E-postalarınızın işlenmesini yönetmek için net bir rutininiz yoksa, bunlar hızla önemli bir zaman kaybı kaynağı haline gelebilir. Öte yandan, onlarca okunmamış e-postaya boğulmamak için organizasyon düzeyinde gerekli olanı yaparsanız. Ardından, önemli bir e-postayı kaçırma olasılığını zihninizden temizleyebilirsiniz. Bu makale bir dizi kanıtlanmış uygulamayı listeler. Bunları benimseyerek, posta kutunuzu kesinlikle çok daha sakin bir şekilde yönetebileceksiniz.
Özel bir klasördeki veya alt klasörlerdeki herhangi bir e-postayı otomatik veya manuel olarak sınıflandırın.
Bu, e-postalarınızı önem sırasına göre hızlı bir şekilde sıralamanızı sağlayacak yöntem türüdür. E-postalarınızı temaya, konuya, son başvuru tarihlerine göre sınıflandırmayı seçebilirsiniz. Önemli olan hepsinden faydalanmak özellikler e-postalarınızı tamamen işlevsel bir şekilde yönetmek için posta kutunuzdan. Size uygun organizasyon moduna göre klasör ve alt klasör içeren bir dizin oluşturduğunuzda. Masanızdaki her kağıt dosya gibi her iletinin posta kutunuzdaki yeri olacaktır. Böylece, e-postalarınızı işlemek için bir an geçtikten sonra, işinizin geri kalanına% 100 konsantre olabilirsiniz.
E-postalarınızın işlenmesi için belirli bir zaman planlayın
Tabii ki, duyarlı kalmalı ve sizden anında yanıt bekleyen mesajları işleyebilmelisiniz. Geri kalanı için, e-postalarınızla tutarlı bir şekilde ilgilenmek için en uygun an (lar) ı planlayın. İşinizin işlenmesi için gerekli tüm unsurları hazırlayarak başlayın. Kağıt dosyalar, zımbalar, yazıcılar, maksimum konsantrasyonu kolaylaştırmak için her şeyin kullanışlı olması gerekir. Ne zaman seçersen seç. Posta kutunuz artık bir posta sıralama merkezi gibi organize edildiğine göre, e-postalarınızı verimlilik ve hız ile sakin bir şekilde işleme alma olanağına sahipsiniz.
Tüm gereksiz bültenleri silerek posta kutunuzu temizleyin
Posta kutunuz ilgisiz bültenler veya reklamlar tarafından sürekli olarak parazitleniyor mu? Her şeyden çok spam gibi görünen tüm bu haber bültenlerinden posta kutunuzu kaldırmaya özen gösterin. Size somut bir şey getirmeyen ve hızla daha istilacı hale gelebilecek tüm bu posta listelerinden sistematik olarak aboneliğinizi iptal etmelisiniz. Gibi araçları kullanabilirsiniz Cleanfox nerede Beni Unroll birkaç tıklamayla gerekli olanı yapın. Sizi bir sabah almadan, bu tür bir çözüm, tüm bu dijital kirliliğe bir son vermenize çok yardımcı olacaktır. Binlerce e-posta nispeten hızlı bir şekilde işlenebilir.
Otomatik yanıt ayarlama
Yakında uzun bir süre tatile çıkacaksınız. Göz ardı edilmeyecek bir ayrıntı, posta kutunuzun otomatik yanıtını etkinleştirdi. Bu, profesyonel bir şekilde e-posta ile iletişim kurduğunuz tüm kişilerin yokluğunuz hakkında iyi bilgilendirilmesi için önemli bir şeydir. Bir müşteri veya tedarikçi sabır kaybettiğinde birçok yanlış anlama mümkündür, çünkü bu mesajlar cevapsız kalır. Bu, tatiliniz sırasında otomatik olarak gönderilecek kısa bir mesajla kolayca önlenebilir. Sadece tatilden dönüş tarihinizi ve neden bir meslektaşınızın e-postasını gerekiyorsa belirtmeniz gerekir.
Kopya olarak gönderdiğiniz e-posta sayısını temperleyin
Sistematik olarak karbon kopya (CC) ve görünmez karbon kopya (CCI) olarak gönderilen e-postaları kullanarak hızlı bir şekilde sonsuz değiş tokuşlar oluşturabilirsiniz. Mesajınızı yalnızca bilgi almak için alması gereken insanlar, şimdi açıklama gerektirir. Diğerleri bu mesajı neden aldıklarını ve haklı olarak zaman kaybı olarak algıladıklarını merak ediyorlar. Birini döngüye sokma seçimini yaparken, seçiminizin gerçekten alakalı olduğundan emin olun. Herhangi birine herhangi bir şekilde gönderilen mesajlardan kaçınılmalıdır.
Bir e-postanın yasal değeri olabileceğini unutmayın
Mümkün olduğunca tüm e-postalarınızı saklayın, özellikle endüstriyel mahkeme için kanıt gücüne sahiptirler. Elle yazdığınız bir mektupla aynı yasal değere sahipse, elektronik mesaj. Ama dikkat, basit bir mesaj bile düşünmeden gönderildi bir meslektaşınıza veya bir müşteriye ciddi sonuçlar doğurabilir. Bir müşteri kanıtlarsa, e-posta, teslimat veya diğer konulardaki taahhütlerinize saygı duymadığınız desteğine sahiptir. İşiniz ve kendiniz için sonuçlara katlanmak zorunda kalacaksınız. Endüstriyel mahkemelerde olduğu gibi ticari uyuşmazlıklarda ispatın "özgür" olduğu söylenir. Yani, karar verecek olan hakim ve e-postalarını dikkatlice sınıflandırmanın çöp kutusuna atmaktan daha iyi olduğunu söyleyebiliriz.
