Pour des raisons variées, il se peut que les membres d’une entreprise doivent collaborer à distance. Il se peut par exemple qu’il y ait des membres en freelance ou que les locaux soient fermés suite à une grève. Afin que les employés puissent poursuivre leur travail normalement et communiquer entre eux, l’usage d’un outil de communication tel que Slack est indispensable.
C’est quoi Slack ?
Slack est une plateforme en ligne permettant les communications collaboratives entre les membres d’une entreprise. Il se présente comme une alternative plus souple à l’e-mailing interne d’une entreprise. Bien qu’il ne soit pas parfait et que quelques reproches puissent lui être faits, il séduit de plus en plus de sociétés.
Slack permet de communiquer des informations en temps réel, et ce, d’une manière plus simple par rapport aux mails. Son système de messagerie permet à la fois d’envoyer des messages généraux et des messages privés. Il offre également de nombreuses possibilités comme le partage de fichier (texte, image, vidéo, etc.) et les communications vidéo ou audio.
Pour l’utiliser, il suffit de se connecter à la plateforme et d’y créer un compte. Vous aurez alors accès à la version gratuite de Slack qui offre déjà un grand nombre de fonctionnalités. Vous pourrez ensuite envoyer une invitation par mail aux membres que vous souhaiterez ajouter à votre groupe de travail.
La plateforme a un design bien pensé et ergonomique. Pour pouvoir travailler de manière optimale, il faudra toutefois retenir quelques raccourcis pratiques, mais ils ne sont pas très compliqués. De plus, il est possible de travailler sur Slack avec un ordinateur, un Smartphone ou une tablette.
Communiquer avec Slack
Dans chaque espace de travail créé par une entreprise sur la plateforme, il est possible de créer des zones d’échanges spécifiques appelées « chaînes ». Des thèmes peuvent être attribués à celles-ci afin de pouvoir les regrouper selon les activités au sein d’une entreprise. Il est par conséquent possible de créer une chaîne pour la comptabilité, la vente, etc.
Il est également possible de créer une chaîne qui permettra aux membres de faire des échanges, que ce soit d’ordre professionnel ou non. Pour qu’il n’y ait pas de désordre, chaque membre n’aura accès qu’à une chaîne correspondante à ses activités. Un graphiste pourra par exemple avoir accès à la chaîne marketing ou vente selon le fonctionnement de l’entreprise.
Ceux qui souhaiteraient avoir accès à une chaîne devront en premier lieu en avoir l’autorisation. Chaque membre d’un groupe peut aussi créer une chaîne de discussion. Toutefois, pour éviter que les communications s’embrouillent, il est possible de désactiver cette fonctionnalité.
Les différents canaux pour communiquer dans Slack.
La communication peut s’établir de 3 manières. La première est la méthode globale qui permet d’envoyer une information à tous les membres de l’entreprise présents. La deuxième consiste à n’envoyer de messages qu’aux membres d’une chaîne précise. La troisième est l’envoi de messages privés, d’un membre à un autre.
Pour envoyer des notifications, il existe quelques raccourcis à connaitre. Par exemple, pour notifier une personne unique dans une chaîne, il faut taper @ suivi du nom de la personne recherchée. Pour notifier tous les membres d’une chaîne, il y a la commande @nom-de-la-chaine.
Pour notifier vos collèges sur votre statut (indisponible, occupé, etc.), il y a la commande « /statut ». D’autres commandes plus amusantes sont présentes, à l’exemple de « /giphy » chat qui permet d’envoyer un GIF de chat. Il est aussi possible de customiser ses émojis ou de créer un robot (Slackbot) répondant automatiquement sous certaines conditions.
Les avantages et les inconvénients de Slack
Slack offre de nombreux avantages à commencer par la réduction du nombre d’e-mailing interne d’une entreprise. De plus, les messages échangés sont archivés et seront facilement retrouvables depuis la barre de recherche. Quelques options plus ou moins utiles sont aussi présentes à l’exemple du #hashtag qui permet de retrouver facilement un commentaire.
Pouvant être ouvert sur un Smartphone, il permet également de travailler de n’importe où. De plus, il offre la possibilité d’intégrer plusieurs outils tels que Dropbox, Skype, GitHub… Ces intégrations permettent de recevoir des notifications issues de ces autres plateformes. Slack offre une API qui permet à chaque entreprise de personnaliser ses interactions avec la plateforme.
Pour ce qui est de la sécurité, la plateforme fait en sorte que les données de ses utilisateurs ne soient pas compromises. Ainsi, il chiffre les données durant leurs transferts et lors de leurs stockages. Les systèmes d’authentification sont quant à eux, avancés et limitent au maximum les risques de piratage. C’est donc une plateforme où l’intimité des communications est respectée.
Toutefois, même si Slack semble présenter de nombreux avantages, il peut ne pas plaire à tous. Par exemple, il est plus facile de se faire submerger de messages et de notifications sur la plateforme. De plus, il a été conçu dans un esprit plus proche de celui des jeunes start-ups. Les entreprises plus traditionnelles ne seront de ce fait pas entièrement séduites par les solutions qu’il propose.
