Bugün e-posta, kolaylık, hız ve verimlilik ile iletişim kurmanın en iyi yoludur. Profesyonel değişimler için en yaygın kullanılan yoldur.

Yazmak profesyonel postamakalede size açıklamaya çalışacağımız belirli kriterler, ipuçları ve kurallara uymalıyız.

Profesyonel bir e-posta için bir yazı planı örneği 

Bazen posta, profesyonel bir bağlamda yönetmek için karmaşık olabilir. Profesyonel bir e-posta yazmak için takip planı, tüm gerekli unsurların kısa ve kesin olması için alıcının emrine sunulmalıdır.

Profesyonel bir e-posta yazmak için aşağıdaki planı uygulayabilirsiniz:

  • Açık ve açık bir nesne
  • Temyiz formülü
  • İletişimin bağlamını yerleştirmesi gereken bir başlangıç
  • Sonuçlandırmak için bir nezaket formülü
  • İmza

Profesyonel bir e-postanın konusunu seçin

Bir profesyonelin günde ortalama 100 e-posta alabileceği tahmin edilmektedir. Bu nedenle, e-postanızı açmaya teşvik etmek için e-postanızın konusunu seçmelisiniz. Bunu yapmak için uyulması gereken kurallar vardır:

1-Kısa bir nesne yaz

E-postanızın açılma oranını artırmak için uzmanlar ideal olarak maksimum 50 karakterlik bir konu kullanmanızı önerir.

Yalnızca nesnenizi yazmak için sınırlı bir alanınız vardır, bu nedenle e-postanızın içeriğiyle ilgili eylem fiillerini kullanırken belirli bir nesneyi seçmeniz gerekir.

Genel olarak, uzun nesneler akıllı telefonlarda zayıf bir şekilde okunur ve bu da profesyoneller tarafından e-postalarını kontrol etmek için giderek daha fazla kullanılmaktadır.

2-E-postanızın konusunu özelleştirin

Mümkünse, kişilerinizin adını ve adının ilk adını nesne düzeyinde belirtmelisiniz. Açılma oranını artıran bir elementtir.

Alıcınızın bilgilerini e-posta konusu seviyesine getirerek, kendisini e-postanızı açmaya ve okumaya teşvik edecek değerli ve kabul edilmiş hissedeceksiniz.

Profesyonel bir e-postanın gövdesi 

Profesyonel bir e-posta yazmak için, e-postanızın gövdesini konudan uzaklaşmadan ve tüm stil ve sunum standartlarına göre açıkça yazmanız önerilir.

Alıcınıza daha fazla rahatlık sağlayacak kısa ve hassas cümlelerle kısa bir e-posta yazmaya özen gösterin.

İşte hatırlamanız gereken birkaç şey: 

1-Klasik Yazı Tipini Kullan

Çoğu e-posta hizmeti, kullanıcının metnin yazı tipini ve stilini seçmesine izin verir. İş e-postası söz konusu olduğunda, "Times New Roman" veya "Arial" gibi klasik bir yazı tipi seçin.

OKU  Ödenmemiş maaşlarınızın ödenmesini talep etmek için mektup şablonu

Dekoratif yazı tipi kullanılması önerilmez.

Ayrıca şunları da öneririz:

  • Okunabilir yazı tipi boyutunu kabul et
  • İtalik, vurgulama veya renkleri önleme
  • Tüm metni büyük harflerle yazmamak

2-İyi bir çağrı formülü yazımı

Profesyonel bir e-posta için, ad soyadını takip eden kişinin adının mülkiyeti de dahil olmak üzere, muhatabı adına isminin ele alınması tercih edilir.

3-İlk paragrafta kendinizi tanıtın

Eğer birisine ilk kez yazıyorsanız (örneğin yeni bir müşteri), kendinizi tanıtmak ve mesajınızın amacını kısaca açıklamak çok önemlidir.

Bu küçük sunuma bir veya iki cümle ayırabilirsiniz.

4-Öncelikli en önemli bilgiler

Sunumunuzdan sonra en önemli noktaya gidiyoruz.

E-postanızın başında en önemli bilgileri alıntılamak çok ilginç. Alıcı zamanınızı niyetlerinizi açıklayarak kaydedeceksiniz.

Muhabirinizin dikkatini çekmeli ve doğrudan konuya girmelisiniz.

5-Resmi bir kelime haznesi kullanın

Profesyonel bir e-posta yazdığınız için iyi bir izlenim bırakmak zorundasınız.

Kibar bir tarzda tam cümleler yazmanızı öneririz.

Kullanılması tavsiye edilmez:

  • Argo kelimeler;
  • Yararsız kısaltmalar;
  • İfadeler veya emojiler;
  • Espriler ;
  • Kaba kelimeler;

6-Uygun bir sonuç çıkar

Bir e-postayı bitirmek için, kullanılacak imzayı, benimsenecek tonu ve seçilmesi gereken nezaket formülünü düşünmeliyiz.

Profesyonel iletişimin bir araç olarak kaldığını unutmamalıyız. yüksek düzeyde kodlanmış dil. Kuralları bilmek ve e-postanın sonunda kullanılacak doğru formülü seçmek çok önemlidir.

Kullanılan formül, alıcının kalitesine ve değişimin içeriğine uyarlanmalıdır.

Örneğin, bir amirle veya bir müşteriyle konuşuyorsanız, en uygun ifade olan "saygılarımla" kullanabilirsiniz. Bir meslektaşımız olsa da, e-postamızı "Günün iyi sonu!" İfadesiyle bitirebiliriz. "

İmza ile ilgili olarak, e-posta yazılımınızı, e-postalarımızın sonunda otomatik olarak kişiselleştirilmiş bir imza yerleştirecek şekilde ayarlayabilirsiniz.

Etkili olması için imzanın kısa olması gerekir:

  • En fazla 4 satır;
  • Satır başına en fazla 70 karakter;
  • Adınızı ve soyadınızı, görevinizi, şirketin adını, web sitesi adresinizi, telefon ve faks numaranızı ve muhtemelen LinkedIn veya Viadeo profilinize bir bağlantı ekleyin;

örnekler :

Robert Holliday

Y şirketinin temsilcisi

http: /www.votresite.com

Telefon. : 06 00 00 00 00 / Faks: 06 00 00 00 00

Cep: 06 00 00 00 00

Bazı kibar ifadeler:

  • İçtenlikle;
  • Saygılarımla ;
  • Saygılarımla;
  • Saygılarımızla;
  • Candan selamlar ;
  • Saygılarımla ;
  • Senin,
  • Sizi tekrar görmek büyük bir zevk;
  • Sıcak selamlar ...
OKU  İndirilecek zaman tasarrufu hesabı mektubu şablonu

Özellikle iyi tanıdığımız insanlar için "merhaba", "arkadaşlıklar", "görüşürüz" gibi samimi formüller kullanabiliriz ...

Diğer klasik formül örnekleri:

  • Lütfen, seçkin duygularımın ifadesini kabul edin Bay / Bayan;
  • Lütfen kabul edin Bay / Bayan, içten selamlarımın ifadesini;
  • Lütfen alın, efendim / hanımefendi, saygılarımla;
  • Lütfen efendim / hanımefendi, saygılı ve özverili duygularımı kabul edin;
  • Lütfen kabul edin efendim / hanımefendi, içten selamlarımı;
  • Lütfen kabul edin efendim / hanımefendi, en büyük saygımın ifadesini;
  • Saygılarımı kabul etmenizi rica ederek;
  • Talebime gösterdiğiniz ilgiden dolayı teşekkür ederiz;
  • Derin saygıma saygı duyduğumu kabul etmeye tenezzül, Efendim / Hanımefendi;
  • Sizden okumayı beklerken, lütfen kabul edin, Efendim / Hanımefendi, en yüksek saygımın teminatı;
  • Teşekkürlerimle sizlere yalvarıyorum, burada benim seçkin duygularımın ifadesini bulmanızı rica ediyorum.

7-Ekleri dahil et

Eklerle ilgili olarak, e-postanızın vücudunda nezaketle söz ederek alıcıyı bilgilendirmeyi unutmayın.

Alıcıya gönderilen eklerin büyüklüğünü ve sayısını belirtmek çok ilginç.

Odak: Ters piramit

Ters piramit yöntemi ile ilgili olarak, profesyonel e-postanızın metnini mesajınızın ana bilgileriyle başlatmaya ve daha sonra diğer bilgileri önem sırasına göre devam ettirmekten oluşur.

Ama neden bu yöntemi benimseyin?

Genellikle ilk cümle, mesajın geri kalanından daha iyi okunur. Çekici olmalı. Ters piramit yöntemini benimseyerek okuyucunun dikkatini kolayca çekebilir ve e-postayı sonuna kadar okumasını sağlayabiliriz.

Yazım söz konusu olduğunda, paragraf başına belirli bir fikre odaklanırken, 3 - 4 satırlarından en fazla dört paragraf kullanılması önerilir.

Bu yöntemi benimsemek istiyorsanız, şunları kullanmanızı tavsiye ederiz:

  • nispeten kısa cümleler;
  • cümleleri birbirine bağlamak için kelimeleri birbirine bağlamak;
  • güncel ve profesyonel bir dil.

 

                                                    HATIRLATICISI 

 

Anladığınız gibi, profesyonel bir e-postanın bir arkadaşınıza gönderilen bir e-postayla hiçbir ilgisi yoktur. Harflere kadar uyulması gereken kurallar vardır.

1-Konuyu dikkatli bir şekilde tedavi edin

Açıkça belirttiğimiz gibi, profesyonel e-postanızın konu alanını (veya konusunu) doğru yazmalısınız. Kısa ve net olmalıdır. Alıcınız e-postanızın içeriğini hemen anlamalıdır. Bu nedenle, onu hemen açmaya veya daha sonra okumaya karar verebilir.

2-Nazik olmak

İyi anladığınız gibi, selamlama ve nezaket formüllerini bağlam içinde kullanmak gerekir.

Formüller kısa ve çok iyi seçilmiş olmalıdır.

3-Doğru yazım hataları

Her şeyden önce, e-postanızı yeniden okumanız ve gerekli bilgileri unutmadığınızdan ve neden başka birinin okumamış olduğundan emin olmalısınız. Başka bir kişinin görüşüne sahip olmak çok ilginç.

Yazım ve dilbilgisi hatalarını düzeltmek için, e-postanızı bir kelime işlemci üzerine kopyalayıp yapıştırmanızı ve otomatik bir kontrol yapmanızı tavsiye ederiz. Bu yazılım tüm hataları düzeltmese bile size yardımcı olabilir. Alternatif olarak, profesyonel düzeltme yazılımlarına da yatırım yapabilirsiniz.

OKU  Doğum izninde ayrıldığınızı işvereninize duyurun 

4-E-postanızı imzalayın

Profesyonel e-postanıza bir imza eklemek çok önemlidir. Profesyonel bir imza yazmak için yukarıda listelenen kuralları izlemelisiniz.

İşle ilgili çeşitli bilgilerden, şirketinizden ... bahsederken, alıcınız kiminle uğraştığını hızlı bir şekilde anlayacaktır.

5-E-postanızı özelleştirin

Genel ise, posta okunması daha az olasıdır. Alıcıyı, postaların sadece kendisine yönlendirildiğini hissettirmeniz gerekir. Bu nedenle, nesneyi özelleştirmeniz ve e-postanızı başlatmak için benimsenmesi gereken formülü seçmeniz gerekir.

Grup postası ise, alıcılarınızın özelliklerine, tercihlerine, ilgi alanlarına ve konumlarına göre farklı listeler oluşturmak önemlidir. Alıcılarınızın segmentasyonu, e-postalarınızın açılma oranını artırmanıza olanak tanır.

6-Give posta açmak istiyor

Profesyonel bir e-posta yazarken, alıcının her zaman açmak istediğini yapmalısınız. Genel olarak, nesne, e-postanızı açmak ve okumak için bir muhabiri iter ilk unsurdur. Böylece nesnenize daha fazla önem vermeniz, onu iyileştirmeniz ve mümkün olduğunca çekici hale getirmeniz gerekir.

Aynı anlamda, e-postanızın ilk iki cümlesi, alıcının okumayı sürdürmesini istemelidir. E-postanızın başında en önemli bilgileri alıntılamak ve muhabirinizin merakını tetiklemek tavsiye edilir.

7-Aldatıcı nesnelerden kaçının

E-postalarınızın açılış oranını artırmak için yanıltıcı bir nesneyi asla kullanmamalısınız.

E-postanızın imajınızı (veya şirketinizin) ilettiğini bilmelisiniz.Bu nedenle, kışkırtıcı ve yanıltıcı nesnelerden kaçınmak çok önemlidir. Nesne, e-postanızın içeriğine uygun olmalıdır.

8-Kendinizi okuyucunun yerine koyun

Empati, hesaba katılması gereken çok önemli bir unsurdur. E-postanızın konusunu doğru bir şekilde yazmak ve çekici hale getirmek için kendinizi alıcının yerine koymalısınız. Kendinizi muhabirinizin yerine koymalı ve kendisine sorabileceği bir dizi soru listelemelisiniz. Yanıtlardan e-postanızın başlığını uyarlayabilirsiniz.

9-Profesyonel bir e-posta adresi kullanın

Bu sevimli kız @ ... veya beyefendi @ ... gibi kişisel adresleri kesinlikle yasaklayacak. Profesyonel ilişkiler bağlamında, asla bu tür e-posta adreslerini kullanan muhataplara yönlendirilmezsiniz.

Profesyonel bir e-posta adresi veya adınız ve soyadınız ile en azından bir kişisel adres kullanmanız önerilir.

Profesyonel e-posta, çok iyi bir iletişim, kesin bir kelime hazinesi, özlü bir metin, net bir talep ve kolay ulaşılamaz bir yazım gerektirir. Alıntı yaptığımız kuralları, ipuçlarını ve tavsiyeleri kabul ederek, alıcınızı hemen ilgilendirecek ve ilgisini uyandıracak çekici bir e-posta yazabilirsiniz.