آج، ای میل آسان، رفتار اور کارکردگی کے ساتھ بات چیت کرنے کا بہترین طریقہ ہے. پیشہ ورانہ تبادلے کے لئے، یہ سب سے عام طور پر استعمال شدہ طریقہ ہے.
ایک لکھنے کے لئے پیشہ ورانہ میلہمیں کچھ معیار، تجاویز اور قواعد و احترام کا احترام کرنا ہوگا، جو ہم آپ کے مضمون میں آپ کو وضاحت کرنے کی کوشش کریں گے.
ایک پیشہ ور ای میل کے لئے تحریری منصوبہ کا مثال
کبھی کبھی میل پیشہ ورانہ سیاق و سباق میں منظم کرنے کے لئے پیچیدہ ہوسکتا ہے. ایک پیشہ ور ای میل لکھنے کی پیروی کرنے کا ارادہ لازمی ہے کہ وصول کنندہ کو ضائع کرنے میں تمام ضروری عناصر مختصر اور درست ہو.
پیشہ ورانہ ای میل لکھنے کے لئے ، آپ مندرجہ ذیل پلان کو اپنا سکتے ہیں:
- ایک واضح اور واضح اعتراض
- اپیل فارمولا
- ایک شروعات جس میں مواصلات کے تناظر کو مرتب کرنا ضروری ہے
- اختتام کرنے کے لئے ایک سچی فارمولہ
- ایک دستخط
پیشہ ورانہ ای میل کا موضوع منتخب کریں
ایک اندازہ لگایا گیا ہے کہ ایک پیشہ ور روزانہ اوسطا 100 ای میلز حاصل کرسکتا ہے۔ لہذا آپ کو اپنی ای میل کو کھولنے کی ترغیب دینے کے ل choose اسے منتخب کرنا ہوگا۔ ایسا کرنے کے لئے ، اصولوں کی پیروی کرنے کے لئے ہیں:
1- ایک مختصر اعتراض لکھیں
آپ کے ای میل کی ابتدائی شرح میں اضافے کے ل experts ، ماہرین مشورہ دیتے ہیں کہ زیادہ سے زیادہ 50 حرفوں کا مضمون استعمال کریں۔
آپ کو اپنے اعتراض کو لکھنے کے لئے صرف ایک محدود جگہ ہے، لہذا آپ کو ایک مخصوص اعتراض کا انتخاب کرنا ہوگا، جبکہ آپ کے ای میل کے مواد سے متعلق کارروائی فعل استعمال کرنا ہوگا.
عموما، لمبی اشیاء اسمارٹ فونز پر غریب طور پر پڑھ رہے ہیں، جو پیشہ ور افراد کی طرف سے اپنے ای میل کو چیک کرنے کے لئے استعمال ہوتے ہیں.
2- آپ کے ای میل کے موضوع کو حسب ضرورت بنائیں
اگر ممکن ہو تو، آپ کو اعتراض کی سطح پر اپنے رابطوں کا نام اور پہلے نام کا ذکر کرنا ہوگا. یہ ایک ایسی عنصر ہے جو افتتاحی شرح کو بڑھا سکتا ہے.
ای میل کے موضوع پر اپنے وصول کنندہ کی تفصیلات ڈال کر، وہ قابل قدر اور تسلیم کرے گا، جو آپ کو اپنے ای میل کو کھولنے اور پڑھنے کے لئے حوصلہ افزائی کرے گی.
ایک پیشہ ور ای میل کا جسم
پیشہ ورانہ ای میل لکھنے کے لۓ یہ واضح ہے کہ واضح طور پر آپ کو ای میل کے جسم کو بغیر کسی مضمون سے نکلنے کے بغیر اور سب کچھ سٹائل اور پریزنٹیشن کے مخصوص معیاروں پر مبنی طور پر لکھا جائے.
مختصر اور عین مطابق ضوابط کے ساتھ مختصر ای میل لکھنے کا خیال رکھنا، جو آپ کے وصول کنندہ کو زیادہ آرام دہ کرے گا.
یاد رکھنے کے لئے کچھ چیزیں یہ ہیں:
1- ایک کلاسیکی فونٹ استعمال کریں
زیادہ تر ای میل خدمات صارف کو متن کا فونٹ اور انداز منتخب کرنے کی اجازت دیتی ہیں۔ جب پیشہ ورانہ ای میل کی بات آتی ہے تو ، کلاسک فونٹ جیسے "ٹائمز نیو رومن" یا "ایریل" منتخب کریں۔
آرائشی فونٹ کا استعمال کرنے کی سفارش نہیں کی جاتی ہے.
ہم بھی سفارش کرتے ہیں:
- ایک پڑھنے کے قابل فونٹ سائز کو اپنانا
- اطالوی، نمائش، یا رنگ سے بچیں
- دارالحکومت خطوط میں تمام متن لکھنے کے لئے نہیں
2 - ایک اچھا کال فارمولا لکھنا
ایک پیشہ ور ای میل کے لئے، اس طرح کے طور پر اوپر کے طور پر ایڈریس کی طرف سے ایڈریس کو ایڈریس کرنے کے لئے ترجیحا، جبکہ اس کے آخری نام کے بعد شخص کی ساکھ کے عنوان بھی شامل ہے.
3 اپنے پہلے پیراگراف میں متعارف کروائیں
اگر آپ پہلی بار کسی شخص کو لکھتے ہیں (مثال کے طور پر ایک نیا کلائنٹ)، اپنے آپ کو متعارف کرانے اور مختصر طور پر اپنے پیغام کے مقصد کی وضاحت کرنے کے لئے بہت اہم ہے.
آپ اس چھوٹی پریزنٹیشن میں ایک یا دو جملے پر وقف کرسکتے ہیں.
4 - ترجیحات میں سب سے اہم معلومات
آپ کی پیشکش کے بعد ہم سب سے اہم نقطہ نظر پر جائیں گے.
آپ کے ای میل کے آغاز میں سب سے اہم معلومات کو حوالہ دینے کے لئے یہ بہت دلچسپ ہے. آپ اپنے ارادے کا وقت اپنے ارادوں کو واضح کرکے محفوظ کریں گے.
آپ کو اپنے نمائندے کی توجہ مبذول کرنی ہوگی اور سیدھے نقطہ پر پہنچنا ہے۔
5- ایک رسمی الفاظ استعمال کریں
چونکہ آپ ایک پیشہ ور ای میل لکھ رہے ہیں، آپ کو ایک اچھا تاثر بنانا پڑتا ہے.
ہم آپ کو ایک پتلی انداز میں مکمل سزائیں لکھنے کے لئے مشورہ دیتے ہیں.
استعمال کرنے کی سفارش نہیں کی جاتی ہے۔
- گستاخ الفاظ؛
- بیکار تحریر؛
- جذباتیہ یا emojis؛
- لطیفے؛
- بے ہودہ الفاظ؛
6- ایک مناسب نتیجے بنائیں
ایک ای میل کو ختم کرنے کے لئے، ہمیں استعمال کرنے کے لئے دستخط کے بارے میں سوچنا چاہئے، ٹون گراؤنڈ اور انتخابی فارمولا منتخب کرنے کے لئے.
ہمیں یہ ذہن میں رکھنا چاہیے کہ پیشہ ورانہ مواصلت باقی رہتی ہے۔ انتہائی سنجیدہ زبان. ای میل کے اختتام پر قوانین کو جاننے اور صحیح فارمولہ کو استعمال کرنے کا انتخاب کرنا ضروری ہے.
استعمال کیا جاتا فارمولہ اس کے وصول کنندگان اور تبادلے کے سیاق و سباق کے معیار پر منسلک ہونا ضروری ہے.
مثال کے طور پر ، اگر آپ کسی سپروائزر یا مؤکل سے بات کر رہے ہیں تو ، آپ "نیک تمنائیں" استعمال کرسکتے ہیں ، جو کہ سب سے مناسب جملہ ہے۔ اگرچہ یہ ساتھی ہے تو ، ہم اپنے ای میل کو "دن کا اچھ endا آخر" کے اظہار کے ساتھ ختم کرسکتے ہیں۔ "
دستخط کے بارے میں، آپ اپنا ای میل سافٹ ویئر خود بخود اپنے ای میلز کے اختتام پر ذاتی طور پر دستخط داخل کرنے کے لئے مقرر کرسکتے ہیں.
موثر ہونے کے ل، ، دستخط مختصر ہونا ضروری ہے:
- 4 لائنوں سے زیادہ نہیں۔
- فی لائن 70 حروف سے زیادہ نہیں۔
- اپنا پہلا اور آخری نام ، اپنے فنکشن ، کمپنی کا نام ، اپنی ویب سائٹ کا پتہ ، اپنا ٹیلیفون اور فیکس نمبر اور ممکنہ طور پر اپنے لنکڈ یا وائڈیو پروفائل کا لنک شامل کریں۔
Exemple :
رابرٹ Holliday
کمپنی Y کے نمائندے
HTTP: /www.votresite.com
فون. : 06 00 00 00 00 / فیکس: 06 00 00 00 00
موبائل: 06 00 00 00 00
کچھ شائستہ اظہار:
- سنجیدگی سے؛
- نیک تمنائیں ؛
- نیک تمنائیں؛
- احترام سے؛
- سنکی سلامی۔
- نیک تمنائیں ؛
- تمہارا،
- آپ کو دوبارہ مل کر خوشی ہوئی۔
- گرم مبارکباد ...
خاص طور سے اچھی طرح جانتے لوگوں کے لئے ، ہم "ہیلو" ، "دوستی" ، "آپ سے ملتے ہیں" جیسے خوشگوار فارمولے استعمال کرسکتے ہیں ...
کلاسک فارمولوں کی دوسری مثالیں:
- براہ کرم ، سر / میڈم ، میرے ممتاز احساسات کا اظہار قبول کریں۔
- براہ کرم ، سر / میڈم ، میری خوشگوار مبارکباد کا اظہار قبول کریں۔
- براہ کرم ، سر / میڈم ، میرے نیک تمنائیں
- براہ کرم ، سر / میڈم ، میرے قابل احترام اور عقیدت مند جذبات؛
- براہ کرم ، سر / میڈم ، میرا خلوص مبارکباد قبول کریں۔
- براہ کرم ، سر / میڈم ، میری سب سے زیادہ غور کا اظہار قبول کریں۔
- میرے نیک تمنائوں کو قبول کرنے کے لئے آپ سے کہہ کر؛
- میری درخواست پر آپ کی توجہ کا شکریہ۔
- قبول کرنے کا عزم ، سر / میڈم ، میرے گہرے احترام کا خراج۔
- آپ سے مطالعہ کرنے کے منتظر ، براہ کرم ، سر / میڈم ، میری سب سے زیادہ غور کی یقین دہانی کرائیں۔
- میرے شکریہ کے ساتھ ، میں آپ سے التجا کرتا ہوں کہ آپ یہاں تلاش کریں ، سر / میڈم ، میرے ممتاز احساسات کا اظہار۔
7-اٹیچمنٹ شامل کریں
منسلکات کے بارے میں، آپ کو ای میل کے جسم میں بیان کرنے کے ذریعہ دستخط کے ساتھ وصول کنندہ کو مطلع کرنے کے لئے مت بھولنا.
وصول کنندگان کو بھیجنے والی منسلکات کے سائز اور تعداد کا ذکر کرنے کے لئے یہ بہت دلچسپ ہے.
فوکس: الٹی پرامڈ
نام نہاد ریورس پرامڈ طریقہ کے سلسلے میں، یہ آپ کے پیشہ ورانہ ای میل کا متن آپ کے پیغام کی اہم معلومات کے ساتھ شروع کررہا ہے اور پھر اہمیت کے خاتمے کے سلسلے میں دوسری معلومات کے ساتھ جاری رہتا ہے.
لیکن یہ طریقہ کیوں اپنائیں؟
عام طور پر پہلا جملہ باقی پیغامات سے بہتر پڑھتا ہے۔ یہ پرکشش ہونا چاہئے. الٹی اہرام طریقہ کو اپنا کر ، ہم آسانی سے قاری کی توجہ حاصل کرسکتے ہیں اور اسے ای میل کو آخر تک پڑھنا چاہتے ہیں۔
جہاں تک لکھا تعلق ہے، اس کے مطابق 3 سے 4 لائنوں میں سے زیادہ سے زیادہ چار پیراگراف استعمال کرنے کے لئے مشورہ دیا جا سکتا ہے، جبکہ فی پیراگراف ایک خاص خیال پر توجہ مرکوز.
اگر آپ یہ طریقہ اختیار کرنا چاہتے ہیں تو ، ہم آپ کو مشورہ دیتے ہیں کہ استعمال کریں:
- نسبتا مختصر جملے؛
- الفاظ کو آپس میں جوڑنے کے لئے الفاظ کو جوڑنا۔
- ایک موجودہ اور پیشہ ورانہ زبان.
یاددہانی
جیسا کہ آپ سمجھ چکے ہیں، پیشہ ورانہ ای میل کا کسی دوست کو بھیجے گئے ای میل سے کوئی تعلق نہیں ہے۔ ایسے اصول ہیں جن پر عمل کرنا ضروری ہے۔
1- احتیاط سے اس موضوع کا علاج کریں
جیسا کہ ہم نے واضح طور پر بیان کیا ہے، آپ کو اپنے پیشہ ورانہ ای میل کا موضوع فیلڈ (یا موضوع) صحیح طور پر لکھنا چاہیے۔ یہ جامع اور واضح ہونا چاہیے۔ آپ کے وصول کنندہ کو فوری طور پر آپ کے ای میل کے مواد کو سمجھنا چاہیے۔ اس لیے وہ فیصلہ کر سکتا ہے کہ اسے فوراً کھولنا ہے یا بعد میں پڑھنا ہے۔
2 - احترام کرنے کے لئے
جیسا کہ آپ اچھی طرح سمجھ چکے ہیں کہ سلام اور شائستگی کے فارمولوں کو سیاق و سباق میں استعمال کرنا ضروری ہے۔
فارمولا مختصر اور بہت اچھی طرح سے منتخب ہونا چاہئے.
3-درست ہجے غلطیاں
سب سے پہلے، آپ کو اپنے ای میل کو دوبارہ پڑھنا پڑتا ہے اور اس بات کو یقینی بنانا ہے کہ آپ کو کوئی لازمی معلومات نہیں ملی ہے، اور کیوں اس کا کوئی اور نہیں پڑتا. دوسرے شخص کی رائے کے لئے یہ بہت دلچسپ ہے.
ہجے اور گرامر کی غلطیوں کو درست کرنے کے لئے، ہم آپ کو آپ کے ای میل کاپی پروسیسر پر کاپی اور پیسٹ کرنے کے لئے مشورہ دیتے ہیں اور خودکار چیک کریں. یہاں تک کہ اگر یہ سافٹ ویئر تمام غلطیوں کو درست نہیں کرتا، تو یہ آپ کی مدد کرسکتا ہے. متبادل طور پر، آپ پیشہ ورانہ اصلاح سافٹ ویئر میں بھی سرمایہ کاری کرسکتے ہیں.
آپ کا ای میل سائن ان کریں
اپنے پیشہ ورانہ ای میل میں دستخط شامل کرنا بہت اہم ہے. پیشہ ورانہ دستخط لکھنے کے لۓ آپ مندرجہ بالا مندرجہ ذیل قوانین پر عمل کرنا لازمی ہے.
آپ کے کام سے متعلق مختلف معلومات کا ذکر کرتے ہوئے، آپ کی کمپنی ... آپ کے وصول کنندہ کو جلد ہی سمجھ جائے گا کہ وہ کون سے کام کررہا ہے.
5- اپنی ای میل کو اپنی مرضی کے مطابق بنائیں
اگر یہ عام ہے تو، میل پڑھنے کا امکان کم ہے. آپ کو وصول کنندہ کو محسوس کرنا ہوگا کہ میل صرف اس کے ساتھ ہی ہے. لہذا آپ کو اعتراض کو اپنی مرضی کے مطابق کرنا ہوگا، اور اپنا ای میل شروع کرنے کے لۓ فارمولہ منتخب کریں.
اگر یہ گروپ میل ہے تو ، آپ کے وصول کنندگان کی خصوصیات ، ان کی ترجیحات ، ان کی دلچسپیوں اور ان کے مقام کے مطابق مختلف فہرستیں بنانا ضروری ہے۔ آپ کے وصول کنندگان کی علیحدگی آپ کو اپنے ای میلز کی افتتاحی شرح بڑھانے کی اجازت دیتی ہے۔
6- میل کھولنے کے لئے چاہتے ہیں
پیشہ ورانہ ای میل لکھتے وقت، آپ کو ہمیشہ اسے وصول کرنے کے لئے وصول کنندہ کو کرنا لازمی ہے. عام طور پر، یہ اعتراض پہلا عنصر ہے جو آپ کے ای میل کو کھولنے اور اسے پڑھنے کے لئے ایک نمائندہ کو دھکا دیتا ہے. لہذا آپ کو آپ کے اعتراض پر زیادہ اہمیت دینا ہے، اسے شفا دیں اور اسے ممکنہ طور پر کشش بنائیں.
اسی معنی میں، آپ کے ای میل کے پہلے دو جملے کو پڑھنا جاری رکھنا چاہئے. یہ آپ کے ای میل کے آغاز میں سب سے اہم معلومات کو حوالہ دینے اور آپ کے صحافیوں کی جانبداری کو فروغ دینے کے لئے سفارش کی جاتی ہے.
7 - برباد اشیاء سے بچیں
آپ کو اپنے ای میلز کی افتتاحی شرح کو بڑھانے کے لئے گمراہ کرنے والے اعتراض کا استعمال کبھی نہیں کرنا چاہئے.
آپ کو یہ پتہ ہونا چاہیئے کہ آپ کا ای میل آپ کی تصویر (یا آپ کی کمپنی کی) کی وضاحت کرتا ہے. لہذا، پرجوش اور گمراہ کرنے والی اشیاء سے بچنے کے لئے یہ بہت ضروری ہے. اعتراض آپ کے ای میل کے مواد کے مطابق ضروری ہے.
8- اپنے آپ کو قاری کی جگہ میں رکھو
ہمدردی کو مدنظر رکھنا ایک بہت اہم عنصر ہے۔ اپنے ای میل کے موضوع کو صحیح طریقے سے لکھنے اور اسے پرکشش بنانے کے ل You آپ کو اپنے وصول کنندہ کی جگہ رکھنا ہوگا۔ آپ کو خود کو اپنے نمائندے کے جوتوں میں رکھنا ہوگا اور کئی سوالوں کی فہرست بنانی ہوگی جو وہ خود سے پوچھ سکتا ہے۔ یہ ان ردعمل سے ہے جو آپ اپنے ای میل کا عنوان ڈھال سکتے ہیں۔
9- ایک پیشہ ور ای میل پتہ استعمال کریں
ذاتی طور پر اس طرح کے خوبصورت لڑکی کا پتہ چلتا ہے ... یا سریمان @ ... بالکل ٹھیک ہے. پیشہ ورانہ تعلقات کے تناظر میں، ہم اس قسم کے ای میل پتے کو استعمال کرتے ہوئے کسی متضاد سے کبھی بات نہیں کرتے.
یہ ایک پیشہ ور ای میل ایڈریس استعمال کرنے کے لئے سفارش کی جاتی ہے، یا کم سے کم آپ کے نام اور نام کے ساتھ ایک ذاتی پتہ.
پیشہ ورانہ ای میل کو ایک بہت اچھا مواصلات، ایک واضح الفاظ، ایک جامع متن، ایک واضح درخواست اور ناقابل عمل سازی کی ہجے کی ضرورت ہوتی ہے. قواعد، تجاویز اور مشورہ کو اپنانے سے ہم صرف حوالہ دیتے ہیں، آپ ایک کشش ای میل لکھ سکتے ہیں، جو فوری طور پر آپ کے وصول کنندہ سے دلچسپی رکھتا ہے اور اپنی دلچسپیوں کو پورا کرے گا.
