E-posta uzun zamandır ticari iletişim için önemli bir araç olmuştur, ancak Sendmail tarafından yürütülen bir ankettir. Profesyonellerin %64'ü için gerginliğe, kafa karışıklığına veya diğer olumsuz sonuçlara neden olduğunu ortaya çıkardı.
Peki, e-postalarınla bundan nasıl kaçınabilirsin? İstediğiniz sonuçları veren e-postaları nasıl yazabilirsiniz? Bu makalede, e-posta kullanımınızın açık, etkili ve başarılı olduğundan emin olmak için kullanabileceğiniz stratejileri gözden geçiriyoruz.
Ortalama bir ofis çalışanı günde yaklaşık 80 e-posta alır. Bu posta hacmiyle, bireysel mesajlar kolayca unutulabilir. E-postalarınızın farkedilmesi ve kullanılması için bu basit kuralları takip edin.
- E-posta ile çok fazla iletişim kurmayın.
- Nesneleri iyi kullanın.
- Kısa ve net mesajlar verin.
- Kibar ol.
- Sesini kontrol et.
- Yeniden okumasını.
E-posta ile çok fazla iletişim kurmayın
İş yerindeki en büyük stres kaynaklarından biri, insanların aldığı çok sayıda e-postadır. Bu nedenle, bir e-posta yazmaya başlamadan önce kendinize şu soruyu sorun: "Bu gerçekten gerekli mi?"
Bu bağlamda, arka planda tartışma konusu olması muhtemel soruları ele almak için telefonu veya anlık mesajlaşmayı kullanmalısınız. Bir iletişim planlama aracı kullanın ve farklı mesaj türleri için en iyi kanalları belirleyin.
Mümkün olduğunda, kötü haberi şahsen verin. Mesajınız yanlış alınmışsa empati, şefkat ve anlayışla iletişim kurmanıza ve kendinizi kurtarmanıza yardımcı olur.
Nesneleri iyi kullan
Bir gazete manşeti iki şey yapar: Dikkatinizi çeker ve makaleyi özetler, böylece okuyup okumamaya karar verebilirsiniz. E-posta konu satırınız da aynısını yapmalıdır.
Bir nesne boş alanın gözden kaçması veya "spam" olarak reddedilme olasılığı daha yüksektir. Bu nedenle, alıcıya e-postanın ne hakkında olduğunu söylemek için her zaman iyi seçilmiş birkaç kelime kullanın.
İletiniz haftalık proje raporu gibi normal bir e-posta serisinin parçasıysa, konu satırına tarihi dahil etmek isteyebilirsiniz. Yanıt gerektiren bir mesaj için, "Lütfen 7 Kasım'a kadar" gibi bir harekete geçirici mesaj da ekleyebilirsiniz.
Aşağıdaki gibi iyi yazılmış bir konu satırı, alıcının e-postayı açmasına gerek kalmadan en önemli bilgileri sağlar. Bu, alıcılara gelen kutularını kontrol ettiklerinde toplantınızı hatırlatan bir istem görevi görür.
| Kötü örnek İyi örnek |
|
| Konu: toplantı | Konu: PASSERELLE işlemi ile ilgili toplantı - 09h 25 Şubat 2018 |
Mesajları açık ve kısa tutun
Geleneksel iş mektupları gibi e-postalar net ve özlü olmalıdır. Cümlelerinizi kısa ve kesin tutun. E-postanın gövdesi doğrudan ve bilgilendirici olmalı ve tüm ilgili bilgileri içermelidir.
Geleneksel mektuplardan farklı olarak, birden fazla e-posta göndermek, bir tane göndermekten daha pahalıya mal olmaz. Bu nedenle, biriyle birkaç farklı konuda iletişim kurmanız gerekiyorsa, her biri için ayrı bir e-posta yazmayı düşünün. Bu, mesajı netleştirir ve muhatabınızın her seferinde bir konuya yanıt vermesini sağlar.
| Kötü örnek | İyi örnek |
| Konu: Satış raporu için revizyonlar
Selam Michelin,
Geçen hafta bu raporu gönderdiğiniz için teşekkür ederiz. Dün okudum ve Bölüm 2'nin satış rakamlarımız hakkında daha spesifik bilgiler gerektirdiğini hissediyorum. Ayrıca tonun daha resmi olabileceğini düşünüyorum.
Ayrıca bu Cuma günü halkla ilişkiler departmanı ile yeni reklam kampanyası hakkında bir toplantı planladığımı da bildirmek istedim. Saat 11'de ve küçük konferans odasında olacak.
Lütfen müsait olup olmadığınızı bana bildirin.
Teşekkür ederim
Camille |
Konu: Satış raporu için revizyonlar
Selam Michelin,
Geçen hafta bu raporu gönderdiğiniz için teşekkür ederiz. Dün okudum ve Bölüm 2'nin satış rakamlarımız hakkında daha spesifik bilgiler gerektirdiğini hissediyorum.
Ayrıca tonun daha resmi olabileceğini düşünüyorum.
Bu yorumları göz önünde bulundurarak değiştirebilir misiniz?
Sıkı çalışmanız için teşekkür ederiz!
Camille
(Camille daha sonra PR toplantısı hakkında başka bir e-posta gönderir.) |
Burada bir denge kurmak önemlidir. Birini e-postalarla bombalamak istemezsiniz ve ilgili birkaç noktayı tek bir gönderide birleştirmek mantıklıdır. Bu olduğunda, numaralandırılmış paragraflar veya madde işaretleri ile basit tutun ve sindirmeyi kolaylaştırmak için bilgileri küçük, iyi organize edilmiş birimlere "kesmeyi" düşünün.
Ayrıca yukarıdaki iyi örnekte Camille'in Michelin'in ne yapmasını istediğini belirttiğine dikkat edin (bu durumda raporu değiştirin). İnsanların ne istediğinizi bilmelerine yardımcı olursanız, bunu size vermeleri daha olasıdır.
Kibar ol
İnsanlar genellikle e-postaların geleneksel mektuplardan daha az resmi olabileceğini düşünüyor. Ancak gönderdiğiniz mesajlar kendi profesyonelliğinizin bir yansımasıdır, değerlere ve detaylara dikkat etmek önemlidir, bu nedenle belirli bir formalite seviyesine ihtiyaç vardır.
Biriyle aranız iyi değilse, resmi olmayan dil, argo, jargon ve uygunsuz kısaltmalardan kaçının. İfadeler, niyetinizi netleştirmede yardımcı olabilir, ancak bunları yalnızca iyi tanıdığınız kişilerle kullanmak en iyisidir.
Duruma bağlı olarak "Saygılarımla", "Size iyi günler / akşamlar" veya "Size iyiler" ile mesajınızı kapatın.
Alıcılar e-postaları yazdırmayı ve başkalarıyla paylaşmayı seçebilir, bu nedenle her zaman kibar olun.
Sesi kontrol et
İnsanlarla yüz yüze tanıştığımızda, beden dillerini, ses tonlarını ve yüz ifadelerini nasıl hissettiğini değerlendirmek için kullanırız. E-posta bize bu bilgiden mahrum, yani insanlar mesajlarımızı ne zaman yanlış anladıklarını bilemeyiz.
Seçtiğiniz kelimeler, cümle uzunluğu, noktalama işaretleri ve büyük harf kullanımı, görsel ve işitsel ipuçları olmadan kolayca yanlış yorumlanabilir. Aşağıdaki ilk örnekte Louise, Yann'ın sinirli veya kızgın olduğunu düşünebilir, ancak gerçekte kendini iyi hissediyor.
| Kötü örnek | İyi örnek |
| Louise,
Raporuna bugün saat 17'ye kadar ihtiyacım var yoksa teslim tarihimi kaçıracağım.
Yann |
Selam Louise,
Bu rapordaki sıkı çalışmanız için teşekkür ederiz. Sürümü 17 saatten önce bana verebilir misiniz?
Şimdiden teşekkür ederim,
Yann |
E-postanızın duygusal "hissini" düşünün. Niyetleriniz veya duygularınız yanlış anlaşılıyorsa, kelimelerinizi formüle etmenin daha az belirsiz bir yolunu bulun.
düzeltme
Son olarak, "Gönder"e tıklamadan önce e-postanızda yazım, dil bilgisi ve noktalama hataları olup olmadığını kontrol etmek için bir dakikanızı ayırın. E-postalarınız, giydiğiniz kıyafetler kadar profesyonel imajınızın bir parçasıdır. Bu nedenle seri hatalar içeren bir mesajın gönderilmesi hoş karşılanmaz.
Düzeltme işlemi sırasında e-postanızın uzunluğuna çok dikkat edin. İnsanların kısa, özlü e-postaları uzun, bağlantısı kesilmiş e-postalardan okuma olasılıkları daha yüksektir, bu nedenle gerekli bilgileri hariç tutmadan e-postalarınızın mümkün olduğunca kısa olduğundan emin olun.
Anahtar noktaları
Çoğumuz günümüzün iyi bir bölümünü e-postaları oku ve oluştur. Ancak gönderdiğimiz mesajlar başkaları için kafa karıştırıcı olabilir.
Etkili e-postalar yazmak için önce bu kanalı gerçekten kullanmanız gerekip gerekmediğini kendinize sorun. Bazen telefonu almak daha iyi olabilir.
E-postalarınızı kısa ve öz yapın. Onları yalnızca onları gerçekten görmesi gereken kişilere gönderin ve alıcının daha sonra ne yapmasını istediğinizi açıkça belirtin.
E-postalarınızın profesyonelliğinizin, değerlerinizin ve detaylara gösterdiğiniz özenin bir yansıması olduğunu unutmayın. Başkalarının mesajınızın tonunu nasıl yorumlayacağını hayal etmeye çalışın. Kibar olun ve "gönder"e basmadan önce yazdıklarınızı her zaman iki kez kontrol edin.
