Напишіть для читання

Колега щойно написав вам електронною поштою про зустріч, яку ви маєте провести за годину. Електронна пошта має містити ключову інформацію, яку ви повинні представити в рамках важливого проекту.

Але є проблема: електронний лист написаний настільки погано, що ви не можете знайти потрібні дані. Є орфографічні помилки та неповні речення. Абзаци настільки довгі й заплутані, що вам знадобиться втричі більше часу, ніж потрібно, щоб знайти потрібну інформацію. В результаті ви недостатньо підготовлені до зустрічі, і вона йде не так добре, як ви сподівалися.

Ви коли-небудь стикалися з подібною ситуацією? У світі, перевантаженому інформацією, важливо спілкуватися чітко, коротко та ефективно. Люди не мають часу читати електронні листи довжиною в книжку, і їм не вистачає терпіння інтерпретувати електронні листи, які погано складені і де корисна інформація розкидана повсюди.

Плюс ваш навички письма якщо вони хороші, то краще враження ви справите на оточуючих, включаючи свого начальника, колег і клієнтів. Ніколи не знаєш, як далеко заведуть вас ці гарні враження.

У цій статті ми побачимо, як можна поліпшити свої навички письма та уникнути типових помилок.

Аудиторія та формат

Перший крок до чіткого написання – це вибір відповідного формату. Вам потрібно надіслати неофіційний електронний лист? Написати детальний звіт? Або написати офіційний лист?

Формат разом із вашою аудиторією визначить ваш «письменний голос», тобто наскільки формальним або розслабленим має бути тон. Наприклад, якщо ви пишете електронного листа потенційному клієнту, чи має воно мати такий самий тон, як лист електронного листа другу?

Безумовно, ні.

Почніть з визначення того, хто читатиме ваше повідомлення. Це для керівників вищого рівня, всієї команди чи невеликої групи, яка працює над певним файлом? У всьому, що ви пишете, ваші читачі або одержувачі повинні визначити ваш тон, а також аспекти змісту.

Склад і стиль

Коли ви дізнаєтеся, що ви пишете і для кого ви пишете, ви повинні почати писати.

Порожній білий екран комп’ютера часто лякає. Легко застрягти, бо не знаєш, як почати. Спробуйте ці поради щодо складання та форматування документа:

 

  • Почніть з аудиторії: Пам'ятайте, що ваші читачі можуть нічого не знати про те, що ви їм розповідаєте. Що вони повинні знати в першу чергу?
  • створення плану: Це особливо корисно, якщо ви пишете довший документ, наприклад, звіт, презентацію або виступ. Контури допомагають визначити, які кроки слід виконувати в якому порядку, і розбити завдання на доступну інформацію.
  • Спробуйте трохи співпереживати: Наприклад, якщо ви пишете розсилку про продаж потенційним клієнтам, чому вони повинні піклуватися про ваш продукт або рекламну презентацію? Яка для них користь? Завжди пам’ятайте про потреби вашої аудиторії.
  • Використовуйте риторичний трикутник: Якщо ви намагаєтеся переконати когось зробити щось, не забудьте пояснити, чому люди повинні вас слухати, викладіть свою точку зору таким чином, щоб зацікавити вашу аудиторію, і подайте інформацію раціонально та послідовно.
  • Визначте свою основну тему: Якщо у вас виникли труднощі з визначенням основної теми вашого повідомлення, уявіть, що у вас залишилося 15 секунд, щоб пояснити свою позицію. Що ти сказав ? Це, мабуть, ваша основна тема.
  • Використовуйте звичайну мову: Якщо ви не пишете наукову роботу, зазвичай краще використовувати просту й зрозумілу мову. Не використовуйте довгі слова, щоб справити враження на людей.

структура

Ваш документ має бути максимально зручним для користувачів. Використовуйте назви, субтитри, маркери та цифри якомога більше, щоб розділити текст.

Зрештою, що може бути легшим для читання: сторінка, заповнена довгими абзацами, чи сторінка, розбита на короткі абзаци із заголовками розділів і пунктами? Документ, який легко сканувати, буде читатися частіше, ніж документ з довгими, щільними абзацами.

Заголовки повинні привертати увагу читача. Використання запитань часто є хорошою ідеєю, особливо в рекламних текстах, оскільки запитання допомагають підтримувати інтерес і цікавість читача.

У електронних листах та пропозиціях використовуйте короткі, фактичні назви та субтитри, такі як у цій статті.

Додавання графіки також є розумним способом розділення тексту. Ці наочні засоби не тільки дозволяють читачеві тримати свою увагу на змісті, але й передавати важливу інформацію набагато швидше, ніж текст.

Граматичні помилки

Ви, напевно, знаєте, що помилки в електронній пошті зроблять вашу роботу непрофесійною. Важливо уникати грубих помилок, придбавши перевірку орфографії та якомога більше перевіривши свій правопис.

Ось кілька прикладів часто використовуваних слів:

 

  • Я посилаю / надсилаю / надсилаю

 

Дієслово "відправити", будучи дієсловом першої групи, завжди пише в першій особі однини "я посилаю" з "е". "Відвантаження" без "e" - це ім'я ("відвантаження") і може бути множиною: "відправлення".

 

  • Я приєднуюся до вас / я приєднуюся до вас

 

Ви завжди будете писати "Я приєднуюся до вас" з "s". "Спільне" з "t" є сполученням третьої особи в однині "він приєднується".

 

  • Кінцевий термін / термін

 

Навіть якщо "бампер" прикріплений до жіночого імені, не піддавайтеся спокусі і завжди пишіть "бампер" без "е".

 

  • Рекомендація / рекомендація

 

Якщо в англійській мові ми пишемо "рекомендацію" з "е", по-французьки ми завжди пишемо "рекомендацію" з "а".

 

  • Є / є / є там

 

Ми додаємо ейфонічне “t” у формули запитань, щоб полегшити вимову та запобігти послідовності двох голосних. Тому ми напишемо "є".

 

  • З точки зору / в термінах

 

Ніхто не пише "з точки зору" без "s". Існує дійсно завжди кілька термінів у використанні цього виразу.

 

  • / Серед

 

Будьте обережні, щоб не вводити в оману слово "крім", яке закінчується символом "s". Ніхто не пише "серед" з "s". Це привід і він незмінний.

 

  • За домовленістю / за домовленістю

 

Навіть прикріплені до жіночого імені, "як узгоджено" завжди незмінно і ніколи не приймає "е".

 

  • Технічне обслуговування / обслуговування

Не плутайте ім'я і дієслово. Назва "інтерв'ю" без "t" описує обмін або "співбесіду". Спільний дієслово в третій особі однини "підтримує" використовується, коли справа доходить до виконання дії збереження чогось.

Деякі з ваших читачів не будуть досконалими у написанні та граматиці. Вони можуть не помітити, якщо ви зробите такі помилки. Але не використовуйте це як виправдання: зазвичай будуть люди, особливо керівники, які помітять!

З цієї причини все, що ви пишете, має бути прийнятної якості для всіх читачів.

перевірка

Ворог хорошої коректури – швидкість. Багато людей поспішно переглядають свої електронні листи, але саме так ви пропускаєте помилки. Дотримуйтесь цих інструкцій, щоб перевірити те, що ви написали:

  • Перевірте колонтитули: Люди часто ігнорують їх, щоб зосередитися лише на тексті. Просто тому, що заголовки великі та жирні, не означає, що в них немає помилок!
  • Прочитайте повідомлення вголос: Це змушує вас йти повільніше, що означає, що ви, швидше за все, виявите помилки.
  • За допомогою пальця слідуйте за текстом під час читання: Це ще одна річ, яка допомагає вам сповільнитися.
  • Почніть з кінця тексту: Перечитайте речення від кінця до початку, це допоможе вам зосередитися на помилках, а не на вмісті.