешавад, ки фарқ кардани онро аз дигарон осон мекунад. Бо пахш кардани почтаи электронӣ, шумо метавонед онро ба таври муфассал хонед.
Қайд кардан муҳим аст, ки Gmail ба таври худкор паёмҳои электрониро ба категорияҳои гуногун, аз қабили "Абдумӣ", "Тақвимҳо" ё "Огоҳиҳо" тасниф мекунад. Ин таснифот барои ҷудо кардани паёмҳои муҳим аз паёмҳои афзалиятноки камтар кӯмак мекунад. Агар почтаи электронӣ нодуруст гурӯҳбандӣ шуда бошад, шумо метавонед онро танҳо бо кашола кардани он ба категорияи дилхоҳ интиқол диҳед.
Ҷанбаи дигари муҳими идоракунии мактубҳои гирифташуда истифодаи тамғакоғазҳо мебошад. Онҳо ба шумо имкон медиҳанд, ки почтаи электрониро аз рӯи лоиҳа, муштарӣ ё дигар меъёрҳое, ки ба шумо мувофиқанд, тасниф кунед. Масалан, агар шумо дар як лоиҳаи мушаххас кор карда истода бошед, шумо метавонед бо номи лоиҳа нишона эҷод кунед ва он тамғаро ба ҳамаи мактубҳои марбут ба ин лоиҳа таъин кунед.
Ниҳоят, нигоҳ доштани паёмдони худ хеле муҳим аст. Почтаи электрониро мунтазам нест кунед ё бойгонӣ кунед, ба шумо дигар лозим нест, ки аз изофабори иттилоот канорагирӣ кунед ва дарёфти паёмҳои мушаххасро дар оянда осонтар кунед.
Ҷавоб ба почтаи электронӣ: самаранокӣ ва касбӣ
Ҷавоб додан ба почтаи электронӣ як маҳорати муҳим дар ҷаҳони касбии имрӯза мебошад. Ҷавоби зуд ва хуб таҳияшуда метавонад фарқи байни имкони аз даст додашуда ва имконияти аз даст додашуда бошад. Gmail ҳамчун воситаи асосии муошират якчанд хусусиятҳоро барои осон кардани ин вазифа пешниҳод мекунад.
Вақте ки шумо паёми электрониро мегиред, ки ҷавобро талаб мекунад, тавсия дода мешавад, ки онро дар муддати мувофиқ анҷом диҳед. Ин кордонӣ ва садоқати шуморо нисбат ба ҳамсуҳбатони худ нишон медиҳад. Gmail хусусияти ҷавоби зудро пешниҳод мекунад, ки дар асоси мундариҷаи почтаи қабулшуда ҷавобҳои автоматиро пешниҳод мекунад. Ҳарчанд қулай аст, ҳамеша фикри хубест, ки ин ҷавобҳоро барои мувофиқ кардани вазъият беҳтар созед.
Форматгузорӣ низ муҳим аст. Gmail панели абзорҳои форматкуниро барои ғанӣ гардонидани матни шумо, ворид кардани истинодҳо ё илова кардани замимаҳо пешниҳод мекунад. Боварӣ ҳосил кунед, ки паёми шумо равшан ва сохторӣ буда, аз блокҳои дарози матн худдорӣ намоед. Барои хондани осон параграфҳои кӯтоҳ ва ҷумлаҳои соддаро истифода баред.
Ниҳоят, пеш аз фиристодани ҷавоби худ, ҳамеша таҳрир кунед, то хатогиҳои имлоӣ ё грамматикиро пешгирӣ кунед. Gmail дорои як санҷиши имло дарунсохт, ки калимаҳои нодуруст навишташударо таъкид мекунад. Ҷавоби хуб навишташуда маҳорати касбии шуморо инъикос мекунад ва эътимоди ҳамсӯҳбатони шуморо афзун мекунад.
Бо азхуд кардани санъати вокуниш ба паёмҳои электронӣ бо Gmail, шумо муоширати тиҷоратии худро оптимизатсия мекунед ва муносибатҳои кории худро мустаҳкам мекунед.
